Juridische experts over de digitalisering van contractmanagement

Organisaties vertrouwen op hun juridische afdelingen voor meer dan alleen juridisch advies. Bijna elk aspect van de bedrijfsvoering is verbonden met de juridische afdeling, of het nu om productontwikkeling, omzetrealisatie, bedrijfsprocessen, naleving, HR of overheidsactiviteiten gaat. Uit recent onderzoek door de Amerikaanse Association of Corporate Counsel is 73% van de CLO's van mening dat het management bijna altijd de juridische afdeling zal raadplegen bij zakelijke beslissingen. 

Nu steeds meer bedrijven een transformatie moeten ondergaan om te overleven en er steeds meer wordt gevraagd van de bedrijfsjurist, is er ook meer animo voor een digitale transformatie van de juridische afdeling. Bedrijven realiseren zich dat deze transformatie een strategisch initiatief is dat noodzakelijk is om gelijke tred te houden met de rest van de onderneming. 

Juridische experts van Docusign, Arcosa en ServiceNow zijn om de tafel gaan zitten in een recente webinar om te praten over de obstakels waar hedendaagse bedrijfsjuristen mee te maken krijgen, waarom dit hét moment is om bestaande workflows en knelpunten onder de loep te nemen en wat de vele voordelen zijn van een CLM-oplossing als onderdeel van de toolkit voor digitale transformatie.

Wat betekent een digitale transformatie voor juridische medewerkers? 

Wie werkzaam is in de juridische sector, waaronder onze panelleden, weet dat bedrijven zonder een digitale strategie extra kwetsbaar zijn en niet in staat zullen zijn om hun kerndoelen te bereiken. Bijna twee derde van de CLO's is van mening dat de juridische afdeling achterloopt op en niet zo innovatief is als andere afdelingen. Het kan ook anders: met de juiste workflows en technologie halen juridische medewerkers meer voldoening uit hun werk en kunnen ze er zelfs van genieten.

Om een transformatie mogelijk te maken op jouw juridische afdeling, moet je eerst je huidige processen in kaart brengen. Je legt als het ware eerst de fundering en begint daarna met de technologische vernieuwingen. Zorg dat je inzicht krijgt in de volgende aspecten:

• Wat zijn de taken van de juridische afdeling?

• Waar komt het werk voor de afdeling vandaan?

• Hoe complex is elke taak?

• Wat is de algemene doorlooptijd van projecten en taken?

• Welke belanghebbenden zijn erbij betrokken?

• Hoe wordt verandermanagement geïntroduceerd op de afdeling? En hoe zal het team hierop reageren?

Door eerst inzicht te krijgen in de processen van je onderneming, kom je er precies achter welke taken je kunt verbeteren, versnellen of gewoonweg achterwege kunt laten om betere bedrijfsresultaten te behalen. Zonder deze processen eerst in kaart te brengen, gaat het met de implementatie van nieuwe technologie geheid mis. Het uiteindelijke doel van deze transformatie is om de effectiviteit en efficiëntie te verbeteren, risico's te verlagen en aantonen dat je juridische afdeling meer is dan een struikelblok voor je andere medewerkers.

De juridische afdeling profiteert bovendien ook van een digitale transformatie omdat ze hiermee sneller nieuw talent kunnen werven. De huidige generatie juridische specialisten is behoorlijk technisch onderlegd. Een app op hun telefoon of de nieuwste software gebruiken is voor hen gesneden koek. Deze generatie staat er dus echt niet op te wachten om hun werk met oude, inefficiënte processen te verrichten.

Beter contractmanagement als drijfveer voor een juridische transformatie

Nu meer dan ooit wordt van juridische afdelingen verwacht dat ze met minder middelen meer doen. Bovendien moeten ze strategische waarde creëren en innovatieve oplossingen ontwikkelen om de effectiviteit en efficiëntie te verbeteren. In een brancherapport van ACC, CLOC en Gartner nemen Arcosa, ServiceNow en Docusign verschillende kernvisies onder de loep die ondernemingen hebben voor hun juridische afdelingen:

• Voor 59% van de bedrijven is het belangrijkste aandachtspunt het stroomlijnen van processen met technologie om tijd te besparen en minder energie kwijt zijn aan juridische werkzaamheden met een lagere waarde.

• Meer dan de helft van CLO's is van mening dat nieuwe branchespecifieke regelgeving en gegevensbeschermingsrichtlijnen op den duur voor juridische problemen zullen zorgen.

• 87% geeft aan aanzienlijk meer van de juridische afdeling te verlangen in de afgelopen vijf jaar en is actief op zoek naar nieuwe manieren om hun investeringen hierin te maximaliseren.

• De topprioriteit voor het managementteam is ervoor zorgen dat de juridische afdeling sneller kan werken. 

• Tegen 2023 zal kunstmatige intelligentie zorgen voor een verbetering van 30% van de inhoudelijk afstemming van contracten.

Als ondernemingen naar het totaalplaatje van hun juridische afdeling kijken, kunnen ze systemen implementeren die waarde creëren en resulteren in een progressieve ontwikkeling. Wanneer je je bedrijfsstrategieën stroomlijnt met een moderne oplossing zoals een CLM-systeem, geniet je van: 

• Snellere marktintroductie

• Efficiëntere opstelling van overeenkomsten

• Selfservice oplossingen en minder afhankelijkheid van de juridische afdeling 

• Lager risico als gevolg van handmatige fouten en een informele overdracht van overeenkomsten

• Opstelling van praktische business intelligence en inzichten

Slimmere overeenkomststrategieën ondersteunen elkaar, wat voor contractgegevens en -workflows meer structuur zorgt en ze toegankelijker, foutbestendiger en waardevoller maakt voor de onderneming. Met een goede implementatie kun je met een CLM-tool losstaande, handmatige juridische systemen volledig wegnemen. Door deze processen met elkaar te verbinden, verbeter je de functionaliteit en creëer je meer samenhang voor alle belanghebbenden. De bedrijfsvoering wordt gecentraliseerd, gestandaardiseerd en geautomatiseerd.

In een alsmaar veranderende economie kan het nut van de juridische afdeling in twijfel worden getrokken als de fundamentele processen traag of inefficiënt verlopen. Technologie om de doorlooptijd van documenten te automatiseren en stroomlijnen is nu dus belangrijker dan ooit. Eerst moeten bedrijven erachter komen welke processen verbeterd, versneld of volledig verwijderd kunnen worden met een documentbeheersysteem. Bekijk het volledige gesprek in onze on-demand webinar om meer te weten te komen van de juridische experts bij Docusign, Arcosa Inc. en ServiceNow.