¿Qué es un plan de compras y cómo elaborar uno?

Un plan de compras es un recurso sumamente útil para eficientar los procesos empresariales, ya que permite elegir a los mejores proveedores del mercado, y a la larga, reducir el precio final de los productos o servicios.

Esta herramienta permite establecer las necesidades organizacionales con relación a los suministros, obras o servicios durante un tiempo determinado. Además, registra qué necesita la empresa para operar en sus diferentes áreas, en qué cantidades y de qué recursos dispone.

En vista de su relevancia en el ámbito corporativo, en este artículo profundizamos en sus beneficios y te mostraremos cómo elaborar un plan de compras para tu empresa.

¿Quieres saber más sobre este tema? ¡Acompáñanos hasta el final!

¿Cuál es la importancia de un plan de compras?

El plan de compras permite invertir menos tiempo en tareas administrativas, como elaboración de órdenes de compra, documentación, coordinaciones, entre otras. También es una gran herramienta para reducir costos y evitar compras urgentes.

Tener un plan de compras empresarial ayuda a realizar una mejor distribución de las tareas durante un periodo de tiempo, así como a planificar los recursos de forma más eficiente para poder enfrentar las situaciones de crisis. También, contribuye a controlar gastos, alcanzar los objetivos estratégicos y llevar un registro histórico de las compras.

¡Estos son los beneficios de tener un plan de compras!

Ventajas de contar con un plan de compras empresarial

Diseñar un plan de compras ofrece a la empresa las siguientes ventajas:

• Se realizan menos compras y, por ende, se reducen los procesos y costos administrativos.

• Precios competitivos: La reducción de costos permite ofrecer a los compradores precios más competitivos.

• Las compras se realizan de forma oportuna, evitando compras de emergencia, lo que permite que se tengan los recursos necesarios en tiempo y forma.

• Adecuada distribución de la carga de trabajo, ya que no se deja todo para último momento.

• Mejor control y transparencia en los gastos.

• Se elaboran pedidos con la frecuencia y el tamaño adecuado para disminuir los stocks y sus costos asociados.

• Permite llevar un registro histórico de compras.

• Ayuda a alcanzar los objetivos estratégicos de la compañía.

El paso a paso de cómo elaborar un plan de compras

Ahora que conoces la importancia y las ventajas de contar con un plan de compras en tu empresa, vamos a detallar cómo puedes desarrollar el tuyo.

1. Realiza una encuesta de demanda

Una encuesta de demanda te permite obtener un estimado de la cantidad de productos o servicios que tus clientes requerirán en un futuro próximo. Así, podrás calcular los suministros, obras y servicios que necesitará la empresa durante un tiempo determinado para satisfacer el mercado.

2. Arma un equipo de compras

Reúne dentro de la empresa a un grupo de colaboradores con las competencias y habilidades para administrar y ejecutar el plan de compras. Esto te permitirá realizar el proceso lo mejor posible, en el menor tiempo posible.

Entrega por escrito a tu equipo de compras toda la información necesaria sobre cada paso, a fin de evitar confusiones y ahorrar tiempo.

3. Realiza un presupuesto

Este es uno de los pasos más importantes al realizar el plan de compras, ya que aquí determinarás cuánto puedes gastar y de qué manera lo vas a hacer.

En este paso debes establecer los objetivos que te permitirán saber, con detalle, cuánto inviertes y cuánto debes vender para alcanzar las metas del negocio y reunir el capital para reponer el inventario.  

4. Establece la frecuencia de las compras

En esta etapa entran tanto los insumos o productos de inventario como los requerimientos estratégicos de alto costo. Estos últimos pueden ser, por ejemplo, seguros, equipos e infraestructura, entre otros.

También debes considerar las compras cotidianas y específicas, como el material de oficina o los insumos de mantenimiento y limpieza, en caso de que este servicio no esté en manos de un outsourcing.

En este sentido, la frecuencia de las compras dependerá de la rotación de inventarios, la demanda del mercado y las capacidades económicas y de almacenamiento de cada compañía.

5. Produce o cotiza la mercancía

Al momento de evaluar y elegir los proveedores, encontrarás dos tipos: los que ofrecen precios competitivos y los que apuestan por una mejor calidad.

Antes de elegir, busca información no solo sobre la calidad y los precios de los productos o insumos que vas a adquirir, sino también sobre la reputación y capacidad de respuesta de cada proveedor.

6. Confirma o recibe dos pedidos

La recomendación para este aspecto es evitar las exclusividades, pues aunque tener un solo proveedor puede resultar bastante cómodo, en la práctica puede ser una importante desventaja.

Imagina, por ejemplo, que tienes un solo proveedor y que este llega a tener problemas de stock, producción o transporte. Esto, sin lugar a dudas, pondría tu inventario en una situación de vulnerabilidad.

Por otro lado, cuando tus proveedores saben que no son los únicos, seguramente tratarán de esforzarse para ofrecerte beneficios que los hagan más competitivos. 

7. Elimina a los proveedores no calificados

Asegúrate de elegir los proveedores con los que puedas llevar una relación de igual a igual. Permítenos explicarte las razones:

1. Si seleccionas un proveedor cuyo tamaño empresarial es superior al de tu negocio, es posible que no recibas un trato preferencial.

2. Si el proveedor tiene un tamaño empresarial más pequeño que el de tu compañía, es probable que tenga problemas para abastecer tu inventario.

8. Implementa un control

Una vez que establezcas un plan de compras en el que todas las necesidades del negocio estén cubiertas, es momento de elaborar y aplicar un sistema de control que te permita evaluar el servicio que te brindan tus proveedores y la calidad de los productos que te ofrecen.

Y ahí lo tienes, ¡es todo por ahora!

Sin lugar a dudas, considerar y poner en práctica estos pasos te ayudará a optimizar el área de compras de tu empresa y obtener una ventaja competitiva que le permitirá a tu negocio permanecer firme ante los constantes cambios del mercado.

En este sentido, es importante resaltar el valor de la tecnología para mejorar el proceso de compras con soluciones digitales, como el software de firma electrónica, el cual te permite firmar contratos con rapidez y eficiencia, aceptar acuerdos y cerrar negocios desde cualquier lugar y a cualquier hora.

¡Hemos llegado al final!

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