Procure-to-pay (p2p): ¿Cómo transformar este proceso con Docusign?

El proceso procure to pay (p2p) es el conjunto de actividades que abarca desde la solicitud de compra hasta el pago final a proveedores, el cual es crucial para el éxito de cualquier negocio, pues la eficiencia en la gestión de compras, la transparencia en la toma de decisiones y la disminución de errores humanos, reduce costos y mejora la productividad de la empresa.

Sin embargo, la gestión de p2p tradicional suele ser compleja, con múltiples departamentos y personas involucradas, lo que puede generar retrasos, errores y costos adicionales. En este contexto, la tecnología puede ser una gran aliada para simplificar y automatizar el proceso procure to pay. 

Con esto en mente, analizaremos lo que es el proceso p2p, su importancia, los pasos que conlleva, sus ventajas y cómo la tecnología de Docusign puede transformar el proceso de la compra al pago para una mayor eficiencia, transparencia y rentabilidad.

¡Buena lectura!

¿Qué es el proceso de la compra al pago o procure to pay?

El proceso de la compra al pago, también conocido como procure to pay (p2p) es el proceso empresarial que involucra la adquisición de bienes o servicios, desde la identificación de la necesidad hasta el pago final.

Este proceso incluye la selección de bienes o servicios, negociación con los proveedores, creación de órdenes de compra, recepción de bienes y servicios, facturación y pago.

El objetivo de este proceso es garantizar que los bienes y servicios se adquieran de manera oportuna y a un precio razonable, mientras se cumplen los requisitos de calidad y cumplimiento.

La implementación de tecnología avanzada, como la firma electrónica, puede optimizar este proceso, reduciendo los costos y haciéndolo más eficiente y rentable.

¿Cuál es la importancia del procure to pay?

El proceso procure to pay es importante para las empresas y para un emprendedor exitoso porque les permite adquirir bienes y servicios de manera eficiente, transparente y rentable.

El proceso p2p integra los sistemas de compras y cuentas por pagar para crear mayor eficiencia y control en la gestión de proveedores, contratos de arrendamiento o de cualquier otro tipo, condiciones, compradores y cuentas por pagar.

Pasos del procure to pay

El proceso de la compra al pago suele incluir los siguientes pasos:

1. Identificación de la necesidad

Se detecta la necesidad empresarial de adquirir un producto o servicio.

2. Investigación y selección de proveedores

Una vez identificada la necesidad, se procede a buscar proveedores que ofrezcan el producto o servicio deseado. Se comparan precios, calidad y reputación de los proveedores para seleccionar el más adecuado.

3. Negociación

Se negocian los términos de la transacción, como precio, condiciones de pago y plazo de entrega.

4. Se realiza la orden de compra

Se hace el pedido formalmente, proporcionando al proveedor la información necesaria para la entrega del producto o servicio.

5. Recepción del producto o servicio

Una vez que el proveedor entrega el producto o servicio, se verifica que cumple con las especificaciones y condiciones acordadas.

6. Facturación y pago

Se emite la factura correspondiente y se efectúa el pago del producto o servicio adquirido.

7. Seguimiento y evaluación

Finalmente, se realiza un seguimiento del producto o servicio adquirido para asegurarse de que cumple con las expectativas y se evalúa el proceso de procure to pay para identificar oportunidades de mejora.

Ventajas de este proceso

El p2p ayuda a las empresas a optimizar el proceso de compra y pago de bienes y servicios, asegurando que se obtengan los mejores precios y que se cumplan los plazos y condiciones acordados con los proveedores.

Las principales ventajas del proceso procure to pay son las siguientes:

• Reducción de costos: al establecer un proceso p2p eficiente, las empresas pueden reducir los costos de adquisición y de procesamiento de facturas, lo que a su vez mejora la rentabilidad del negocio.

• Mejora la eficiencia: la automatización de los procesos de adquisición y pago de bienes y servicios permite a las compañías ser más eficientes, ya que se eliminan los procesos manuales y se reducen los errores humanos.

• Control de gastos: un proceso p2p efectivo proporciona un mayor control sobre los gastos de la empresa porque permite una mejor gestión de los presupuestos y un seguimiento más preciso y transparente de los costos.

• Cumplimiento normativo: un procure to pay bien diseñado y ejecutado puede ayudar a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones aplicables, como las relacionadas con la gestión de proveedores y la protección de datos.

Cómo Docusign transforma este proceso

Docusign es una plataforma de gestión de documentos electrónicos que ofrece soluciones para digitalizar y automatizar los procesos de firma y aprobación de documentos, lo que puede tener un impacto significativo en el proceso procure tu pay.

Si deseas cerrar tratos más rápido más rápido, Docusign te puede ayudar con:

• redactar un contrato con solo unos pocos clics;

• incluir automáticamente datos de otros sistemas;

• personalizar los contratos según las necesidades del cliente;

• enviar, rastrear y firmar contratos desde cualquier lugar a través de la aplicación de firma electrónica;

• actuar automáticamente sobre los acuerdos concluidos;

• cobrar pagos;

• actualizar otros sistemas;

• contratos de almacenamiento y búsqueda;

• utilizar herramientas de inteligencia artificial para identificar riesgos y oportunidades ocultos.

Para tener un sector de compras más eficiente y con mejores resultados, asegúrese de invertir nuestras soluciones: eSignature (firma electrónica) y CLM.

¡Llegamos al final!

Como ves, el proceso procure to pay es esencial para garantizar la eficiencia y el control de los gastos en las empresas, lo que a su vez mejora la rentabilidad, la transparencia y la capacidad de crecimiento del negocio.

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