Flowserve、Docusignで契約管理を刷新し年間4,500時間を削減。AIでグローバルな可視性と統制を実現

Flowserveは、世界中でポンプ、バルブ、シールなどの設計・製造・販売を手掛ける大手企業です。しかし、契約および合意文書は長年、電子メールやファイル共有フォルダなどに分散して保存され、どこにどの文書があるかを把握するのに非常に多くの工数がかかっていました。法務オペレーション部門のシニアプロジェクトマネージャーである Dundi Thompson 氏は、こう振り返ります。「最大の問題は、契約・合意文書を紛失してしまうことでした。文書が有効か、期限切れか、どこに保管されているか、いつまで保存すべきかを把握して、法務部門に引き渡す必要がありました。」

こうした「可視性の欠如」を根本的に解消するため、Flowserveは Docusign のDocusign IAM（インテリジェント契約管理）プラットフォームを、50か国以上に拡大導入しました。これにより年間 4,500 時間を超える手動作業の削減を達成しています。

CLMがもたらした法務の統制・営業スピード・信頼できる唯一の情報源

Flowserveの法務チームは、長年にわたり理想的な契約ライフサイクル管理（CLM）システムを探していました。Thompson氏は次のように経緯を説明します。「私たちが求めていたのは、契約文書の修正機能、透明性、そして完全な説明責任を実現できる仕組みでした。Docusignは、そのすべてを満たす唯一のスケーラブルな製品でした。」営業担当者が主要ユーザーになることを踏まえ、Salesforceとのネイティブ統合が標準装備されていた点も決め手となりました。Docusign CLM導入後、営業はCRM上で契約業務を完結でき、法務チームは進捗状況をリアルタイムに把握し、必要に応じて介入できるようになりました。最終契約書は両システム間で自動同期され、地域を跨ぐ共同作業でもバージョンの混乱が発生しません。「Docusignのおかげで、第三者や依頼者とのやり取りを含め、文書レビューを簡単に追跡できるようになりました。」とThompson氏は成果を述べます。また、CLMはSalesforceの権限プロファイルを自動的に反映するため、機密価格などの情報を厳格に保護しつつ、追加の管理工数を発生させません。

手作業からダッシュボードへ：年間4,500時間超を削減

Docusign CLM導入前、法務チームはスプレッドシートを使って契約件数を手作業で管理していました。現在はPower BI ダッシュボードにより主要メトリクスが自動更新され、レビュアー、管理者、マネージャーが即座に業務量と進捗を把握できるようになっています。「レポートとダッシュボードによる自動トラッキングで、年間4,500時間以上を削減できています。」とThompson氏は指摘します。さらに、CLMは利益の保護にも貢献しています。かつては期限切れの契約を参照し、古い価格で販売してしまうこともありましたが、契約有効期限の可視化と自動アラートにより、契約失効前に再交渉できるようになりました。

数時間かかっていたレビューを、AIが数分で処理

Flowserveの法務チームは、膨大な数の第三者契約を扱っています。契約ごとに条件・形式・修正点が異なるため、レビューには時間がかかっていました。しかし今では、Docusign IAMプラットフォームのAIエンジンであるDocusign Irisが駆動するAIアシストレビューが、それを一変させています。このAIツールは、第三者文言を社内プレイブックと自動比較し、逸脱箇所のフラグ付け、修正文言の提案、即時回答を可能にします。「すでにワークフローの迅速化と効率化を実感しています。契約件数が増えても人員を増やす必要はありません。100% Docusign Iris のおかげです。」とThompson氏は語ります。

すべての契約を一元管理：Navigatorがもたらす次の進化

Flowserveが次に取り組むのは、AI搭載契約リポジトリであるDocusign Navigatorの導入です。長年、法務チームは締結済み契約を迅速に見つける方法を求めてきましたが、Docusign Navigatorはそれを現実のものにしました。「Docusignは顧客の声を反映し、誰でも簡単にアクセスできる単一リポジトリを実現しました。これは私たちにとって、まさに“生活の質を上げる”ような改善です。」とThompson氏。これにより、かつて追跡・分析が困難だった契約群からも、迅速な検索・回答が可能になりました。

導入を検討する企業へのアドバイス

プロジェクトマネージャーとして豊富な経験を持つThompson氏は、変革を目指す企業にこう助言します。「まずは社内の準備を整えることです。どのシステムとDocusignを統合するかを明確にし、社内リソースを確保することが成功の鍵です。」