Aon escala y estandariza los RRHH globales con Docusign eSignature

Aon es una firma mundial de servicios profesionales que ofrece una amplia gama de soluciones de riesgo, jubilación y salud. Los 50.000 colegas de la empresa en 120 países potencian los resultados para los clientes mediante el uso de datos y análisis patentados para ofrecer conocimientos que reducen la volatilidad y mejoran el rendimiento. Aon crece orgánicamente un 6% año tras año. Si bien el crecimiento y la expansión global a través de adquisiciones es una gran noticia para el negocio, ha presentado oportunidades para mejorar la eficiencia dentro del equipo de recursos humanos de Aon.

Con el fin de optimizar las operaciones de recursos humanos y garantizar servicios consistentes y compatibles para los colegas globales, en 2017 Aon decidió consolidar varias funciones de RRHH globales en un centro de servicios compartidos en Polonia. Anteriormente, los equipos en cada país operaban de forma independiente, con menos procesos compartidos entre ellos. Como parte del cambio de Aon a un centro global de recursos humanos, la empresa también decidió utilizar Docusign eSignature y reemplazar sus procesos de acuerdos manuales obsoletos. Actualmente, las cartas de oferta y los cambios de empleo, incluidos los ascensos y los cambios de trabajo, se gestionan con Docusign en 52 países de 6 continentes. 

Richard Bullock, gerente de producto global de Aon, dirige la iniciativa Docusign global de la compañía. "Docusign eSignature proporciona capacidades y funcionalidades que respaldan contratos legalmente defendibles en toda la Unión Europea, América Latina, Asia Pacífico y otros países donde opera Aon". Bullock dice. "En su formato de navegador web más básico, Docusign es simple e intuitivo, pero las capacidades más profundas nos permiten integrarnos sin problemas con nuestras plataformas de software existentes".

Un sistema global de RRHH, innumerables beneficios regionales 

El cambio a un centro de recursos humanos centralizado en Polonia permitió a Aon estandarizar los procesos y tecnologías de RRHH en todo el mundo y brindar a los equipos regionales herramientas digitales aprobadas. Como parte de la implementación inicial de Docusign eSignature, Aon estableció un "centro de excelencia" con expertos internos y empleados de Docusign, para facilitar la transición y descubrir procesos adicionales en toda la empresa que podrían modernizarse con acuerdos digitales. 

“Creamos un centro de excelencia para impulsar un uso constante, aumentar el conocimiento de los beneficios del producto, implementar nuevos casos de uso y respaldar los existentes'', dijo Bullock. "Nos asociamos y consultamos con líneas de soluciones comerciales para determinar dónde la firma electrónica puede mitigar el riesgo y brindar satisfacción al cliente".

Una vez que los equipos regionales de recursos humanos comenzaron a utilizar Docusign eSignature, muchos encontraron otros procesos específicos de sus países que Docusign podría mejorar. 

Matt Ollar, coordinador de HR Global Operations de Aon con sede en Polonia, señala: “Cada país tiene un conjunto diferente de pautas regulatorias y procesos de aprobación internos especiales que debemos comprender y respetar. Encontramos una manera de unir el antiguo proceso manual con una nueva práctica digital estándar dentro de HR Global Operations. En última instancia, Docusign ayuda a que las cartas de cambio de compensación de los colegas sean más rápidas, a que los puestos se llenen más rápido y a garantizar que se activen las alertas adecuadas para los documentos que tardan más en procesarse de lo que deberían".

Mantener el cumplimiento de la nómina

Maja Castricum, gerente de proyectos y operaciones de recursos humanos de Aon Australia, ha visto los beneficios del despliegue global de Docusign eSignature y lo ha personalizado para casos de uso específicos de Australia. 

“Una vez que comenzamos a trabajar con los casos de uso respaldados por el equipo global de recursos humanos en Polonia, decidimos que existía la oportunidad de utilizar las poderosas capacidades de Docusign en otros procesos para eliminar formularios manuales”, dice Castricum, “por ejemplo, solicitudes de licencia especializadas y los ajustes de las contribuciones a las pensiones ahora se procesan en su totalidad a través de Docusign ".

Incorporación digital de trabajadores temporeros

Cada año durante los períodos de inscripción abierta en los EEUU, el grupo de soluciones de inscripción y beneficios voluntarios de Aon debe contratar a más de 150 trabajadores temporeros para ayudar durante este período pico de actividad. Aon tiene como objetivo volver a contratar a contratistas de años anteriores, pero el equipo aún debe enviar cartas de oferta personalizadas que contengan compensación, fechas de empleo, etc. a cada colega.

Antes de Docusign, el equipo de Aon usaba archivos de Microsoft Word y modificaba manualmente los contratos con detalles de cada trabajador de temporada. Esto hizo que la preparación de documentos consumiera mucho tiempo para el equipo de Aon y obligó a los trabajadores de temporada a imprimir, firmar y devolver los contratos. 

Ahora, Aon utiliza la función de envío masivo de Docusign y PowerForms para completar automáticamente los campos del formulario con información específica para cada contratista. Una vez que se envían todos los contratos, los empleados de temporada simplemente revisan y firman con Docusign eSignature. Una vez firmado, Docusign enruta de forma automática y segura la información clave de los contratos a otros sistemas. El proceso automatizado elimina la entrada manual de datos, garantiza la precisión y elimina los dolores de cabeza administrativos de los colegas de Aon.