Les Meilleurs Ouvriers de France optimisent leurs contrats avec Docusign IAM
Une solution excellente pour un examen d'excellence
Le Comité d'Organisation des Expositions du Travail et de l'examen des Meilleurs Ouvriers de France (COET-MOF) est l'association qui organise l'examen prestigieux des Meilleurs Ouvriers de France. Contrairement aux idées reçues, ce titre ne concerne pas uniquement la cuisine mais s'étend à plus de 140 métiers différents, de l'ébénisterie à la coiffure, en passant par le toilettage et l'esthétique.
Reconnaissables à leur célèbre col bleu-blanc-rouge, symbole d'excellence artisanale à la française, les Meilleurs Ouvriers de France représentent le plus haut niveau de maîtrise dans leurs métiers respectifs.
Margot Mélisson, assistante administrative au COET-MOF, travaille sur la production de l'examen en collaboration avec les "présidents de classe" - les responsables de chaque métier. L'association fonctionne avec plus de 2 000 bénévoles qui constituent les jurys d'évaluation et créent les sujets d'examen.
Un besoin urgent de simplification administrative
Face à la nécessité de faire signer des chartes d'engagement à leurs nombreux bénévoles, l'équipe du COET-MOF cherchait une solution plus efficace que l'envoi manuel de courriels.
"On s'est dit que ce serait quand même plus simple de mettre en place une signature électronique, plutôt que d'envoyer un mail à chacune de ces 2 000 personnes, de recevoir une quantité de mails, de devoir les traiter et les arranger," explique Margot Mélisson.
Docusign IAM : une intégration rapide et efficace
Après avoir contacté plusieurs prestataires, le COET-MOF s'est rapidement tourné vers Docusign IAM pour sa simplicité d'utilisation et sa fiabilité reconnue. L'intégration a été remarquablement rapide :
"De la signature du contrat jusqu'à la mise en place effective avec l’envoi des premiers documents, il ne s’est même pas écoulé une semaine" précise Margot.
L'association a bénéficié du Silver Success Pack,une formation avec un conseiller dédié, favorisant une adoption rapide de la plateforme. Ses utilisateurs continuent de se former aux autres fonctionnalités grâce à l'accès illimité à Docusign University.
Des résultats immédiats...
L'acceptation d’une solution numérique par des professionnels de métiers traditionnels pouvait paraître incertaine. Pourtant, l'adoption a été immédiate : "Je n'ai eu personne qui m'a appelé pour se plaindre, c’était même vraiment le contraire," s'étonne Margot.
Les avantages sont multiples :
Rapidité de signature : la plupart des documents sont signés dans la journée
Gain de temps considérable pour l'équipe administrative
Simplicité de suivi grâce à l'outil Navigator qui regroupe tous les contrats
Workflow automatisé pour l'archivage des documents vers leur drive interne
"Le gain de temps a été incroyable. Une fois que j'ai envoyé le document, je ne me pose plus vraiment la question de qui a signé quoi, à quel moment et où se trouvent les documents. C'est génial !" conclut Margot.
Perspectives futures
Bien que l'utilisation actuelle de Docusign soit ciblée sur un besoin spécifique, le COET-MOF envisage d'étendre son utilisation à d'autres processus administratifs dans le futur, reconnaissant le potentiel de la solution pour optimiser davantage leurs opérations.