Vier tips voor makelaars in een digitale wereld

Makelaars investeren steeds vaker in elektronisch ondertekenen en andere technologieën om het transactieproces te versimpelen en op afstand te kunnen werken. Klanten verwachten dat services en contracten op elk moment digitaal geleverd kunnen worden. Je kunt je niet meer onderscheiden door enkel toegang te verschaffen tot vastgoeddata, maar ook door unieke waarde te bieden aan de hand van superieure klantenservice en kennis van de lokale markt. Echter, een veel voorkomende uitdaging is dat het inefficiënt beheren van transactiedocumenten en -formulieren ervoor kan zorgen dat je minder tijd hebt voor wat er echt toe doet: het contact met je klanten.

Aan de hand van de onderstaande tips geven we je inzicht in hoe je het transactieproces voor makelaars kunt stroomlijnen en tijd kunt vrijmaken om je klanten beter van dienst te kunnen zijn.

1. Focus op mobiel werken

Makelaarstransacties vinden regelmatig onderweg plaats. Deals worden op locatie of in cafés gesloten, of zelfs vanuit de auto wanneer makelaars van de ene locatie naar de andere rijden. Enkel digitaal gaan is niet voldoende; de nadruk op mobiel-first is waar je je op moet focussen. Stel je voor: je hebt je woningaanbod gedigitaliseerd en biedt je aanbod aan in PDF’s. Dit is digitaal, maar niet mobile-first. Waarom niet? Omdat PDF’s in essentie digitale foto’s van papieren documenten zijn. Op een smartphone wordt de tekst in PDF-documenten vaak zeer klein weergegeven; makelaars en klanten moeten vaak herhaaldelijk inzoomen om het goed te kunnen lezen. Het is frustrerend en verlaagt de adoptie van digitale tools bij makelaars. Tegenwoordig wordt er verwacht dat we digitale content leveren dat zich automatisch aanpast aan de grootte en oriëntatie van een mobiel scherm en overeenkomsten zijn hier geen uitzondering op.

2. Integreer bestaande klant- en vastgoeddata in elke overeenkomst

Makelaars hebben veel geld geïnvesteerd in digitaal zakendoen, van Marketing Automation tot Customer Relationship Management (CRM). Toch bevindt de data van deze systemen zich nog steeds in silo’s en moeten makelaars de informatie die in andere system al bestaat, alsnog handmatig opnieuw invoeren. Sterker nog, soms worden klanten gevraagd om dezelfde informatie meerdere keren aan te leveren, bijvoorbeeld via formulieren, aanvragen en overeenkomsten.

Door een eSignature oplossing te kiezen die integreert met systemen die je nu al gebruikt, zoals Realworks, kan data vanuit die systemen automatisch in overeenkomsten worden gezet. Voor makelaars en hun medewerkers kan het automatisch invullen van bepaalde informatie veel tijd schelen. Fouten worden voorkomen, doorlooptijden worden verkort en de algemene ervaring wordt verbeterd.

Maak jij als makelaar gebruik van Realworks of een ander CRM-systeem? Dan kun je met behulp van API-integraties zeer makkelijk een connectie met Docusign opzetten. Meer informatie over Docusign API’s vind je hier.

3. Leg de nadruk op gebruiksgemak

Bij een makelaarstransactie zijn vaak meerdere mensen betrokken, waardoor de transactie vrij complex kan zijn. Daarnaast werken de betrokken personen niet altijd voor jouw organisatie. Nieuwe technologieën die het overeenkomstenproces moderniseren, moeten daarom intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, niet alleen voor je medewerkers, maar ook voor externe partijen.

Daarnaast is het belangrijk om een verandermanagementplan te hebben. Evalueer en selecteer technologieverleners die jou kunnen ondersteunen in de ontwikkelingen die je organisatie doormaakt. Het is tevens goed om factoren zoals integratiegemak, kosten, mobiliteit en gebruiksgemak in acht te nemen.

4. Zorg dat je gehele contractproces veilig en rechtsgeldig is

Toenemende digitale en geautomatiseerde processen brengen niet uitdagingen en mogelijkheden met zich mee met betrekking tot veiligheid en rechtsgeldigheid. Volledige audit trails die op elk moment beschikbaar zijn, geven de mogelijkheid om te bekijken wie er op welk moment getekend, beoordeeld en goedgekeurd heeft gedurende het gehele transactieproces. Hierdoor kun je op elk moment, indien nodig, geldig bewijs aanleveren.

Voltooide overeenkomsten worden opgeslagen in een veilige omgeving waar ze snel en makkelijk teruggevonden kunnen worden. Daarnaast biedt de onderliggende technologische infrastructuur dezelfde of dan wel betere privacy en veiligheidsstandaarden die de grootste banken en overheidsinstanties worden gehanteerd.