Technologie in de juridische sector

Alle organisaties moeten zich voorbereiden op een digitale transformatie en een toekomst met nieuwe technologie. Digitale oplossingen voor juridische afdelingen bieden juristen echter nu al de mogelijkheid om hun efficiëntie te vergroten en resultaten te verbeteren. Zo heeft de EU richtlijnen uitgegeven waarin staat dat e-handtekeningen mogen worden behandeld als een equivalent van handgeschreven exemplaren. Volgens de eIDAS-verordening is een getypte naam of een klik op een knop net zo rechtsgeldig als een traditionele met een pen gezette handtekening. 

Technologie zou zelfs weleens de grootste bondgenoot van de juridische sector kunnen zijn, aangezien een overstap op nieuwe juridische technologie niet alleen de beveiliging kan verbeteren, maar processen ook efficiënter kan maken. In deze blogpost bespreken we diverse manieren waarop Docusign juridische afdelingen kan helpen. Enkele voordelen van Docusign eSignature voor juridische afdelingen op een rijtje:

Mobiliteit, gebruiksgemak en efficiëntie

Stel je om te beginnen eens voor dat je niet de hele dag met een map vol contracten onder je arm hoeft te lopen – of dat je zelfs niet eens een fysieke map nodig hebt. Als je waar dan ook ter wereld op elk mobiel apparaat een document kunt ondertekenen, kun je niet alleen sneller werken, maar hoef je ook geen kostbare tijd te verspillen aan het najagen van de benodigde handtekeningen.

Bovendien stapelt het papierwerk zich niet meer op je bureau op, maar heb je met één muisklik toegang tot al je contracten, veilig opgeslagen in de cloud en altijd toegankelijk. Alle documenten worden gearchiveerd op hetzelfde platform, met versleuteling op bankniveau en een intuïtief zoeksysteem. 

Bijhouden en beheren van documenten

Elke actie die wordt uitgevoerd op een document, van het plaatsen van een nieuwe elektronische handtekening tot het toevoegen van een clausule, kan exact in kaart worden gebracht. Met Docusign eSignature bepaal je zelf de standaardisering van formulieren en voorkom je dat er onbevoegde wijzigingen worden aangebracht aan contracten.

Voor elk proces wordt een audittrail gegenereerd, zodat de rechtsgeldigheid van contracten en handtekeningen is gewaarborgd. De auditlogboeken zijn voorzien van datum- en tijdstempels, verificatiemethoden en certificaten, en garanderen zodoende de authenticiteit en integriteit van documenten.

Bescherming van informatie

Inbreuken op de gegevensbeveiliging en persoonsgegevens zijn een constante reden tot zorg van juridisch managers en CLO's. Docusign beperkt de meestvoorkomende kwetsbaarheden van traditionele processen. Op alle documenten binnen het platform zijn strenge informatiebeveiligingsnormen van toepassing die de veiligheid en vertrouwelijkheid van je inhoud waarborgen, of het nu gaat om personeels-, klant- en partnergegevens of andere gevoelige informatie. Omdat juridische afdelingen worden gezien als hoeders van de informatieveiligheid van bedrijven, dragen nieuwe technologieën voor documentversleuteling niet alleen bij aan de bescherming van vertrouwelijke en gevoelige gegevens, maar versterken ze ook de reputatie van de afdeling.

Flexibiliteit en efficiëntie

Een succesvolle juridische afdeling moet contracten en processen snel kunnen afhandelen, vooral wanneer er meerdere taken en zaken tegelijk spelen (wat meer regel dan uitzondering is). Met Docusign eSignature verlopen processen sneller en productiever. Bovendien genieten ondertekenaars van een betere ervaring, zonder dat dit ten koste gaat van de formaliteit en rechtsgeldigheid van elke actie.

Wil je meer weten over de directe voordelen van digitale oplossingen? Lees ons eBook: Docusign eSignature voor de juridische afdeling.