Avis Budget Group optimise ses achats grâce à une solution CLM alimentée par l’IA

Les achats ont depuis longtemps la réputation d’être le service chargé de contrôler les coûts. Cependant, des dirigeants avisés, tels que Neal Jeffs d’Avis Budget Group y voient la possibilité de générer un impact plus important sur l’ensemble de l’entreprise.

« Les achats occupent une place prépondérante dans la mission d’Avis Budget Group, explique-t-il. Ils sont au cœur de notre démarche visant à offrir un service d’excellence, à innover et à créer de la valeur pour l’entreprise en négociant les meilleures conditions avec nos fournisseurs. »

Comptable agréé devenu directeur international des achats, Neal Jeffs gère plus de 500 millions de livres sterling de dépenses annuelles auprès de 20 000 fournisseurs.

Alors qu’Avis Budget Group a modernisé son expérience de location avec des réservations vocales et des retraits sans contact, l’équipe de Neal Jeffs met l’accent sur le numérique dans le domaine des achats, afin de rendre ce service aussi agile et efficace que ceux en contact avec la clientèle de l’entreprise.

Et au cœur de cette transformation se trouve Docusign CLM.

Le passage à des contrats centralisés et intelligents

Lorsque Neal Jeffs a rejoint l’équipe, les achats étaient très différents chez Avis Budget Group. Les accords étaient stockés dans des tiroirs, sur des disques partagés et dans des systèmes hérités. La collaboration se faisait par e-mail et le contrôle des versions était inexistant.

« Nous avions plusieurs versions différentes et parfois, nous ne savions même pas où elles étaient stockées, se souvient-il. Il arrivait qu’à l’approche du renouvellement d’un contrat, nous devions demander une copie au fournisseur, ce qui était très gênant. »

Sans moyen organisé de suivre les dates et les clauses importantes, l’équipe était confrontée à tout un éventail de problèmes : renouvellements automatiques indésirables, opportunités d’approvisionnement manquées, longs délais d’approbation, etc.

Or, avec l’augmentation du volume des contrats, les failles se sont creusées.

« Nous avions besoin d’une approche globale pour gérer les contrats », explique-t-il. Après avoir déployé la solution eSignature, CLM s’inscrivait dans la suite logique, et l’impact a été immédiat.

« Docusign CLM a changé la donne pour nous, ajoute-t-il. Nous pouvons désormais stocker tous nos contrats de manière centralisée, les gérer de manière proactive et utiliser des workflows fluides optimisés par l’intelligence artificielle. » 

D’une approche réactive à une approche proactive

Le fait de disposer d’une source unique d’informations fiables a transformé la gestion contractuelle, réduisant les délais d’exécution de plusieurs semaines à quelques jours. 

Désormais, les équipes chargées des achats, des affaires juridiques et des finances bénéficient d’une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des contrats et les personnes qui doivent intervenir. Des alertes automatisées permettent de faire avancer les processus d’approbation, tandis que des rapports intégrés assurent le suivi des renouvellements et signalent les possibilités de renégociation.

« Cela nous a permis de prendre les devants afin de pouvoir nous positionner sur le marché au bon moment, précise Neal Jeffs. Il en résulte de meilleurs services, des solutions plus efficaces et des clauses commerciales plus avantageuses pour l’entreprise. »

Docusign Iris signale les risques avant qu’ils ne constituent des obstacles

Passer de workflows décousus à des workflows structurés a constitué un grand pas en avant, mais Iris est allé encore plus loin en permettant aux équipes d’examiner des accords à grande échelle en quelques secondes.

« Ce qui nous a vraiment impressionnés, c’est la capacité de l’IA de Docusign », déclare-t-il.

Son équipe a entraîné Iris en fonction des clauses préférées d’Avis Budget Group, ce qui permet désormais de détecter instantanément les risques. Lorsqu’un contrat est chargé, Iris signale les anomalies à l’aide d’alertes rouges, orange et vertes. 

Au lieu de passer au crible des textes juridiques indigestes, l’équipe peut repérer immédiatement les clauses à haut risque. Les informations précises fournies par l’IA facilitent également l’application des clauses et la responsabilisation des fournisseurs.

« Cela nous a permis de gagner plusieurs heures sur le processus d’examen, se réjouit-il. Le personnel est ravi de disposer de plus de temps dans la journée. »

Les bases d’une réussite à long terme

Du renforcement de l’automatisation à l’approfondissement de l’analyse, Neal Jeffs estime que Docusign jouera un rôle encore plus important dans l’avenir de l’entreprise.

« Mon équipe ainsi que mes collègues des services juridiques et commerciaux l’utilisent déjà, et nous avons hâte de découvrir en quoi Docusign peut être utile à d’autres services », ajoute-t-il.

Pour les responsables des achats qui envisagent d’adopter une solution CLM, Neal Jeffs offre un conseil simple : pensez à long terme.

« Docusign CLM n’est pas seulement un outil permettant de résoudre des problèmes immédiats, c’est une plateforme à part entière qui évolue avec les besoins de votre organisation et transforme les données contractuelles en actions concrètes. Pour nous, c’est la clé de notre réussite à long terme. »