Drie digitale oplossingen voor je IT-team om efficiënt thuis te werken

Je teams hebben de juiste digitale oplossingen nodig om thuis productief én effectief te kunnen werken. Met name voor IT-teams zou het geen probleem moeten zijn om de operationele continuïteit te waarborgen wanneer medewerkers thuiswerken. Maar het is dan wel belangrijk dat er in de juiste digitale tools en technologie wordt geïnvesteerd.

Het automatiseren van alledaagse processen zou hoog op het lijstje van IT-professionals moeten staan, zodat zij en hun team meer tijd overhouden voor belangrijkere en waardevollere taken. Met Docusign Agreement Cloud kunnen IT-teams processen automatiseren en bestaande systemen koppelen om de papieren wereld eindelijk volledig achter zich te laten. Docusign Agreement Cloud heeft ruim een dozijn toepassingen en 350 kant-en-klare integratiemodules voor toepassingen van derden.

In dit artikel bespreken we drie digitale oplossingen waarmee je team in harmonie kan werken, de productiviteit kan verbeteren en naadloze thuiswerkpraktijken kan implementeren.

Deze drie digitale oplossingen zijn handig voor elk thuiswerkend team om operationele processen te automatiseren en repetitieve werkzaamheden uit te bannen:

Software voor elektronische handtekeningen

Er komt een moment dat jij of iemand in jouw team iets moet ondertekenen, terwijl je vanuit huis werkt. Docusign eSignature biedt een veilige manier om waar je ook bent documenten te openen en ondertekenen of te uploaden en ter ondertekening te verzenden naar de juiste personen. De systemen en processen van Docusign voldoen aan de strengste beveiligingscertificeringen in de sector, dus om de veiligheid hoef je je geen zorgen te maken. Een dergelijke kleine aanpassing kan al een groot verschil maken. Van de overeenkomsten die met Docusign eSignature worden opgesteld, wordt de helft binnen 15 minuten afgehandeld en 82% binnen één dag. Zo bespaar je enorm veel tijd, die je aan waardevollere taken kunt besteden. Bovendien kan de identiteit van ondertekenaars op verschillende manieren veilig worden geverifieerd. Hier lees je alles wat je moet weten over elektronische handtekeningen.

Contract Lifecycle Management

Je kunt ook de volledige levenscyclus van contracten automatiseren. Met digitaal documentbeheer kun je de bedrijfscontinuïteit waarborgen, waar je medewerkers zich ook bevinden. Of het nu om bugfixes of functieaanvragen gaat, voor je IT-project zijn er allerlei documenten die ondertekend moeten worden. Door deze zaken te automatiseren, verbeter je de transparantie en houd je beter grip op het project. Met een tool voor Contract Lifecycle Management zoals Docusign CLM kunnen IT-teams hun eigen team, medewerkers en klanten een betere ervaring bieden. Als je nog op papieren systemen vertrouwt, kan thuiswerken lastig zijn.

Met een CLM-oplossing kunnen collega's de meest complexe afhandeling van overeenkomsten automatiseren en in realtime samenwerken aan een document, waarbij ze hun wijzigingen kunnen bijhouden. Bovendien krijgen managers zo een handig overzicht van alle documentversies. In het systeem kun je het opstellen van documenten, de samenwerking en workflows beheren. Er is een centrale opslagplaats voor overeenkomsten en je kunt vooraf geconfigureerde sjablonen maken, die automatisch contracten vullen met gegevens uit andere systemen. Met deze digitale tool kun je bovendien in een handomdraai specifieke overeenkomsten en contracten vinden. Je bespaart tijd, beperkt risico's en vermindert fouten.

Kunstmatige intelligentie

Docusign Insight gebruikt kunstmatige intelligentie om gegevens te zoeken, en clausules en toestemmingen in je overeenkomsten te analyseren. Je krijgt snel praktische inzichten om bedrijfsprocessen te verbeteren en het risico op niet-naleving van regelgeving zoals de AVG te beperken. GDPR Compliance Pack is een doelgerichte uitbreidingsmodule waarmee je de naleving van de AVG kunt verbeteren en waarborgen, waar je ook bent. Het bevat vooraf opgestelde beleidsregels en algoritmen waarmee mogelijke AVG-problemen zoals datalekken en privacy-inbreuken thuis worden gedetecteerd. Je kunt de algoritmen afstemmen op de unieke behoeften van jouw branche en bedrijf.

Welke technologie je ook gebruikt voor je medewerkers, vergeet niet om je medewerkers te trainen in het gebruik ervan. De uitdagingen van het thuiswerken kun je het hoofd bieden met Docusign Agreement Cloud. Druk de kosten van het afdrukken, zorg voor een betere naleving en creëer naadloos overeenkomsten, zodat je team tijd en moeite bespaart.