Papierloos werken op de HR-afdeling

Hoe kun je je HR-team papierloos laten werken? Door papierloos te gaan werken op de HR-afdeling kun je niet alleen je HR-team efficiënter laten werken, maar ook een positievere ervaring creëren voor je medewerkers. Toch maken nog veel HR-professionals gebruik van handmatige processen en ouderwetse papieren documenten. Bij papierafhankelijke processen is het risico op fouten hoger omdat informatie handmatig moet worden overgenomen. 

In het onderzoek State of Systems of Agreement 2020, dat door Forrester werd uitgevoerd in opdracht van Docusign, gaf 54% van de respondenten aan dat ze dubbel werk deden: ze moesten gegevens uit papieren overeenkomsten overtypen in systems of record. Handmatige processen brengen bovendien extra kosten met zich mee in de vorm van afdruk- en portokosten. 

In dit artikel vertellen we je hoe je HR-afdeling de stap kan zetten naar papierloos werken. 

Hogere efficiëntie en betere naleving dankzij papierloze HR-processen

Door de dienstverlening en processen van je HR-afdeling digitaal te transformeren, kun je het papiergebruik binnen je organisatie snel terugdringen. Dit is beter voor het milieu en bespaart kosten. Je hoeft immers geen documenten meer af te drukken en per post te verzenden. Bovendien bespaar je tijd doordat het opstellen van contracten niet meer handmatig, maar geautomatiseerd gebeurt.

Maak gebruik van digitale oplossingen

Met digitale oplossingen kunnen HR-afdelingen en -professionals hun interne processen automatiseren om medewerkers een betere ervaring te bieden en tegelijkertijd de administratieve HR-taken te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Digitale tools zijn bij uitstek geschikt om HR-workflows papierloos te maken, bijvoorbeeld voor werving en onboarding van medewerkers, loonadministratie en het beheer van arbeidsvoorwaarden. Dankzij digitale oplossingen kunnen HR-professionals hun dagelijkse werkzaamheden veilig en gemakkelijk uitvoeren. 

Ontdoe je HR-processen van papier met Docusign eSignature

Een voorbeeld van een digitale oplossing waar je HR-afdeling direct baat bij heeft, is eSignature. Voor bedrijven waarvan medewerkers op verschillende locaties of vanuit huis werken, biedt het implementeren van een gedigitaliseerd proces zoals eSignature grote voordelen. Documenten die je voorheen zou afdrukken, ondertekenen en in een archiefkast zou opbergen, kunnen nu in de cloud worden opgeslagen – ideaal voor bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, aannemingssovereenkomsten of personeelsbeleid. 

Docusign eSignature stroomlijnt de ondertekening van contracten, verhoogt de productiviteit en maakt je HR-team flexibeler.  Dankzij Docusign eSignature houden HR-medewerkers meer tijd over voor strategische taken waar de hele organisatie profijt van heeft. Met Docusign eSignature heb je vanaf elk apparaat toegang tot documenten en vind je contracten en formulieren gemakkelijker terug. Behalve al je documenten in de cloud opslaan, kun je eenvoudig:

• Documenten raadplegen vanaf elk apparaat

• Tags en secties aanmaken om contracten en formulieren eenvoudiger te terug te vinden

• Zorgen dat documenten op tijd worden ondertekend

• Bestanden verzenden, ontvangen, goedkeuren en beheren vanaf elke plek – met of zonder internettoegang

Toonaangevende bedrijven als Salesforce en Virgin Holidays maken al gebruik van Docusign op hun HR-afdeling. Het is dan ook geen verrassing dat 14 van de 15 organisaties in de 'Best Places to Work'-ranglijst van Glassdoor allemaal klant zijn van Docusign. 

Efficiënter contractmanagement voor je HR-afdeling met Docusign CLM

Door andere digitale technologie zoals CLM-software (Contract Lifecycle Management) te implementeren om je HR-afdeling papierloos te laten werken, kun je ook de fouten en onnauwkeurigheden die vaak samenhangen met handmatige, papierafhankelijke processen tot een minimum beperken. Met Docusign CLM kunnen HR-teams de afhandeling van contracten en overeenkomsten automatiseren. 

Door HR-processen te digitaliseren is het voor je HR-afdeling mogelijk digitaal te transformeren en houden je HR-medewerkers meer tijd over voor contact met mensen, in plaats van papier.