Descubre cómo reducir gastos en una empresa gracias a la digitalización

La transformación digital es inherente a los procesos empresariales para reducir gastos superfluos y mantener el presupuesto controlado. Dado que la tecnología interviene en las áreas estratégicas, operativas y de gestión, productividad y satisfacción del cliente o usuario final.

Uno de los mayores desafíos a enfrentar por las empresas es lograr el equilibrio justo entre la producción y los costes operativos. De allí, el interés en adoptar la transformación digital cuyas herramientas permiten mejorar significativamente esta relación.

Hoy en día nos desenvolvemos en un mundo donde se hace menester estar conectado a diversas plataformas virtuales, que permiten realizar un proceso en menor tiempo y con mayor calidad.

Además, no solo se trata de reducir gastos en términos de producción, sino también reducir costos en inversión y en la forma en la que se mercadean los productos y servicios.

Veamos a continuación cuáles son las últimas tendencias en lo que a reducción de gastos en la empresa se refiere.

 5 tendencias para reducir gastos en la empresa

Las empresas deben solventar diferentes gastos que son necesarios para que la misma funcione y pueda llevar adelante todas las etapas:

• Adquisición de materias primas;

•  producción;

•  controles de calidad y distribución de sus mercancías;

•  gastos de administración;

• gastos de mantenimiento.

En este sentido para el control y reducción de gastos han surgido las siguientes tendencias:

 1.   Soluciones en la nube

Uno de los grandes avances tecnológicos lo representa las soluciones en la nube o cloud computing. Es decir, el acceso a servicios desde cualquier dispositivo y lugar.

Aun cuando en sus inicios tuvo que afrontar resistencias naturales de parte de las empresas, debido a la desconfianza sobre su seguridad, se ha demostrado que ejerce un impacto significativo en la reducción de inversión en materia de infraestructura y equipamiento tecnológico, contribuyendo a la optimización del tiempo.

De acuerdo con un estudio elaborado por la consultora KPMG, siete de cada diez CEO consideran que la eficiencia en la reducción de costos se ha incrementado desde que implementaron soluciones de cloud computing en sus compañías.

Otra razón viene dada al asistir al encuentro de soluciones remotas, en el que muchas empresas han optado por la adquisición de la firma electrónica en la nube, por ser una herramienta flexible, que favorece la reducción de gastos y promueve el trabajo en equipo.

2.   Invertir en la prevención de riesgos laborales

Un contrato de prevención de riesgos laborales puede representar a futuro ahorros importantes frente a imprevistos y es obligatorio para autónomos o PYMES.

Al negociar el contrato se puede ahorrar alrededor de un 13% en un Servicio de Prevención Ajeno. Con él, se puede eliminar el sobrecoste de las ventajas fiscales de los riesgos laborales. Entre ellos:

• gastos de formación para la plantilla;

• adopción de pantallas menos invasivas para la vista;

• inversión en maquinaria más segura para los empleados

• subvención por la seguridad social.

Son algunas de las mejoras que se pueden adoptar para brindar mayor seguridad al equipo de trabajo.

3.   Revisar las facturas y comparar ofertas

Aquellas compañías que aún realizan sus actividades en una sede física, deben velar por el correcto aprovechamiento de sus gastos de suministros, entre ellos electricidad, recursos o materiales usados en la oficina, como impresiones, telefonía e Internet.

Se hace prudente la adopción de medidas para el ahorro de gastos comparando las diferentes ofertas de las empresas proveedoras de servicios, así podrán ahorrar en facturas y hacer un uso más razonable de los recursos.

Otro punto relevante en este aspecto, consiste en revisar a detalle las facturas, pues muchas veces suelen detectarse errores en los servicios. Es frecuente que vengan con un sobrecoste debido a errores internos de los medidores.

4.   Minimizar impresiones y papelería

Si bien dentro de una empresa el principal ahorro provenga de la digitalización de la firma de contratos, la adopción de la factura electrónica resulta una excelente opción para eliminar los gastos en papel, los costos de impresión y de mantenimiento de los equipos.

Incluso también representa una interesante alternativa de ahorro relacionada con la gestión y los archivos físicos de las facturas.

Por ejemplo, en el caso de la digitalización de procesos que llevan consigo la firma contractual, suprime la impresión en papel, evitando una fuente continua de gastos, que se multiplican a medida que la empresa se va expandiendo.

La firma electrónica trasciende la oficina de papel, dinamiza la gestión documental y repercute en la motivación empresarial.

 5.   Incluir servicios de firma electrónica

La firma electrónica es una alternativa digital que reduce los tiempos de gestión de operaciones administrativas, evita que las personas tengan que desplazarse físicamente de un lado a otro a reuniones innecesarias, y está diseñada para una mejor eficiencia.

Lo cierto es que reduce el gasto de papel y representa también un ahorro de tiempo para todo el personal, aumentando la productividad empresarial.

Si bien, aún existen empresas que emplean los métodos de la firma tradicional, las mismas se exponen a los riesgos de pérdida documental y deben seguir invirtiendo continuamente en gastos, los cuales ya no son necesarios dentro de la digitalización de firmas para agilizar procesos corporativos.

Las soluciones de firma electrónica son amigables con el medio ambiente. Cierto es que a medida que un negocio crece, necesita de herramientas de confianza que complementen las labores y logren una cobertura amplia. La integración de la firma electrónica es un proceso sencillo, pues el entorno de las pruebas gratuitas garantiza al cliente la posibilidad de explorarla con anticipación, sin costo alguno.

Al momento de elegir, es preciso prestar atención a la fiabilidad de la empresa, la asistencia que ofrece y la capacidad de asesoramiento, en cada una de las etapas del proceso de adaptación y digitalización. Lo mejor de todo es que se ha demostrado que la inversión en un software de firma electrónica consigue aumentar el ROI de la empresa, debido a la manera como agiliza las operaciones.

Si deseas comprobar la mejora que un mundo sin papel puede aportarle a tu compañía al reducir gastos, realiza ahora mismo una prueba gratuita del servicio de firma electrónica Docusign y contribuye a un mundo más responsable con el medio ambiente.