De vier belangrijkste voordelen van contractautomatisering

Contracten komen bij allerlei processen binnen je organisatie om de hoek kijken, van je contact met klanten en leveranciers tot de activiteiten van de HR-afdeling. Dus als de contractafhandeling niet efficiënt verloopt, heeft dat niet alleen invloed op de winstmarge, maar ook op je reputatie. Daarnaast kunnen kleine foutjes zelfs leiden tot boetes, hogere risico's en misgelopen inkomsten.

De bedrijven die software voor contractmanagement gebruiken, vermijden deze kostbare valkuilen. Uit jaarlijks onderzoek van Forrester Research in opdracht van Docusign leidt een inefficiënte afhandeling van overeenkomsten tot:

• vertraging bij waardevolle projecten bij 46% van de organisaties

• een slechte klantervaring bij 45% van de organisaties

• vertragingen bij het boeken van omzet bij 42% van de organisaties

• onnodige kosten voor het afdrukken, versturen en faxen van contracten bij 39% van de organisaties

Volgens IACCM (International Association for Contract and Commercial Management) verliezen bedrijven gemiddeld 9,2% aan omzet vanwege een ondermaats contractproces.

Dit zijn de vier belangrijkste voordelen van contractautomatisering.  

Sneller omzet genereren

Als je salescontracten vertraging oplopen, loopt ook het boeken van omzet vertraging op. Door je contractworkflows te automatiseren (en handmatige taken te elimineren), kun je contracten binnen een paar minuten afhandelen, waar dat voorheen weken kon duren. Dat betekent dat je sneller inkomsten krijgt. 

Bovendien kunnen ingewikkelde processen zelfs voor een ramp zorgen, namelijk dat je klanten afhaken. In het onderzoek uitgevoerd door Forrester in opdracht van Docusign zegt 32% van de ondervraagde organisaties dat een inefficiënte afhandeling van overeenkomsten tot een lager voltooiingspercentage en afgebroken deals hebben geleid. 

Simpel gezegd, software voor contractmanagement zorgt voor omzet. Hiermee kun je sneller en gemakkelijker contracten voorbereiden, onderhandelen over bepalingen en overeenkomsten afhandelen. Bovendien krijgen alle partijen toegang tot het contract, waar ze ook zijn en met elk gewenst apparaat. 

Maar dat is niet alles: medewerkers hoeven geen uren meer te besteden aan het afdrukken of kopiëren van ondertekende contracten. Daardoor kan de juridische afdeling productiever werken en houden salesteams meer tijd over om klanten te werven en voor up- en cross-selling.

Hogere contractwaarde

Als iemand zegt 'de waarde verbeteren', denk je waarschijnlijk aan manieren waarop je meer kunt verkopen en het productieproces of de marketing kunt verbeteren. Maar het is ook belangrijk om te bepalen wat voor waarde je kunt halen uit je contracten. 

Software voor contractmanagement voorkomt obstakels bij contractverlengingen door je te herinneren aan naderende vervaldata en daarnaast prijzen, bepalingen en prestatievoorschriften gelijk te trekken. Dit resulteert in waardevollere contracten voor alle afdelingen.

Als contracten voor onvoldoende garanties bieden, kunnen organisaties omzet mislopen. Het verschil tussen de potentiële en werkelijke contractwaarde kan na verloop van tijd aardig oplopen en een flinke deuk maken in de winstgevendheid. Daardoor moet je uiteindelijk genoegen nemen met een lagere winst. Wat doe je bijvoorbeeld als de kortingen hoger zijn dan je salesteam had bedoeld? En weet je zeker of de tarieven in het contract kloppen en duidelijk afgebakend zijn? Heeft de klant een flinke boeteclausule toegevoegd voor het geval dat je niet aan de eisen voldoet? En kun jij op jouw beurt extra werkzaamheden in rekening brengen bij de klant?

Betere naleving

Uit een enquête onder bedrijven in 2017 bleek dat de gemiddelde jaarlijkse nalevingskosten ongeveer 4,5 miljoen euro bedroegen, terwijl de gemiddelde kosten van niet-naleving bijna drie keer zo hoog waren, namelijk 13,5 miljoen euro. Met contractmanagementsoftware krijgt je juridische afdeling toegang tot sjablonen en standaardclausules, waarmee ze veel tijd besparen en bovendien de naleving waarborgen. Je kunt sjablonen maken voor specifieke voorschriften en gebruiken voor overeenkomsten met verschillende partijen, waaronder klanten, leveranciers en nieuwe medewerkers.

Bedrijven die niet voldoen aan de nalevingsvereisten, lopen het risico op boetes, vertragingen, annuleringen, reputatieschade en een afname van het vertrouwen van investeerders. Het verlengen van een contract kan dus een flink gevaar vormen voor de naleving. En om aan de nalevingsvereisten te voldoen, moet je natuurlijk weten of er veranderingen zijn in de toepasselijke regelgeving of voorschriften. Moeten je leveranciers bijvoorbeeld voldoen aan nieuwe duurzaamheidsregels en wordt hier expliciet naar verwezen in je contract? Met een CLM-systeem (Contract Lifecycle Management) blijf je op de hoogte van eventuele veranderingen die je moet aanbrengen en voorkom je hoge boetes. 

Als je de voor- en nadelen afweegt, is het duidelijk dat je er alles aan moet doen om ervoor te zorgen dat je contracten de naleving niet in de weg zitten. Automatische contractworkflows zorgen niet alleen voor lagere kosten, maar verbeteren ook de productiviteit van de juridische afdeling. 

Betere klantervaring

In een enquête van Salesforce in 2018 zegt 80% van de klanten dat de ervaring die een bedrijf biedt, net zo belangrijk is als zijn producten en diensten. 

Veel bedrijven investeren flink in hun salesteam en processen, maar voordat het eindelijk zover is dat het contract kan worden ondertekend, is hun werk vaak al tenietgedaan. Met geautomatiseerde contracten trek je klanten snel en moeiteloos over de streep. Niet gek, want niemand zit te wachten op al die rompslomp van het afdrukken, ondertekenen, scannen, faxen en e-mailen van een contract, wanneer je de meeste professionele en persoonlijke zaken digitaal doet. Je klanten dus ook niet.

Een positieve ervaring bij het ondertekenen van een contract kan zich later uitbetalen in de vorm van contractverlengingen, up-selling en cross-selling. Uit het rapport 'ROI of Customer Experience 2020' van het Qualtrics XM Institute blijkt dat een positieve klantervaring sterk meeweegt bij het overwegen van toekomstige aankopen. 

Automatische contracten voor een optimaal rendement

Je organisatie draait op overeenkomsten, dus automatisering van contracten biedt ongekende voordelen. Van snellere transacties tot een betere klantervaring en van een hogere contractwaarde tot betere naleving, met software voor contractmanagement bespaar je geld, verhoog je de omzet en zorg je voor sterkere relaties.

Kom meer te weten over automatische contracten met Docusign Agreement Cloud of neem contact op met een van onze experts.