新入社員との雇用契約にドキュサインを活用。「紙」のリスクから脱却した名阪急配

名阪急配株式会社（以下、「名阪急配」）は、関西から関東まで幅広い顧客を持ち、食品やコンビニの配送を中心に東海3県を主な商圏とする、地域最大規模の運送企業。昭和48年の創業以来、着実に業務を拡大し、現在約500台の車両、20の物流拠点、5つのグループ会社があります。「時代と社会と顧客の要請に対して、個人の能力を最大限発揮し、総合技術の向上を図り、顧客の信頼と満足を得られる質の高い物流サービスの提供に挑戦し続け、英知をもって広く社会に貢献する」を経営理念とし、その達成のために積極的にテクノロジーを導入。業界でも最先端のIT経営を進めています。

膨大な量の契約を紙で行うことで問題が山積みに

名阪急配に限らず、近年、運送業界ではトラック運転手や倉庫内スタッフの確保が極めて重要な課題となっています。ところがその数は恒常的に足りず、結果として好条件での引き抜き合戦となり、従業員の出入が非常に多いという現実があります。同社の場合、1年で 900人が入社／800人が退社しており、人手だけでなく、入社に伴う雇用契約などの業務も大きな課題になっていました。「人が出入りする度に契約が発生するので、契約に関する業務量が膨大となり、大きな課題となっていました」と語るのは、同社管理部部長の村井 秀行氏。 

「契約書のボリュームの問題もさることながら、スピードに対するプレッシャーもあります。と言いますのは、契約書を取り交わして署名するまで郵送なら最短で1週間、場合によっては2週間以上かかる場合もあります。この1週間の間に、他社にドライバーを取られてしまうケースも珍しくありません。紙だと契約まで最短でも1週間かかってしまいますが、『いますぐ働いて、いますぐ収入が欲しい』という方も多くいるのが現状です」と村井氏は続けます。

その他に、入社に関する契約書の承認者たちが捕まらない、契約のボリュームが多く書類を紛失することがある、などの課題もあります。さらに、同社はコンプライアンスに力を入れており、捺印を必要とする書類が業界の標準と比べて多くあります。通常の新規雇用の場合、書類が10枚、ドライバー職では15枚にのぼり、（入社関連の契約のみで）1 日あたり平均3.5 件の契約が発生しています。

ドキュサイン導入で契約プロセスのボトルネックが一目瞭然

整理すると、紙で契約を行うことに関する問題は以下の3つになります。

1. 膨大な数の契約を紙で行うことの煩雑さ

2. 契約締結までのスピード

3. 契約書を送ってから戻ってくるまでの進捗管理

ドキュサインを使うことで、これらの問題はすべて解決されました。ドキュサインの導入効果について、同社管理部人事・総務チームの高瀬邦弘氏は「まずはスピード感が違います。すべてオンライン上で完結し、どの承認者で滞っているのかも即座にわかります。また、各センターごとに異なる業務フローや契約書にも、テンプレートを細かく調整して対応することができます。実費や人が使う時間を考えると、ドキュサインを利用することで、大幅なコストダウンにつながりました」と語ります。 

ドキュサインはクラウド・ソリューションなので、場所や時間を選ばず署名することができます。「（物理的な）印鑑やプリントアウトが必要ないので、非常に重宝しています。現場の部長はほぼ皆さん、スマホで署名捺印しています」と語るのは、管理部人事・総務チーム チーム長である窪田智紀氏。「各契約ごとに状況を細かくトラッキングできるので、問題が発生している場合でも原因をすぐに特定することができます。また、以前は書類の紛失が多く、お恥ずかしい話ですが、正直、押し問答になることも少なくありませんでした。もちろん誰も悪くないのです。ただ紙には常に紛失のリスクがあります。書類への記入漏れもドキュサインで全て解決しました。また、契約書類をクラウドで管理できる為、キャビネットから過去の契約書類を探す手間もなくなりました」と窪田氏は続けます。

ドキュサインは夢が広がるソリューション - 優れた連携性と広い業務適用範囲

ドキュサインの特長の一つとして優れた連携性が挙げられます。Salesforce や SAP、Microsoft など、世界中で使われているツールとの連携はもちろん、国産のアプリケーションともシームレスに接続することができます。名阪急配では OBIC7（株式会社オービック）と TimePro-XG（アマノ株式会社）と連携していますが、ドキュサインとこれらアプリケーションの連携部分で一部手作業とならざるを得ない部分は RPA（WinActor）を使って繋ぐことで、完全な自動化を図りました。「単純な繰り返し作業を RPA にやらせれば、人の時間を効率的に使うことができます」と窪田氏は語ります。

また、ドキュサインはシヤチハタと連携し、日本企業のニーズを満たす様々な電子印鑑の機能を提供しています。ドキュサインの電子印鑑は簡単に利用できるため、同社では取引先との運賃契約などでの利用も検討しており、窪田氏は「経費の申請、有給の申請など、最終的には全ての紙をなくしたいと思います。特に有給の申請は、紙の申請書を個人個人が現場の管理者に渡しているので、確認や伝え忘れ、言った、言わないなどのトラブルが起こりやすくもあります。これを電子化できれば現場は助かります。また、管理部門と現場の間の申請も紙が多いですね。日本は人手不足で、今後は限られた人的リソースで業務を行う必要があるので、紙を使っている場合ではないと思います」と話します。

高瀬氏は「例えば、入社書類は結局誰かが入力しなければならません。転職サイトから応募して来て採用となった場合、流れてきたデータをそのまま自動的にドキュサインに流し込むことができれば、非常に助かります。また、ドキュサインにタブレットで入力する際、署名だけでなく、他の全ての入力項目もタッチペンでできるといいですね。年配の方はタイプよりも手書き感を好むので、年配の方々にももっと広がると思います」と今後の展望について語ります。