Snel en veilig NDA’s elektronisch ondertekenen

Een NDA (non-disclosure agreement) omvat informatie die geheimgehouden moet worden. Anders heb je een weinig steekhoudende geheimhoudingsovereenkomst opgesteld. Hoe kun je die vertrouwelijke informatie echter onder zo weinig mogelijk ogen laten komen? Deze blog gaat erover hoe je je NDA veilig kunt delen met de partij die de overeenkomst moet ondertekenen.

Wat is een NDA?

De afkorting ‘NDA’ staat voor ‘non-disclosure agreement’. Dit wil zeggen dat er een overeenkomst opgesteld is over welke vertrouwelijke en gevoelige informatie níét gedeeld mag worden met anderen. Dit soort contracten hangen regelmatig samen met een product of dienst. Wanneer een bedenker daarvan zijn/haar idee voorstelt aan een potentiële verkoper of producent, wordt een NDA opgesteld. Dat is om te voorkomen dat die andere partij er met dat idee vandoor gaat. In deze geheimhoudingsovereenkomst (de Nederlandse naam voor NDA) is daarom ook een clausule over schadeloosstelling opgenomen. Wordt de overeenkomst geschonden? Dan moet de overtreder een schadevergoeding betalen. NDA’s zie je ook op gebied van de relaties tussen advocaat en cliënt, bank en cliënt, en dokter en patiënt: allemaal partijen die te maken hebben met vertrouwelijke informatie.

Zo’n geheimhoudingsovereenkomst moet dus rechtsgeldig zijn?

Dat moet een NDA zeker zijn. Een rechter moet immers toetsen of er inbreuk is gemaakt en of er een schadevergoeding betaald moet worden. Bovendien willen beide partijen natuurlijk geen (potentieel) gedonder, zelfs als het gesprek in volledig wederzijds vertrouwen gevoerd wordt. Voorkomen is en blijft beter dan genezen, ook in juridisch opzicht.

Voor de rechtsgeldigheid van een NDA moet je dus pen en papier gebruiken?

Nee hoor. Het is een misverstand dat alleen zogeheten ‘natte-handtekening-overeenkomsten’ rechtsgeldig zijn. Ook elektronische en digitale handtekeningen kunnen rechtsgeldig zijn, afhankelijk van het type contract en de gebruikte technologie. Je handtekening kopiëren en vervolgens op een pdf plakken is dat meestal niet. Voor een geheimhoudingsovereenkomst heb je dus een andere oplossing nodig.

Wacht even, waarom zou ik mijn geheimhoudingsovereenkomst digitaal ondertekenen?

Nou, omdat je met een elektronische handtekening het ondertekenen van documenten veel sneller maakt. Kopiëren en plakken is vaak niet eens nodig: een paar klikken zijn voldoende. Een extra stuk veiligheid realiseer je door het document via een link te delen met degenen die de inhoud moeten kennen en tekenen. Doordat je je moet identificeren om toegang te krijgen, verlaag je de kans aanzienlijk dat jouw NDA door de verkeerde mensen wordt gelezen. Dat is zeker in het geval van een non-disclosure agreement natuurlijk geen overbodige luxe.

Zijn er nog andere vormen van beveiliging?

Jazeker. Wellicht heb je gehoord van geavanceerde elektronische handtekening. Die vraagt om een tweestapsverificatie (ook wel two factor authentication of 2FA) om toegang te krijgen tot het document. Nóg veiliger is de gekwalificeerde elektronische handtekening. Daarvoor worden documenten voorzien van een certificaat, waardoor ze altijd rechtsgeldig zijn. Toegang krijg je alleen als je je kunt identificeren met je paspoort, identiteitskaart of rijbewijs.

Maar hóé kan ik mijn NDA veilig delen en elektronisch laten ondertekenen?

Docusign is marktleider op gebied van elektronische handtekeningen. We bieden hiervoor een clouddienst die overal en wanneer dan ook gebruikt kan worden, op ieder apparaat. Je uploadt je NDA als pdf, stuurt de link naar de andere partij en die tekent met een paar klikken. Vervolgens wordt de geheimhoudingsovereenkomst centraal opgeslagen. Moet je je onverhoopt nog eens op de NDA beroepen? Dan kun je die zo terugvinden. Je kunt zelfs gebruikmaken van templates om snelle en juridisch doortimmerde overeenkomsten te genereren.