Contractmanagement: (bijna) alles wat je moet weten

Het belang van effectief contractmanagement wordt niet door iedereen op waarde geschat. Toch kan het bedrijven helpen om tijd en geld te besparen, risico's te beperken en meer omzet te genereren.

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement is een proces dat verschillende elementen omvat. Hierbij kun je denken aan het opstellen en analyseren van contracten en het ondernemen van actie erop om de operationele prestaties van je bedrijf te maximaliseren en financiële risico's te minimaliseren.

Contractmanagement kan een aantal voordelen bieden, met name wat betreft de tijd en kosten die worden bespaard bij het opstellen, controleren, goedkeuren, ondertekenen en verlengen van contracten. Ook uitgebreider risicobeheer is een belangrijk pluspunt.

Met effectief contractmanagement kan je bedrijf dus tijd en geld besparen. Als je dit vervolgens investeert in je verkoopproces, haal je niet alleen meer omzet binnen, maar kun je ook beter inspelen op actuele markttrends.

Contract Lifecycle Management

Een belangrijk aspect in dit verband is Contract Lifecycle Management (kortweg CLM): het proces waarmee een organisatie de waarde van haar contractportefeuille kan versterken en benutten om de salescyclus te verkorten en de kosten voor klantenwerving te verlagen.

Focussen op de levenscyclus van contracten is essentieel als je tijd en kosten wil besparen. Bovendien kun je, als je je contractmanagement productiever weet te maken, overeenkomsten sneller ondertekend krijgen en hou je meer tijd over voor andere bedrijfsactiviteiten.

Alle stappen bij de verwerking van contracten, gezamenlijk ook wel de contractlevenscyclus genoemd, omvatten diverse taken waarbij meerdere personen van verschillende afdelingen alsook de klant betrokken zijn.

Welke vereisten daarbij precies een rol spelen, is echter afhankelijk van de betrokken organisatie en dan met name van de omvang van het bedrijf.

Contractmanagement voor grote bedrijven

Grote bedrijven hebben vaak specifieke wensen en vereisten op het gebied van contractmanagement. Ze hebben behoefte aan een veilig document- en contractmanagementplatform, bijvoorbeeld Docusign CLM, waarmee ze documenten kunnen genereren, kunnen samenwerken met belanghebbenden en bedrijfsprocessen kunnen automatiseren om sneller omzet te genereren. En dat allemaal liefst ook nog op een toegankelijke manier, zonder compromissen te doen aan de veiligheid.

Voor grotere bedrijven is het vaak handig om de contractlevenscyclus op te splitsen in zeven afzonderlijke stappen. Zo kunnen ze de contractopstelling, administratieve verwerking, uitvoering en opslag van alle benodigde documentatie gescheiden houden en eenvoudiger maken.

Contractmanagement voor kleine bedrijven

Contract Lifecycle Management is niet alleen voor grotere bedrijven een belangrijk aandachtspunt; ook voor kleine bedrijven is CLM absoluut relevant. Kleinere bedrijven moeten namelijk vaak flexibeler zijn en met kleinere budgetten en teams werken. Daardoor zijn ze gedwongen om meer te doen met minder. Het gevolg is dat het opstellen, sorteren of beheren van overeenkomsten vaak handmatig gebeurt. Dit resulteert niet zelden in een verspilling van tijd en middelen die beter ergens anders in konden worden geïnvesteerd.

Mede daarom hebben we onlangs Docusign Gen voor Salesforce geïntroduceerd. Met deze toepassing kunnen salesmedewerkers met slechts een paar keer klikken automatisch professionele overeenkomsten genereren. Zo besparen ze tijd en worden fouten voorkomen.

Voor kleinere en middelgrote bedrijven is het vooral belangrijk dat de configuratie en het beheer van toepassingen zoals Docusign Gen voor Salesforce eenvoudig is. Dit bespaart medewerkers heel wat tijd en moeite. Bovendien wordt voorkomen dat er eerst een professionele dienstverlener moet worden ingeschakeld voordat gebruikers met het programma aan de slag kunnen.

Voordelen

Digitaal contractmanagement biedt tal van voordelen. Het is sneller, waardoor bedrijven hun overeenkomsten veel sneller ondertekend krijgen dan voorheen. Daarnaast is het goedkoper en bespaart zowel tijd als geld. Het is tevens efficiënter: de beste CLM-oplossingen maken gebruik van workflowautomatisering, waarmee een bedrijf geautomatiseerde workflows kan configureren op basis van verschillende contracttypes. Daarbij worden nieuwe workflows automatisch geactiveerd op basis van de documentactiviteit en de fase in de contractcyclus.

Zo weet je zeker dat het contract naar de juiste personen wordt gestuurd. Bovendien ontvangen ze automatisch een herinnering wanneer er actie nodig is. Zo wordt onnodige vertraging in het proces voorkomen.

Maar het grootste pluspunt van digitaal contractmanagement is misschien wel dat het hele proces robuust en vertrouwelijk is dankzij een goed beveiligde audit trail. Dit is een belangrijk voordeel van contractmanagement met Docusign: je kunt je documenten in elke stap van het proces volgen.

Als je een platform voor elektronische handtekeningen gebruikt, houd je bovendien een volledige, geautomatiseerde geschiedenis bij van elke activiteit. Hierdoor kun je altijd nagaan wanneer een document is bekeken, afgedrukt, verzonden, ondertekend of geweigerd.

Ontdek wat je van een CLM-oplossing mag verwachten.

Best practices 

Digitaal contractmanagement kan aanzienlijke voordelen bieden als je de best practices volgt.

Daarbij moet je dan wel een aantal aspecten in het achterhoofd houden. Docusign CLM heeft het volgende te bieden:

• Flexibele, configureerbare workflow

• Naadloze generatie van documenten

• Centrale, doorzoekbare opslagplaats

• Ondersteuning voor samenwerking en inhoudelijke afstemming

• Clausulebibliotheek

• Ruim aanbod aan integratiemodules

• Toonaangevende beveiliging

Samenvatting: contractmanagement

Door hun contracten te beheren met tools zoals Docusign Gen voor Salesforce en Docusign CLM, kunnen bedrijven optimaal profiteren van de best practices op het gebied van contractmanagement. Daarbij draait het om veel méér dan alleen kostenbesparingen en een hogere efficiëntie: je medewerkers houden meer tijd over voor andere activiteiten die belangrijk zijn om je bedrijf laten groeien.