Automatiseer je contractbeheerproces met Docusign CLM Essentials

Naarmate organisaties groeien, moeten contractteams grotere stapels complexere overeenkomsten verwerken - maar krijgen zij meestal geen nieuwe middelen om het extra werk aan te kunnen. Het bedrijf breidt zich enerzijds uit om meer producten aan te bieden, nieuwe werknemers te werven, nieuwe klanten te vinden en de inkomsten te verhogen, maar anderzijds moeten contractgoedkeurders die activiteiten documenteren zonder de juiste tools. In een vroeg stadium van groei zijn e-mail inboxen, spreadsheets en lokale opslag nog toereikend, maar die hulpmiddelen begeven het vaak onder de druk van schaalvergroting.

Op een bepaald moment groeien teams dusdanig dat een specifieke technologie nodig is om contract lifecycle management (CLM) uit te voeren. Maar al te vaak is deze CLM-oplossing een complexer pakket dan wat een groeiend bedrijf nodig heeft - wat automatisch meer geld en implementatietijd vergt dan het bedrijf kan investeren. Organisaties zitten met een klassiek probleem: ze moeten kiezen tussen helemaal geen CLM-technologie of een platform met veel te veel mogelijkheden. Voor dat dilemma moet een oplossing komen.

Daarom kondigen we de beschikbaarheid aan van Docusign CLM Essentials, een contractbeheertool die speciaal is ontwikkeld voor groeiende organisaties. Het heeft alle hulpmiddelen die jouw team nodig heeft om contracten te centraliseren, overeenkomstprocessen te standaardiseren en werk uit handen te nemen m.b.v. automatisering. CLM Essentials is ontworpen om je binnen enkele weken - in plaats van maanden - op weg te helpen met een CLM-oplossing, met snelle resultaten en de mogelijkheid om verder uit te breiden indien nodig.

In dit artikel behandelen we de basisprincipes van CLM, waaronder een overzicht van de tool en enkele aanwijzingen dat het tijd is voor jouw team om een CLM-tool te implementeren. Denk tijdens het lezen na over de manier waarop jouw team vandaag contracten opstelt, onderhandelt, ondertekent en bewaart. Stel jezelf een paar basisvragen: Welke technologieën worden gebruikt? Wie heeft toegang tot die tools? Tegen welke problemen loop je aan? Hoe veranderen je behoeften als je blijft groeien?

Wat doet een CLM oplossing?

Voordat je een beslissing kunt nemen over de vraag of je team baat kan hebben bij CLM-technologie, moet je weten wat het doet. Kort gezegd, CLM vereenvoudigt het proces van overeenkomsten door:

1. Standaardiseren van contractwerk in consistente, herhaalbare processen

2. Automatiseren van handmatige contractprocessen

3. Centraliseren van contractactiviteiten van alle partijen op één platform

Een CLM-tool is een platform dat de vaak geïmproviseerde workflow van Word-documenten, inboxen, spreadsheets, lokale harde schijven en andere hulpmiddelen kan vervangen. Die handmatige workflows zijn niet gebouwd voor het beheer van contracten en zijn niet schaalbaar naarmate het contractvolume en de complexiteit toenemen.

Met een CLM-tool kan elk team snel zijn bibliotheek van bestaande contracten ordenen en een concreter proces creëren om alle toekomstige contracten te beheren. Het is een eenvoudige manier voor verkoop- en juridische teams om samen te werken aan de hand van duidelijk gedefinieerde contractstappen, geautomatiseerde handoffs en minder werk. Het resultaat zijn snellere en veiligere transacties.

Een basis CLM-tool kan worden gebruikt als standalone oplossing om juridische teams bij te staan. Het werkt als een centrale hub voor alle contractgerelateerde activiteiten: nieuwe documenten genereren, onderhandelen over voorwaarden, automatiseren van workflows, zoeken in voltooide contracten en nog veel meer.

Maar een CLM is niet alleen voor juridische teams. De technologie wordt nog doeltreffender wanneer zij wordt geïntegreerd met andere gangbare bedrijfssystemen. Door bijvoorbeeld een CLM-oplossing te koppelen aan technologie voor elektronische handtekeningen, kunnen contracten veel sneller en minder risicovol worden afgehandeld doordat het hele contractproces op één platform wordt aangesloten. De koppeling van een CLM-oplossing met een CRM-tool (zoals Salesforce) biedt voordelen voor het verkoopteam, omdat ze al hun contractwerk kunnen doen zonder ooit hun favoriete dagelijkse tools te hoeven verlaten.

5 tekenen dat je een CLM-oplossing moet invoeren

Voordat je beslist of je team CLM nodig heeft, moet je eerst je huidige contracteringsproces onderzoeken. Denk aan de soorten contracten die je organisatie behandelt en de stappen die betrokken zijn bij de activiteiten gedurende hun levenscyclus.. Denk bij het doornemen van de volgende symptomen van een inefficiënt aanbestedingssysteem eens na over de kansen die een efficiënter aanbestedingsplatform kan bieden.

1. Je contracten en processen zijn complex. In de beginfase van de groei van een bedrijf is het contractvolume laag en kunnen documenten op een ad hoc basis worden beheerd. Naarmate het bedrijf groeit, raken veel mensen en systemen betrokken bij het contractproces. De contracten zelf worden ook complexer, met verschillende clausules die afhankelijk zijn van bundeling, kortingen, voorschriften, SKU's en meer. Als je team te veel tools gebruikt (drie of meer), verspil je waarschijnlijk tijd van je werknemers en introduceer je onnodige risico's.

2. Je contracten zijn niet gestandaardiseerd. Wanneer contracten niet gestandaardiseerd zijn, besteedt het team tijdens de onderhandelingen veel te veel tijd aan het handmatig aanpassen van de voorwaarden. Het is ook tijdrovend om voltooide contracten te doorzoeken om risico's en kansen vast te stellen, aangezien de voorwaarden voor elke overeenkomst anders zijn. Standaardformulieren resulteren in veel consistentere documenten. Ze zijn ook veel gemakkelijker op te stellen, te onderhandelen, af te ronden en te begrijpen.

3. Bij je overeenkomsten zijn meerdere belanghebbenden betrokken. Uit recent onderzoek van Docusign blijkt dat het gemiddelde contract in een groeiend bedrijf (minder dan 500 werknemers) 2,9 versies en 4,4 goedkeurders doorloopt voordat het definitief is. Zonder een platform dat speciaal is ontworpen om contracten te beheren, kan het lastig of zelfs onmogelijk zijn om alle onderhandelingen, handleidingen en handtekeningen die bij dat proces komen kijken, te beheren.

4. Je contracten moeten worden geanalyseerd en beheerd na voltooiing. De meeste zakelijke contracten vereisen voortdurende analyse en beheer, of het nu gaat om het bijhouden van verplichtingen en mijlpalen, het analyseren van risico's of het bewaken van de uitgaven van verkopers. Zonder een CLM-oplossing duurt het meer dan 2 uur om een contract te vinden en een relevante sectie van de voorwaarden op te zoeken. Met de centrale opslag- en zoekmogelijkheden van een CLM zal je team veel tijd besparen bij het beheren van een groeiende database van overeenkomsten. 

5. Je gebruikt nog steeds pen en papier om contracten te tekenen. Als je team nog steeds contracten per e-mail verstuurt, zodat ze kunnen worden afgedrukt, ondertekend met een pen en vervolgens teruggestuurd worden via scan of fax, dan is het tijd om dat proces te upgraden. Het hele proces van overeenkomsten verloopt vaak met de snelheid van de langzaamste stap, dus als je nog steeds pen en papier gebruikt voor zelfs maar een klein percentage van je contracten, zul je in de gegarandeerd problemen komen. Meestal is de beste manier om de e-handtekening in een contractenpakket op te nemen, te beginnen met een CLM waarin de elektronische handtekening is ingebouwd.

Wat maakt Docusign CLM Essentials de juiste CLM voor mijn team?

CLM Essentials is speciaal gebouwd voor groeiende bedrijven die op zoek zijn naar hun eerste oplossing voor contract lifecycle management. Het is ontworpen om te werken als een centrale hub om contractworkflows te standaardiseren, veelvoorkomende stappen in dat proces te automatiseren en het archief van voltooide contracten te organiseren. Met een native integratie met de populaire Docusign eSignature oplossing kan CLM Essentials elk contract met slechts een paar klikken eenvoudig routeren voor goedkeuring.

Omdat het in slechts enkele weken tegen lage kosten kan worden opgezet, versnelt CLM Essentials het zakendoen en vermindert het direct de risico's. Het is gemakkelijk te gebruiken als alleenstaande oplossing of als integratie met Salesforce. Zo kunnen teams in een mum van tijd beginnen met samenwerken. Docusign-experts helpen je op elk punt in het implementatieproces, inclusief een gratis online training die elke gebruiker in zijn eigen tempo kan voltooien.

Essentials is ontworpen om verkoopteams te helpen sneller deals te sluiten en juridische teams precies het juiste niveau van toezicht te geven om de naleving te verbeteren en risico's te verminderen. Met een intuïtieve administratieve back-end, is het gemakkelijk om een workflow met drag-and-drop samen te stellen en elke gebruiker het juiste niveau van toegang te geven.  De kant-en-klare sjablonen in Essentials zijn gemaakt op basis van decennia aan expertise en best practices onderzoek, waardoor het een perfecte tool is voor elk team dat de eerste stap zet in CLM.

Voor een groeiend bedrijf dat op zoek is naar efficiënte automatisering van een complex contractproces, biedt CLM Essentials alle basistools voor de levenscyclus van contracten - zonder de functionaliteit die nieuwkomers in CLM nog niet nodig hebben. Wanneer je organisatie groeit en complexer contractwerk aanneemt, groeit Docusign met je mee en biedt het met slechts een paar klikken upgrades naar robuustere CLM-technologie.

Bekijk deze video voor een uitgebreide CLM Essentials demo:

Lees hier meer over Docusign CLM Essentials.