Moderne Beveiliging voor Moderne Contracten

Zolang er juridische documenten en contracten bestaan, hebben partijen er behoefte aan om vertrouwelijke informatie op te slaan en te verifiëren. Maar de wijze waarop we gegevens veilig bewaren en authentiek verklaren, verandert voortdurend - van zegels in de oudheid tot met de hand gezette handtekeningen in de eeuwen daarna.

Sinds digitale documentbeheersystemen in de jaren 80 op kantoren hun intrede deden, vertrouwen bedrijven en advocatenkantoren op een combinatie van interne datasystemen en ouderwetse papieren afdrukken om hun wettelijk bindende documenten veilig en toegankelijk te houden.

Maar in deze moderne tijd van hybride werken kleeft er één groot nadeel aan interne- en papieren systemen: ze zijn gebonden aan een fysieke locatie. Het feit dat je in 2021 naar een bepaalde plek moet om een document te bekijken, beperkt je team in zijn flexibiliteit. Na de coronapandemie kiezen bedrijven bovendien voor de digitale transformatie op de werkplek. Hoe kun je voorkomen dat afdelingen die op contracten vertrouwen, zoals juridische zaken, HR, sales en inkoop, achterop raken?

De uitdagingen bij het beveiligen van digitale documenten 

Elke afdeling moet vertrouwen hebben in de geldigheid van haar documenten, maar degenen die zich bezighouden met juridisch werk, HR en contractbeheer, spannen in dat opzicht de kroon. Dat is misschien de reden waarom methoden op basis van papier, beschreven met duidelijke en wettelijk bindende handtekeningen, zo lang stand hebben gehouden in onze steeds groter wordende digitale wereld.

Vanwege de mogelijkheid dat gevoelige digitale documenten worden gehackt of gecompromitteerd, vooral als gevolg van het sterk toenemende aantal cyberaanvallen tijdens de pandemie, zijn veel mensen huiverig om hun juridische documenten beschikbaar te stellen aan thuiswerkers. Tijdens de coronapandemie waren er 385% meer malwareaanvallen, omdat organisaties zich haastten om thuiswerken mogelijk te maken. Het is dus belangrijker dan ooit dat je de juiste digitale beveiligingsoplossing kiest.

Docusign eSignature in de cloud biedt een veiligere manier van werken dan traditionele opslag op papier en bevordert daarnaast de flexibiliteit. Digitale verificatie schrikt cybercriminelen af en zorgt voor eenvoudigere workflows, lagere kosten doordat afdrukken overbodig is, centrale technische support en meer tijd voor je team om andere dingen te doen. Van de Docusign-documenten is 80% binnen een dag gereed, terwijl 44% zelfs binnen 15 minuten na verzending is afgehandeld. Omdat 90% van de bedrijven zijn overeenkomsten nog steeds handmatig opstelt, kan er veel tijd en geld worden bespaard.

Hoe de wet verandert om meer digitale beveiliging te bieden

De manier waarop we met gegevens omgaan, wordt beïnvloed door veranderingen die in het Europese en Britse recht zijn vastgelegd, wat juristen enigszins gerust zal stellen. Door de invoering van de AVG in 2018 ontstonden er nieuwe normen voor de opslag en inzage van persoonsgegevens.

Door hun aard staan contractuele documenten vol met persoonlijke informatie, van namen en adressen tot meer vertrouwelijke gegevens. Als zulke informatie uitlekt, kan dat schadelijke gevolgen hebben. Wanneer bedrijven gegevens verwerken, moeten hun oplossingen niet alleen beproefd maar ook veilig zijn.

En omdat de boetes bij overtreding kunnen oplopen tot 30 miljoen euro of 4% van de wereldwijde omzet, zijn de gevolgen ernstig wanneer de regels niet worden nageleefd. Teams moeten een betrouwbare digitale beveiligingsoplossing kiezen die veilig genoeg is om waardevolle klantgegevens op elk moment te beschermen. 

Hoe kunnen digitale tools je gegevens, klanten en organisaties beschermen? 

In deze tijd van hybride werken geeft de cloudmethode juristen de gelegenheid om vrijwel overal ter wereld te werken en toch veilig toegang te krijgen tot gevoelige informatie. Dit neemt een van de grootste angsten weg van iedereen die met waardevolle gegevens werkt: de mogelijkheid dat de fysieke kopie op de verkeerde plaats wordt teruggezet. Juristen kunnen daarnaast diensten voor elektronische ondertekening gebruiken om juridische documenten in hun eigen thuiskantoor te verifiëren, waardoor ze het vertrouwen krijgen om langdurig hybride te gaan werken.

Meer dan een miljoen klanten over de hele wereld vertrouwen nu op Docusign om hun kritieke transacties te beveiligen en wij zetten ons in om die vertrouwde veilige omgeving in stand te houden en versterken. Onze oplossing helpt je bij je inspanningen om aan de AVG te voldoen. Ongeacht de plek waar ze werken, kunnen klanten persoonsgegevens verwerken. Wij hebben bedrijven in meer dan 180 landen geholpen om tot nog toe meer dan 1 miljard overeenkomsten te verifiëren, met een aantoonbare uptime van 99,99%.

Docusign levert een geïntegreerde oplossing waarin oplossingen van derden zijn opgenomen, zoals iManage, NetDocuments en Doxly, voor afdelingen die gevoelige gegevens verwerken. Juristen en contractbeheerders kunnen snel digitale documenten opstellen en verzenden met de tools die ze al gebruiken, terwijl ze bovendien vanaf elke locatie ter wereld veilig kunnen werken. Omdat 68% van de afdelingen van grote bedrijven al gebruikmaakt van elektronische handtekeningen, is dit het moment om de overstap te maken en de cloud in alle overeenkomsten te integreren.

Ons platform levert de sterkste technologieën op de markt om gegevens te versleutelen en we werken samen met Litify, Counself en Virtual Law Direct om maximale naleving te garanderen. Bovendien voldoen we aan de strengste Amerikaanse, Europese, Britse en wereldwijde beveiligingsnormen.

39% van de organisaties verspilt maandelijks tijd aan handmatige contractprocessen. Kies voor de cloud en realiseer nu de kostenbesparingen.