7 usos de la firma electrónica para las PYMES en México

Hoy más que nunca, las PYMES en México se han visto en la necesidad de optimizar sus procesos, a fin de hacer más eficientes sus operaciones y generar valor dentro de sus compañías.

Para ello, herramientas como la firma electrónica, han sido esenciales para lograr la eficiencia y aceleración de las operaciones contractuales, de venta y aprobación a distancia.

En este post, te mostraremos cuáles son los usos de la firma electrónica para las PYMES en México y, sobre todo, la importancia que han tenido para su crecimiento y adaptación al nuevo panorama empresarial.

¿Te interesa el tema? ¡Te invitamos a leer hasta el final!

La importancia de la firma electrónica para las PYMES

La adopción de herramientas tecnológicas como la firma electrónica ha sido crucial para las PYMES en México, especialmente durante la pandemia.

Esta solución le ha permitido a las pequeñas y medianas empresas, ordenar, coordinar y centralizar sus operaciones de manera digital. Facilitando el acceso y la firma de contratos, aprobaciones y acuerdos de manera remota.

¡Pero eso no es todo! Veamos otras increíbles ventajas de esta solución:

• Mejora de la competitividad: El rendimiento de la empresa puede aumentar significativamente al automatizar y simplificar las tareas relacionadas con las ventas y negociación de productos.

• Incrementa la autonomía: es posible administrar mejor el tiempo de los empleados y darles flexibilidad para dedicar mayor tiempo a tareas estratégicas para el negocio.

• Reduce los costos: Las mejores soluciones aseguran un ahorro de 36 dólares en tiempo y materiales por contrato.

• Aumenta la tasa de retención de los clientes hasta en un 11%.

• Eleva la competitividad: impulsa las tasas de cierre y la eficiencia de los equipos de compras y ventas.

• Mejora la experiencia del cliente: Su velocidad y conveniencia se traduce en mayor utilidad para empleados y socios, lo que mejora su experiencia.

¿Cuáles son los usos que las PYMES le pueden dar a la firma electrónica?

La firma electrónica permite que las PYMES aumenten su productividad, se diferencien de la competencia y tengan mayor conectividad con los clientes. Sin embargo, en concreto, ¿qué valor agregado suma a sus operaciones?

Enseguida te presentamos los cinco casos de uso más relevantes:

1. Órdenes de compra

Esta solución permite la firma de una orden de compra en solo tres clics. De este modo, la organización evitará cualquier tipo de retrasos en la adquisición de bienes y servicios para garantizar su producción o funcionamiento. Asimismo, la herramienta permite evitar retrasos de confirmación con los proveedores.

2. Firmar contratos con clientes de manera remota

La firma electrónica es ideal para cerrar más contratos. Esta herramienta garantiza que las empresas agilicen las operaciones y destaquen por encima de la competencia, gracias a que ofrecen una mejor experiencia a los clientes.

Al implementarse esta solución, un 51% de los ciclos de acuerdo son más cortos, además un 46% de las empresas que la utilizan reportan un plazo de entrega menor.

De acuerdo un estudio realizado por la Asociación Mexicana de Venta Online, en 2020, 6 de cada 10 PYMES en México vendían por internet. Además, sus ventas digitales experimentaron un crecimiento por orden del 10%. Estos son grandes indicadores de la utilidad de incorporar esta herramienta en tus procesos de firma.

3. Procesamiento de órdenes de venta

Uno de los casos de uso más importantes de esta tecnología es la agilización de los procesamientos de las órdenes de venta.

Gracias a esta herramienta, los protocolos no requerirán la firma manuscrita que implicaría la presencia de las partes en un lugar y un día determinado, lo cual llevaría mucho más tiempo.

Por el contrario, las partes involucradas en este proceso tendrán acceso a la documentación específica en solo minutos, concretando la firma rápidamente.

4. Área de marketing

El uso de la firma electrónica permite agilizar las operaciones relacionadas con el área de marketing, entre ellas los registros de eventos y las aprobaciones de materiales de clientes.

Asimismo, brinda la posibilidad de que las organizaciones lleven a cabo aprobaciones de correos masivos, así como la firma de documentos con otras áreas.

5. Contrataciones

Sin duda alguna, uno de los mejores usos de esta herramienta es el mejoramiento de los procesos internos del departamento de Recursos Humanos.

Los usos se fundamentan, primordialmente, en la firma de cartas oferta, papeleo para nuevas contrataciones y listas de incorporación y desincorporación.

Y es que esta herramienta hace todo más sencillo de implementar, por lo que las gestiones con los empleados podrán ser cerradas en cuestión de pocos minutos.

Lo más importante es que toda la información queda digitalizada, es decir, no es necesario el uso del papel que obligue a mecanismos de archivado más complicados y obsoletos.

6. Manejo de los servicios

Uno de los casos de uso más comunes de las firmas electrónicas en las PYMES es en el área de manejo de los servicios, ya que permite la posibilidad de acceder a cambio de cuentas.

Igualmente, ofrece la oportunidad de establecer órdenes de trabajo, así como el cambio de los términos de uso, por lo que son de gran utilidad para las organizaciones que las utilizan.

7. Gestión de productos

En relación con la gestión de productos, las organizaciones tienen la posibilidad de gestionar tanto cambios como liberaciones. La herramienta permite además agilizar los reportes de revisión de códigos, lo cual es de suma importancia en el área de almacén.

¡Llegamos al final!

Como ves, la firma electrónica no es un lujo reservado para las grandes empresas. Su implementación no es nada complicada, por el contrario, es mucho más sencilla de lo que parece.

Solo recuerda elegir a un proveedor que te garantice el mejor servicio, adecuado a tus necesidades. En la actualidad, existen plataformas digitales que te ofrecen un sinfín de oportunidades para implementar esta solución de manera segura en tu empresa.

Si tú también quieres agilizar los acuerdos de tu negocio ¡te invitamos a hacer una prueba totalmente gratuita de la solución de firma electrónica de Docusign!