5 manieren waarop juridisch contractmanagement je workflows automatiseert

Professionals op juridische afdelingen gaan nog vaak gebukt onder de handmatige workflows van het juridische contractmanagement. Dit heeft niet alleen een effect op een paar stappen vóór of na ondertekening; het volledige contractmanagement leidt hieronder. De juridische afdeling is volgens Gartner ongeveer de helft van haar tijd kwijt aan het voorbereiden, inhoudelijk afstemmen, beoordelen en goedkeuren van contracten. Dat is dus niet eens inclusief het onderhouden en beheren van de opslagplaats voor contracten. 

Bovendien werken de technologieën die je momenteel gebruikt voor contractmanagement mogelijk niet goed samen, waardoor je een groter risico loopt op fouten en inefficiëntie. Afzonderlijke contractbeheersystemen, niet-gekoppelde communicatiekanalen en verschillende platforms kunnen ertoe leiden dat werk verloren gaat, onbedoeld wordt verwijderd of dubbel wordt gedaan. Sommige advocaten, contractbeheerders, juridische assistenten en hun teams hebben misschien niet eens door dat ze dubbel of inconsistent werk doen. Zonder een centraal platform heb je geen goed versiebeheer, waardoor controle en goedkeuring van contracten een chaotisch proces wordt. Hierdoor loop je bovendien het risico dat de feedback of wijzigingen van anderen verloren gaan. We kennen het allemaal maar al te goed: Sanne stuurt een contract op voor de interne beoordeling. Rob en Tessa plaatsen allebei een opmerking in de derde clausule, maar in aparte documenten. Lisa ziet de opmerking van Tessa en geeft hier antwoord op, maar verliest die van Rob uit het oog. Het contract wordt ter controle naar de volgende stap gestuurd, waarna de belangrijke opmerking van Rob verloren is gegaan zonder dat iemand het doorheeft. Pas als er actie moet worden ondernomen, ziet iemand dat er iets ontbreekt. Nu moeten de clausules opnieuw worden bekeken, wat leidt tot een vertraging van de transactie en een hoop verspilde tijd en energie. 

Er is geen twijfel mogelijk dat juridische afdelingen veel middelen en geld kwijt zijn aan deze handmatige contractprocessen, wat een nadelig effect heeft op de omzet van het bedrijf. Volgens een studie uitgevoerd door Forrester in opdracht van Docusign zijn obstakels in het contractproces verantwoordelijk voor 65% van de vertragingen in het sluiten van deals, waardoor de kosten met 37% toenemen en de inkomsten met 30% dalen. Deze knelpunten zorgen voor een groter risico en leiden tot een slechte klantervaring. Iedereen verliest in deze situatie. Maar dat betekent juist dat er een aanzienlijk succes te behalen is.

Hier volgen vijf manieren om je juridische contractmanagement te gebruiken om standaardworkflows te automatiseren en om betere resultaten binnen je hele onderneming te boeken. 

Centraliseer je contracten en managementcycli 

Met een centrale, beveiligde en doorzoekbare opslagplaats voor contracten kun je niet-gekoppelde contractworkflows verbinden en het zoeken naar overeenkomsten voor eens en altijd stroomlijnen. Door contracten te consolideren in een allesomvattend platform wordt je team niet langer geteisterd door papierafhankelijke processen en profiteren ze van meer controle over je contracten. Ze zijn dus geen tijd meer kwijt aan het doorzoeken van niet-verbonden, ongeorganiseerde systemen om een bepaald contract of specifieke clausule te vinden. Met een centrale oplossing kan je juridische afdeling naadloos en op elk moment een contract erbij pakken. De tijd die ze voorheen kwijt waren om handmatig relevante clausules, contractwijzigingen enz. te zoeken, kunnen ze nu aan andere taken besteden. Bovendien profiteer je met een centrale opslagplaats van maximale beveiliging en voorkom je lekken. Je team kan ook nog eens veel efficiënter werken als ze gewoon weten waar ze bepaalde contractgegevens kunnen terugvinden. Kort gezegd: je kunt contracten beter dan ooit beheren. 

Automatiseer analyses voor praktische inzichten

Met een gecentraliseerde opslagplaats profiteer je van veel meer dan alleen beter contractbeheer. Met een robuuste oplossing voor juridisch contractmanagement kun je ook gebruikmaken van automatische, realtime analyses en inzichten om precies te zien welke stappen in je contractproces vlot verlopen en waar misschien nog aan gesleuteld moet worden. Zeg die foutgevoelige werkbladen en papierafhankelijke analyses maar gedag! Door automatisch knelpunten en andere inefficiënties binnen de afdeling te identificeren, kan je team met hun beheersoftware juist op praktische wijze de workflows verbeteren. Dit resulteert bovendien in minder risico's, lagere kosten, meer efficiëntie en een hoger ROI over alle contractworkflows. Die analyses zijn goed voor een betere efficiëntie van de afdeling, maar maken het ook mogelijk om op contractniveau specifieke betalingsvoorwaarden, clausules, statussen en nog veel meer te markeren en bij te houden, waarbij elk aspect in verhouding wordt gezet tot je bedrijfsresultaten. 

Consolideer communicatie om geen informatie meer te verliezen

Tijdens het hele proces – van het opstellen tot de onderhandeling, beoordeling en goedkeuring – moet er gecommuniceerd worden. Er worden vragen gesteld, antwoorden gegeven en beslissingen genomen. Maar de notulen van die gesprekken gaan vaak verloren of komen ergens in moeilijk doorzoekbare systemen terecht. Soms staat er niet eens iets op papier, waardoor informatie verloren gaat als de betrokken personen het bedrijf verlaten of het simpelweg vergeten. Volgens hetzelfde onderzoek stelt 50% van de beslissers voor de aanschaf van technologie dat er onnauwkeurigheden ontstaan als gevolg van medewerkers die handmatig informatie toevoegen aan contracten die allang in het systeem staan. Met een gecentraliseerde opslagplaats kun je zowel opmerkingen als verschillende versies van een contract opslaan en profiteer je van een breed scala aan praktische inzichten. 

Stel je voor dat je per sector kunt zoeken op clausules die voorheen altijd voor problemen zorgden of direct een overzicht krijgt van belangrijke informatie voor verlengingen. Dit resulteert in slimmere beslissingen, effectievere onderhandelingen en kortere doorlooptijden. Je kunt zelfs herbruikbare middelen, zoals vooraf goedgekeurde sjablonen of hele clausulebibliotheken, centraliseren in een toegankelijke opslagplaats om het aantal repetitieve en tijdrovende taken te verminderen, je juridische team te ontlasten en kostbare vertragingen te voorkomen.

Verbeter de transparantie en weet wat er in je contracten staat

Contractmanagementoplossingen voor de juridische afdeling kunnen ook na ondertekening het zoekwerk automatiseren, zodat de ondersteunende teamleden efficiënter een grote hoeveelheid gegevens kunnen beheren. Met een centrale en geautomatiseerde beheer- en analyseoplossing krijg je veel meer inzicht in je contracten, vereenvoudig je het zoekwerk en verbeter je de samenwerking binnen de hele organisatie. Bovendien profiteer je hiermee van een duidelijk en gestroomlijnd proces mocht er iets misgaan, en wordt het een stuk gemakkelijker om documenten te beoordelen als onderdeel van de due diligence voor fusies en overnames. Met een betere doorzoekbaarheid, transparantie en geautomatiseerde inzichten is verandermanagement onlosmakelijk met je onderneming verbonden. Iedereen krijgt dan een duidelijk beeld van wat ze wanneer moeten doen volgens de juridische overeenkomst. 

Vereenvoudig, stroomlijn en verbeter je risicobeheer

Automatiseer je risicobeheer met een oplossing voor het identificeren en markeren van aankomende verlengingen, betalingsvoorwaarden, focusverschuivingen, lekken en andere uitdagingen, ontbrekende gegevens of inconsistenties op je juridische afdeling. De ingebouwde functie om mijlpalen, prestaties en statussen bij te houden zorgt voor een foutbestendige workflow om handmatige updateprocessen te stroomlijnen en de planning te vereenvoudigen. Zo loop je minder risico's – op bijvoorbeeld omzetverlies – die gepaard gaan met het missen van belangrijke data. Je hebt een duidelijk beeld over de contractvoorwaarden en bijbehorende data, zodat je vertragingen kan beperken en het meeste kunt halen uit toekomstige kansen.

Waar komt dit dus op neer? Door in zakelijke contractmanagementsoftware te investeren en standaardworkflows te automatiseren, kun je bepaalde kostenposten omzetten in besparingen en nieuwe kansen halen uit inefficiënties. Je loopt minder risico op omzetverlies en verhoogt zelfs je winst binnen zowel je juridische afdeling als je hele onderneming. Contracten verbinden immers elke afdeling van een bedrijf en liggen ten grondslag aan je samenwerking met elke klant en leverancier. Op het moment moet je niet alleen betalen voor het werk dat nu dubbel wordt gedaan, maar je moet ook betalen voor de slechte kwaliteit. Zo kan je team geen positief effect hebben op je onderneming. Begin dus bij het begin en automatiseer het eentonige juridische contractmanagement om een solide basis op te stellen voor toekomstig succes.