Snel en eenvoudig eSignature activeren om op afstand te kunnen werken

Op afstand werken is vandaag de dag eerder regel dan uitzondering, en terwijl de voordelen ervan substantieel zijn, kan op afstand werken een impact hebben op de workflow en communicatie binnen een organisatie. Dit geldt helemaal wanneer je nog met traditionele handtekeningen op papier werkt. Ouderwetse processen vertragen de snelheid van zakendoen en brengen hoge kosten en veel frustraties met zich mee.

Door een oplossing voor elektronisch ondertekenen zoals Docusign eSignature in je organisatie te introduceren, kun je het ondertekenproces stroomlijnen en de manier waarop je met andere bedrijven zakendoet en communiceert, versimpelen. Dit is cruciaal voor werknemers die op afstand werken, mede doordat elektronisch ondertekenen de vrijheid biedt om vrijwel altijd en overal op elk apparaat te kunnen ondertekenen.

Wat is een elektronische handtekening en wanneer kun je het gebruiken?

Je kunt een elektronische handtekening gebruiken om documenten online te ondertekenen in plaats van met pen en papier. De software is gemakkelijk te gebruiken voor alle overeenkomsten die je als organisatie met je klanten, leveranciers en werknemers sluit. Net zoals een natte handtekening biedt een elektronische handtekening het bewijs dat de ondertekenaar de voorwaarden die je in de overeenkomst hebt gezet, accepteert en is daarmee rechtsgeldig en veilig.

Docusign wordt gebruikt in elke branche, regio en organisatie, groot of klein. Elektronisch ondertekenen kan gebruikt worden voor allerlei soorten documenten, zoals juridische documenten, koop- en huurdocumenten en HR-documentatie. Het geeft je de mogelijkheid om:

• Te integreren met andere apps en management systemen voor documentbeheer

• Vooraf opgemaakte sjablonen te gebruiken

• De identiteit van klanten te verifiëren met Docusign Identify

Wat voor ondersteuning biedt eSignature tijdens het werken op afstand?

Efficiënter werken

Snelheid wordt steeds belangrijker in verschillende onderdelen van de organisatie. Met behulp van elektronische handtekeningen wordt de hoeveelheid papierwerk vermindert en kun je veel sneller en efficiënter de ondertekende documenten terugkrijgen. Daarnaast vermindert elektronisch ondertekenen de kans op fouten en daarmee de kans op vertragingen.

Praktisch en veelzijdig

Organisaties werken met klanten, medewerkers en andere contacten van over de hele wereld. Daarom is het niet meer dan logisch dat je documenten naar iedereen, op welke locatie dan ook, verstuurt om deze documenten vervolgens te laten ondertekenen op het moment dit voor de ondertekenaar uitkomt. Als de ondertekenaar onderweg is, kan hij/zij het document veilig ondertekenen en terugsturen via een smartphone of tablet. Tevens kunnen documenten die een elektronische handtekening vereisen in verschillende talen verzonden worden.

Veiliger werken

Bedrijven versturen vaak vertrouwelijke en gevoelige informatie om te laten ondertekenen. Het is dan ook zeer belangrijk om te weten dat dit veilig en betrouwbaar kan. Of het nou om een arbeidsovereenkomst, geheimhoudingsverklaring (NDA) of verkoopcontract gaat waar een handtekening vereist is, door het digitaal te ondertekenen kunnen gevoelige documenten versleuteld worden en hoeven ze niet via de post of fax verstuurd te worden.

Rechtsgeldigheid

Docusign eSignature geeft partijen in verschillende jurisdicties de mogelijkheid om een rechtsgeldige overeenkomst af te sluiten. Docusign eSignature leeft de Nederlandse wet na, alsmede de European Union Regulation No 910/2014 met betrekking tot elektronisch ondertekenen en trust services (eIDAS) en meer. 

Audit trails

Met behulp van Docusign eSignature kun je een digitale audit trail bijhouden. Daarnaast kun je elektronische handtekeningen gemakkelijk integreren met systemen en applicaties die je al gebruikt.  

Hoe kan ik gebruik maken van eSignature?

Een document elektronisch ondertekenen is snel en makkelijk voor zowel de verzender als de ondertekenaar. Zodra je je geregistreerd hebt, kun je elektronisch ondertekenen activeren en beginnen met het versturen, ondertekenen en bijhouden van al je documenten in je dashboard.

Het omarmen van elektronisch ondertekenen in je organisatie kan eenvoudig en snel. Met de vele voordelen die het met zich meebrengt, voornamelijk met betrekking tot op afstand werken, lijkt het switchen naar digitaal ondertekenen als een vanzelfsprekende volgende stap voor je bedrijf.