Una orden de compra es un documento comercial formal emitido por un comprador a un proveedor, que funciona como una solicitud de productos o servicios a precios y términos preacordados, y se convierte en un contrato legal una vez que es aceptada por el proveedor.
Para usar esta plantilla, deberás usar una laptop, tablet o computadora de escritorio.
Para estandarizar y profesionalizar las adquisiciones de su negocio, Docusign ofrece plantillas gratuitas de orden de compra que puede completar en línea y enviar electrónicamente.
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Nuestra plantilla de orden de compra es gratuita, personalizable y está optimizada para el entorno empresarial en México, ya que incluye campos esenciales como el RFC y la tasa de IVA del 16%. Puedes utilizar este orden de compra formato para detallar la descripción de los artículos, las condiciones de pago y los términos de entrega, asegurando que su proveedor tenga claridad sobre su pedido.
Una vez que hayas completado el ejemplo de orden de compra y haya sido autorizada por la persona correspondiente, puedes compartir el documento a través de un sobre de Docusign para enviarlo al proveedor, quien puede aceptarlo y firmarlo.
Una vez aceptada, la orden se almacena de forma segura en su cuenta de Docusign, y siempre tendrá la opción de descargarla o imprimir una copia para sus registros contables.
Este orden de compra formato es la herramienta principal que utiliza la empresa compradora para controlar, documentar y autorizar una adquisición de bienes o servicios. Al emitir una orden de compra numerada, la empresa establece un registro interno para rastrear el gasto, hacer un seguimiento del inventario y cotejar la factura posterior del proveedor.
En México, este documento es fundamental para la gestión administrativa y contable. Una vez que el proveedor recibe y acepta los términos de la orden, esta se considera un contrato de compraventa legalmente vinculante. Nuestro ejemplo de orden de compra incluye una sección detallada de términos y condiciones para proteger a la empresa compradora y alinear las expectativas respecto a la entrega y la calidad.
Esta plantilla es indispensable para empresas, corporaciones y negocios en México que operan con un sistema formal de adquisiciones y necesitan un control estricto sobre sus gastos y pedidos.
Departamentos de compras y adquisiciones: Para formalizar todos los pedidos a proveedores y asegurar que el gasto haya sido autorizado internamente.
Pequeñas y medianas empresas (PyMEs): Para establecer procesos profesionales que brinden claridad en las negociaciones de precios, cantidades y fechas de entrega.
Empresas que manejan inventario: Para realizar un seguimiento preciso de los bienes pedidos y esperados, facilitando la recepción y la contabilidad.
El objetivo principal de emitir una orden de compra es formalizar la intención de compra, proteger a ambas partes en caso de discrepancias y servir como un documento base para la facturación y el seguimiento interno.
Control de gastos: la numeración de la orden y la inclusión de la autorización interna previenen compras no deseadas o no presupuestadas.
Claridad en la transacción: detalla las especificaciones exactas del producto o servicio, incluyendo la cantidad y el precio unitario, eliminando ambigüedades.
Base para la facturación: el documento es requerido por el comprador para cotejar y validar la factura del proveedor. La plantilla exige que la factura haga referencia al número de orden de compra para su procesamiento.
Definición de términos legales: establece condiciones claras sobre la entrega, calidad, cancelación y jurisdicción aplicable.
Esta plantilla de orden de compra formato está organizada en secciones que facilitan la identificación de los detalles de la transacción y los términos legales aplicables:
Datos del Comprador y del Proveedor: incluye la razón social, dirección y RFC de ambas partes, esencial para la documentación fiscal en México.
Datos de Envío: especifica la dirección exacta donde deben entregarse los bienes, así como cualquier instrucción o fecha límite especial.
Detalle de Productos o Servicios: una tabla con campos para el SKU, la descripción, la cantidad y los precios unitarios y totales, incluyendo el cálculo del Subtotal, IVA (16%) y Total.
Condiciones de Pago: define la forma y el plazo de pago (ej. 30 días contra factura) y los datos bancarios para realizar la transferencia.
Términos de Aceptación y Entrega: establece que la aceptación de la orden por el proveedor constituye un contrato de compraventa y se somete a la fecha y lugar estipulados.
Términos de Calidad y Rechazo: otorga al comprador el derecho de rechazar bienes que no cumplan con las especificaciones acordadas.
Facturación: obliga al proveedor a emitir una factura que cumpla con todos los requisitos fiscales de México (CFDI) y que cite el número de orden.
Jurisdicción: define que cualquier disputa se someterá a las leyes y tribunales competentes de la Ciudad de México, renunciando a otros fueros.
¿Desea que busque información adicional sobre la relación entre el orden de compra formato y los requisitos fiscales de México (CFDI)?
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Un recibo de pago es un documento simple que prueba que una persona ha entregado o recibido una cantidad de dinero por un bien o servicio específico, sirviendo como constancia de liquidación total de una deuda o transacción.
Un contrato de compraventa de vehículo (o contrato de compraventa de auto / autocar) es un documento legal indispensable para formalizar la transferencia de un automóvil usado entre un VENDEDOR y un COMPRADOR, estableciendo el precio, la condición del vehículo, y la desvinculación de responsabilidades posteriores a la venta, de conformidad con las leyes de México.
Un recibo de pago es un documento simple que prueba que una persona ha entregado o recibido una cantidad de dinero por un bien o servicio específico, sirviendo como constancia de liquidación total de una deuda o transacción.
Un contrato de compraventa de vehículo (o contrato de compraventa de auto / autocar) es un documento legal indispensable para formalizar la transferencia de un automóvil usado entre un VENDEDOR y un COMPRADOR, estableciendo el precio, la condición del vehículo, y la desvinculación de responsabilidades posteriores a la venta, de conformidad con las leyes de México.
