10 gebruiksscenario's voor eSignature in kleine bedrijven

Elektronische handtekeningen zijn bij uitstek geschikt om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te digitaliseren. Wil je weten hoe je het beste aan de slag kunt gaan met elektronische handtekeningen? Of gebruik je ze al en ben je op zoek naar aanvullende gebruiksscenario's om de efficiëntie van je organisatie te verhogen? Met de onderstaande top 10 van manieren waarop kleine bedrijven Docusign eSignature gebruiken helpen we je graag op weg:

1. Salescontracten

Bij veel bedrijven zijn salescontracten het documenttype dat het vaakst wordt ondertekend – en ook het belangrijkste. Dit geldt voor zowel internationale B2B-bedrijven als het lokale schoonmaakbedrijf. Eén bedrijfstak waar elektronische handtekeningen inmiddels alom geaccepteerd worden, is de makelaardij. Sterker nog, Docusign heeft al tientallen miljoenen vastgoedtransacties mogelijk gemaakt.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: B2B-sales, vastgoedcontracten, dienstverlenende bedrijven

2. Leveranciersovereenkomsten

Kleine bedrijven zijn vaak in het nadeel bij onderhandelingen met leveranciers. Daarom is het handig als je de prijs en de voorwaarden snel kunt vastleggen zodra jullie tot overeenstemming zijn gekomen. Je hoeft geen uren of zelfs dagen meer te wachten, maar kunt de overeenkomst binnen enkele minuten afhandelen.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: detailhandel, dienstverlening aan consumenten of bedrijven

3. Formulieren voor nieuwe klanten

Als klanten formulieren of ander papierwerk moeten invullen om zaken met jouw bedrijf te doen, heb je altijd baat bij elektronische handtekeningen. Je bespaart daarmee niet alleen op papier- en printkosten, maar hoeft dan ook geen gegevens meer over te typen – zo bespaar je nog meer tijd en voorkom je fouten.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: schoonheidssalons en wellnesscentra, dokterspraktijken

4. Wijzigingsopdrachten

Bij bedrijven die projectgericht werken, gaat geen dag voorbij zonder veranderingen. Mogelijk doet zich tijdens in een langlopend project plots een onverwachte situatie voor, of verandert je opdrachtgever ineens van gedachten. Door wijzigingsopdrachten elektronisch te ondertekenen, kun je vertragingen in het project vermijden en eenvoudig een volledig gedocumenteerde audittrail vastleggen die je op elk gewenst moment via de cloud kunt inzien.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: architecten, webdesigners, aannemers

5. Goedkeuringen van klanten

Voor bedrijven die maatwerk leveren, is de laatste goedkeuring van klanten voordat de fabricage wordt gestart van essentieel belang. Met elektronische handtekeningen kun je gemakkelijk goedkeuringen vastleggen en bewaren, zodat je snel verder kunt met het afhandelen van de bestelling.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: drukkerijen, in opdracht vervaardigde unieke kunstwerken/meubels

6. Onboarding van medewerkers

Wanneer je bedrijf een nieuwe medewerker aanneemt, moet er heel wat papierwerk worden ingevuld: formulieren met contactgegevens, aanmelding voor secundaire arbeidsvoorwaarden, automatische salarisuitbetaling enzovoort. Dit soort documenten kan veilig en gemakkelijk elektronisch worden ondertekend.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: elk bedrijf met personeel

7. Licenties voor intellectueel eigendom en andere juridische overeenkomsten

Omdat elektronische handtekeningen van Docusign juridisch bindend zijn en een rechtsgeldige audittrail bieden, zijn ze ideaal voor veelgebruikte juridische documenten, zoals licenties voor intellectueel eigendom.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: franchisewinkels, technologiebedrijven

8. Geheimhoudingsverklaringen (NDA's)

Als jouw bedrijf actief is in een sector met felle concurrentie, bieden geheimhoudingsverklaringen zekerheid, zodat je vrijer zaken kunt doen. Traditionele papieren documenten die met pen worden ondertekend zijn echter niet bepaald handig en worden dan ook vaak maar achterwege gelaten. Maar met technologie voor elektronische handtekeningen onderteken je NDA's gemakkelijk en snel – zowel op je mobiel als tijdens een persoonlijke ontmoeting. Zo ben je altijd verzekerd van een vertrouwelijk gesprek.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: NDA's voor medewerkers, onderhandelingen over licentieverlening, bescherming van intellectueel eigendom

9. Distributieovereenkomsten

Als samenwerking met handelaars, distributeurs of andere saleskanalen belangrijk zijn voor het succes van jouw bedrijf, kunnen elektronische handtekeningen dit proces eenvoudiger en efficiënter maken voor je partners.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: technologiebedrijven, groothandels

10. Ouderlijke toestemming en leeftijdscontrole

Werk je met kinderen en heb je de toestemming van hun ouders nodig voor een bepaalde activiteit of moet je de leeftijd van je werknemers verifiëren, bijvoorbeeld om in je restaurant alcohol te mogen schenken? Door technologie voor elektronische handtekeningen te integreren met ID-verificatieoplossingen regel je dat eenvoudig.

Voorbeelden van gebruiksscenario's: verhuur van springkussens, kinderkampen, schoolreisjes