5 tips om het proces voor inkoopcontracten te stroomlijnen

Inkoopteams kunnen efficiënter werken en hun productiviteit verhogen door inkoopprocessen te stroomlijnen. Een eenvoudige manier om dit te doen, is door contractworkflows in het inkooptraject te automatiseren. Wanneer processen goed gestroomlijnd zijn, kunnen inkoopmanagers meer tijd besteden aan strategische factoren in plaats van de tactische uitvoering. Arbeidsintensieve, papierafhankelijke processen kunnen inkoopteams veel problemen bezorgen. Begrijpelijk dus dat veel afdelingen er vanaf willen. Het is een behoorlijke uitdaging om de contractworkflow voor inkoop opnieuw vorm te geven, maar inkoopteams kunnen hun system of agreement al een stuk moderner maken door goed vooruit te plannen. Veel organisaties hebben al de overstap naar een papierloos inkoopproces gemaakt, en Docusign kan je helpen met alle benodigde adviezen en oplossingen om een digitale inkoopworkflow te realiseren. Hieronder vind je vijf belangrijke tips waar je rekening mee moet houden wanneer je een nieuw system of agreement voor je inkoopafdeling uitwerkt.

1. Beperk menselijke fouten door handmatige processen te automatiseren

Met een technologische upgrade kun je diverse administratieve onderdelen van het inkoopproces automatiseren. Hierdoor neemt het aantal menselijke fouten af en krijgen inkoopmedewerkers meer tijd om zich te richten op waardevolle aspecten van het inkoopproces, zoals nieuwe leveranciers vinden, relaties versterken en onderhandelen over bepalingen. Automatisering kan worden ingezet om informatie in overeenkomsten in te vullen, informatie tussen systemen over te dragen en de volgende fase van een workflow in gang te zetten. 

2. Maak het contractproces inzichtelijk voor alle betrokkenen

Gedurende de afhandeling van overeenkomsten nemen betrokkenen vaak contact op met de inkoopafdeling omdat ze graag een statusupdate willen. Bovendien kan de ingangsdatum van een contract vertraging oplopen omdat bepaalde betrokkenen het contract nog niet hebben ondertekend of twijfelen over de juiste ondertekeningsvolgorde. Door het contractproces te automatiseren, wordt het voor alle partijen volledig transparant. Iedereen weet wat de volgende stap is, en het inkoopteam hoeft minder vragen te beantwoorden. Hierdoor kan de hele workflow veel sneller worden doorlopen. 

Docusign Agreement Cloud voor inkoopafdelingen helpt organisaties het beheer van leveranciersovereenkomsten te stroomlijnen en kan ook mobiel worden gebruikt. Gebruikers kunnen dus vanaf elke locatie documenten goedkeuren, ondertekenen en bewerken of andere acties uitvoeren. Verder kunnen inkoopteams meldingen instellen zodat betrokkenen automatisch worden geïnformeerd wanneer een belangrijk document is gewijzigd.

3. Benadruk het gebruiksgemak en neem obstakels weg

Digitalisering en automatisering van een system of agreement om zo inkoopprocessen te verbeteren heeft alleen kans van slagen als mensen bereid zijn de overstap te maken. De technologie van Docusign is gebruiksvriendelijk en krijgt een Net Promotor-score van 66 – een van de hoogste waarderingen in de technologiesector. Bovendien biedt Docusign toegang tot een onovertroffen Customer Support-team en trainingen op Docusign University. Je volledige organisatie kan baat hebben bij Docusign University, van systeembeheerders en ontwikkelaars tot verzenders en ondertekenaars. 

4. Benut bestaande investeringen

Het is handig als je verbeterde inkoopprocessen kunt gebruiken naast de technologie waar je nu al mee werkt. Met een goed beheer van technologie voorkom je dubbel werk. Docusign Agreement Cloud omvat meer dan 350 integratiemodules, onder andere voor SAP, Oracle en meer. 

5. Zorg voor een soepel nalevingsproces

Inkoopteams moeten zorgen dat de toeleveringsketen van hun organisatie voldoet aan veranderende regelgeving, bijvoorbeeld in het kader van de AVG en Brexit. Met Docusign CLM, dat onderdeel is van Docusign Agreement Cloud, kunnen teams beter voldoen aan wettelijke vereisten. Gebruikers kunnen volledig transparant communiceren en clausulebibliotheken en sjablonen gebruiken om eenvoudig interacties tussen de juridische afdeling, leveranciers en IT'ers te faciliteren.