Voordelen van SaaS voor de Europese markt

Door Eduardo Martinez – Head of Enterprise Solutions EMEA bij Docusign

Saas (Software-as-a-Service), het bedrijfsmodel waarbij softwaretoepassingen niet worden gekocht maar gehuurd, is met een ware opmars bezig. Bedrijven kunnen op deze manier hun installaties, onderhoud, beveiliging en updates overlaten aan een derde partij.

Softwareleveranciers kiezen niet voor een 'verkopen en wegwezen'-aanpak, maar voor 'binnenhalen en koesteren', omdat ze immers graag een langdurige band opbouwen met klanten. Het acroniem 'SaaS' zou in feite ook kunnen staan voor 'Success-as-a-Service'. Een ontevreden klant zal namelijk niet snel geneigd zijn een licentie te verlengen. Het succes van de leverancier hangt dus sterk samen met het succes van de klant.

SaaS maakt kostenbesparing en vooral -beheersing mogelijk voor elk aspect van het Europese bedrijfsleven. Wat begon als een ontwikkeling binnen ERP (Enterprise Resource Planning) en CRM (Customer Relationship Management), wordt nu ook steeds vaker gebruikt voor het beheer van contracten en overeenkomsten. Met een efficiënt en geautomatiseerd systeem om contracten voor te bereiden, te ondertekenen, op te volgen en te beheren maak je indruk op klanten. Helaas maken veel Europese bedrijven echter geen gebruik van een tool om contracten gedurende hun volledige levenscyclus te beheren.

In plaats van te profiteren van nieuwe manieren om deals vast te leggen, te ondertekenen en te beheren, blijven bedrijven verouderde systems of agreement gebruiken. Dit doen zij voor het opstellen en beheren van de contracten die de basis vormen voor hun zakelijke succes.

Overeenkomsten opstellen

SaaS-producten zoals Docusign Agreement Cloud bieden echter enorme voordelen. Onze toonaangevende oplossingen voorzien in alles van de voorbereiding tot het onderhoud van een overeenkomst. Bovendien is er een archief beschikbaar met specifieke clausules voor elke branche en afdeling. Bedrijven kunnen zelf de gewenste onderdelen kiezen om zo automatisch en veel sneller een overeenkomst op te stellen.

82 procent van alle Docusign-overeenkomsten kan binnen één dag worden afgehandeld, waardoor de doorlooptijd gemiddeld met negen dagen afneemt.

Overeenkomsten voorbereiden

Bedrijven die de digitale transformatie al hebben omarmd, kunnen sjablonen gebruiken om overeenkomsten voor te bereiden. Vervolgens wordt de overeenkomst automatisch ingevuld met de klantgegevens uit CRM-systemen. Deze bedrijven kunnen profiteren van archieven vol juridische clausules om hun controlecycli in te korten en veel sneller alle handtekeningen onder een contract te krijgen. Zo besparen ze geld (gemiddeld 36 euro per document) en wordt hun hele proces bovendien milieuvriendelijker (dankzij Docusign-oplossingen zijn er wereldwijd al bijna 20 miljard vellen papier uitgespaard).

Laten we echter niet alleen kijken naar het proces tot aan de ondertekening. Nog al te vaak worden overeenkomsten opgeslagen, beheerd en uitgefaseerd op basis van logge, handmatige processen die absoluut baat zouden hebben bij digitalisering.

Organisaties die werken met Docusign Agreement Cloud

Een bedrijf dat de voordelen van Docusign Agreement Cloud inzag, is het Zweedse advocatenkantoor Cederquist. Het lobbyde bij de Zweedse overheid om e-handtekeningen toe te staan en bewees uiteindelijk de juridische integriteit van eSignature-technologie. Dankzij elektronische handtekeningen die voldoen aan de Europese voorschriften voor elektronische transacties, zijn de beveiliging, productiviteit en milieuvoordelen toegenomen terwijl de kosten zijn gedaald.

Een ander Scandinavisch advocatenkantoor, Synch, ontdekte dat het gebruik van de Docusign Identify-oplossing voor BankID-verificatie van contracten met klanten, een duidelijk en waardevol voordeel opleverde. Standaardopdrachtbevestigingen werden binnen enkele uren in plaats van dagen teruggestuurd. Hierdoor kon het kantoor zijn processen versnellen en beter beveiligen, of het nu ging om het inwerken van nieuwe medewerkers of het sluiten van een overeenkomst met nieuwe klanten.

Nu SaaS steeds minder een niche en meer mainstream wordt, profiteren meer en meer bedrijven van de kostenbesparingen, versnelde processen en verbeterde efficiëntie die dit oplevert. Het grootste voordeel van de digitalisering van een system of agreement is misschien nog wel de voorsprong op de concurrentie die dit oplevert – een voordeel dat op de huidige overvolle markt niet genoeg kan worden benadrukt.

Eduardo Martinez – Head of Enterprise Solutions EMEA bij Docusign