¿Cómo hacer una correcta gestión del riesgo legal en las organizaciones?

La legalidad es un tema sumamente sensible para las organizaciones, ya que les permite saber qué factores implican un riesgo legal y cómo gestionarlo. Esto implica evaluar y gestionar el cumplimiento de las normas que regulan diferentes procesos de la compañía, así como establecer acciones prácticas que resuelvan amenazas en los contratos.

Tomar medidas estratégicas ante el riesgo legal ayuda a evitar pérdidas financieras por el pago de multas, por ejemplo. Dada su importancia, te invitamos a leer este artículo para conocer a fondo el concepto sobre lo que es riesgo legal, sus tipos y 5 consejos para gestionarlo.

¡Comencemos!

La importancia de la gestión del riesgo legal en las organizaciones

Primero, debemos conocer la definición formal de riesgo legal:

Se refiere a la posibilidad de incurrir en pérdidas por incumplir las leyes que regulan contratos financieros. Esto, además, podría imposibilitar el cumplimiento legal con los contratos. Dicho riesgo también abarca la posibilidad de que la normatividad cambie y la empresa no ajuste sus procesos.

Desconocer la ley no te exime de incumplirla. Evadir normas que regulan procesos es uno de los riesgos legales más comunes. Esto no solo tiene una consecuencia económica, pues también ocasiona un daño a la reputación empresarial. Así, conocer a la perfección el riesgo legal y regulatorio que aqueja a una organización es sumamente importante.

Entonces, la primera recomendación es apostar por instrumentos tecnológicos que cumplan con las normatividades en su materia. Recuerda que la gestión de los diferentes riesgos legales empieza por la detección de amenazas para su posterior mitigación, así como para prevenirse de ellas en un futuro. Para ello, podrías comenzar con una auditoría interna que detecte fortalezas y debilidades.

Implementar tecnología de vanguardia aporta grandes beneficios para lograrlo. Por ejemplo, como muchas veces se manejan grandes volúmenes de información, hay que elegir herramientas que permitan automatizar procesos.

Tipos de riesgo legal

Los tipos de riesgo legal que suelen amenazar a las organizaciones son:

• Riesgo legal Basilea III: los acuerdos Basilea constan de estándares internacionales para establecer medidas comunes que permitan cuantificar los riesgos bancarios y su comparación.

• Corporativos: abarcan procesos fiscales, de responsabilidad civil, ausencia de documentaciones, entre otros.

• Activos: involucran la protección del valor de los activos tanto tangibles como intangibles (por ejemplo, datos).

• Contractuales: se refieren a la firma de contratos, incapacidad de la empresa para cumplir las cláusulas, etc.

• Litigios: se relacionan con las disputas que llegan a tribunales, demandas y otros aspectos relacionados con la conducta de los empleados de una empresa.

• Regulatorios: es el riesgo que se asume al incumplir normativas en las que la compañía no se ha actualizado. Esto trae sanciones económicas y crisis de reputación como consecuencia.

• Constitutivos: suceden al momento de constituir una sociedad. El riesgo es cometer un error en la denominación de la empresa y su correspondiente regulación (SA, SL, cooperativa, entre otros).

• Territoriales: implican el incumplimiento de tratados internacionales, como TLC, normativas de la Unión Europea, entre otras.

• Extintivos: se relacionan a concursos, quiebras, quitas y liquidaciones.

Por ejemplo, tras el pleno reconocimiento de las firmas electrónicas y firmas electrónicas avanzadas, para evitar un incumplimiento legal, se debe vigilar que el software contratado cumpla con la normativa mexicana o del país al que corresponda.

5 consejos para una gestión del riesgo legal eficiente

Hasta este momento ya explicamos la importancia del riesgo legal para las empresas y sus tipos, por lo que ahora daremos algunos consejos para su correcta gestión. Este trabajo puede ser implementado por los gerentes o algún experto en la materia.

1. Identifica y clasifica los riesgos

De manera constante se deben tener claros los riesgos potenciales a los que se enfrenta una organización y clasificarlos. Se recomienda contrastar la misión y visión con los acuerdos a nivel servicios.

El objetivo es detectar fallas y actualizar los riesgos por incumplir normas.

2. Desarrolla un plan de acción

Como con cualquier otro tipo de riesgo, lo mejor es anticiparse y no tener que actuar con el problema encima. Para ello, establece una base estratégica y congruente que detalle las decisiones a tomar para cada uno de los tipos de riesgos que afecten a la empresa.

Además, debes seleccionar a una o dos personas encargadas de tomar acción en los litigios que pudieran presentarse. Un buen plan de acción también debe contemplar los costos asociados a las acciones y la durabilidad de los proyectos.

3. Monitorea los resultados

La gestión de riesgos es un trabajo similar al de la jardinería, no se hace una vez. Tienes que estar evaluando constantemente cada uno de los riesgos a fin de mantenerlos actualizados.

Contempla también la posibilidad de que irán surgiendo nuevos y otros desaparecerán.

4. Apuesta por la prevención

Aunque tienes que destinar presupuesto para la evaluación de los riesgos, es muy probable que sea más barato prevenir que actuar. Y recuerda que un problema legal no solo implica dinero, sino también reputación.

Además del uso correcto de tecnología auxiliar, puedes apegarte a los estándares de la norma ISO 31022, cuyo objetivo es dar una guía estandarizada para la gestión de riesgos.

Invierte en tecnología de punta

Contar con tecnología de vanguardia para cada uno de los procesos de la gestión de los riesgos ayuda a asegurar que cada paso se desempeñe correctamente. Un software de gestión de riesgos, por ejemplo, facilita la identificación, catalogación y monitoreo de los diferentes riesgos.

La automatización de la gestión de los contratos y la firma electrónica también reducen los riesgos entre las partes involucradas en el negocio. Esto porque permiten agilizar el envío de contratos firmados a los órganos reguladores y, por consiguiente, garantizar el cumplimiento del marco legal vigente.

Al contar con una solución de firma electrónica, la empresa logra responder a los plazos de forma eficiente y respetar los contratos evitando así:

• Pago de montos añadidos por sobrepasar la fecha de entrega de algún producto o servicio;

• Acciones judiciales por incumplimiento;

• Insatisfacción de los colaboradores por no atender los valores organizacionales. 

Esperamos haber ampliado tu horizonte sobre lo sensible que una compañía es ante riesgos legales, pero que siempre se pueden –y deben– prevenirse y gestionarse. Una herramienta de firma electrónica que cumpla con las regulaciones en la materia puede ayudarte con ello y muchos otros aspectos legales. ¡Conoce sus beneficios tomando la prueba gratuita de Docusign!