Pista de auditoría en firmas electrónicas: ¿para qué sirve?

La validez legal es un atributo clave para las soluciones de firma electrónica, principalmente para garantizar que los documentos se puedan usar como instrumentos probatorios ante la justicia. En este sentido, una de las formas de asegurar una evidencia legal adicional es saber a detalle qué es una pista de auditoría y optar por una solución que incluya esta función.

En líneas generales, una pista de auditoría permite que un documento firmado electrónicamente alcance el siguiente nivel en términos de credibilidad y de reconocimiento si es impugnada en los tribunales.

En otras palabras, es el registro de auditoría de cada operación de firma digital mediante la obtención y conservación de los datos acerca de la entrega y de la firma de un documento. Por lo cual, esta función puede tener un rol decisivo a la hora de comprobar la autenticidad de una firma que se encuentra en disputa.

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¿Qué es una pista de auditoría?

Conocida en inglés como audit trail, una pista o un registro de auditoría consiste en un certificado de finalización, es decir, un archivo que presenta información histórica vinculada con la dinámica de entrega y de firma de cada documento que se ha cargado en una plataforma de firma digital.

Gracias a esta función, es posible aumentar considerablemente el nivel de validez legal de un documento, ya que se pueden rastrear todas las transacciones y las modificaciones que se han llevado a cabo en el escrito. 

De esta forma, la pista de auditoría potencializa la integridad de la información, puesto que evita la manipulación del contenido por terceros e incluso los fraudes.

Estos dos aspectos impulsan a que los documentos firmados en plataformas que presentan esta función sirvan como evidencia legal en juicios y disputas.

Basándonos en la esencia de una pista de auditoría, queda evidente que esta configura una medida de seguridad clave para las organizaciones que hacen de la protección de los datos sensibles y de sus archivos una prioridad absoluta.

¿Para qué sirve una pista de auditoría de firma electrónica?

Después de conocer qué es una pista de auditoría en una plataforma de firma electrónica, ha llegado el momento de concientizarte sobre su utilidad en el entorno corporativo.

Las organizaciones lidian a diario con una gran cantidad de datos sensibles y documentos que, si llegan a las manos de terceros malintencionados, pueden convertirse en potentes armas contra la propia organización.

Por eso, es tan importante priorizar la seguridad de la información, incrementando los niveles de protección, rastreando las transacciones y manteniendo un ambiente seguro.

Los registros de auditoría aumentan el control de los gestores sobre los documentos confidenciales, ya que ofrecen una mayor visibilidad de los flujos de trabajo al mismo tiempo en que promueven el cumplimiento y la seguridad en la compañía.

A raíz del rastreo y registro sistemático de los cambios que se realizan durante el proceso de firma electrónica, desde la inclusión de los nombres de los signatarios hasta el lugar donde se han efectuado las modificaciones, es posible obtener una evidencia legal adicional. 

En consecuencia, aumenta de manera significativa la probabilidad de que un documento firmado en el medio electrónico marque la diferencia en una instancia judicial.

Principales ventajas de contar con audit trail

Sin más preámbulos, a continuación, presentamos los 3 puntos positivos de contar con una audit trail.

1. Garantiza el cumplimiento

Más allá de saber qué es una pista de auditoría, debemos tener claro que este recurso fomenta el compliance empresarial, principalmente en términos legales.

Las organizaciones deben atender una serie de leyes globales y es gracias a la pista de auditoría que podemos cumplir con los requisitos específicos del sector y, así, promover la integridad de los flujos de trabajo vinculados a la firma electrónica.

2. Procesos más eficientes

Es posible automatizar el rastreo y el almacenamiento de los datos durante los procedimientos de firma electrónica, evitando así que los profesionales malgasten su tiempo haciendo tareas repetitivas.

Además, como las plataformas con audit trail centralizan la información en un solo lugar, los equipos pueden acceder a los datos en tiempo real tan pronto como los necesiten. Esto confluye en procesos mucho más eficientes y brinda las bases para una toma de decisiones más precisa y potente.

3. Seguridad documental mejorada

Independientemente del giro y tamaño de una organización, fortalecer la seguridad de los datos debe ser una prioridad, no solo en la esfera estratégica, sino también en los entornos técnicos y operativos. 

Los registros de auditoría amplían la validez jurídica gracias a la creación de flujos de trabajo mucho más fiables y seguros, ya que las medidas de protección aseguran que solamente los usuarios autorizados puedan acceder a los documentos, avanzar en el proceso de firma y concluir estas transacciones.

¿Docusign provee pistas de auditoría?

El software eSignature de Docusign es una de las herramientas de firma electrónica más aclamadas del mercado, dado que proporciona un nivel de protección de datos más elevado que otras plataformas.

Con eSignature, puedes hacer un seguimiento riguroso del proceso de firma, identificando los nombres de cada firmante, la fecha y hora en que se firmó el documento y otros datos relevantes para corroborar la validez jurídica y la eficiencia legal de las piezas corporativas.

Además de la connotación legal, la pista de auditoría de la solución de Docusign posibilita tener una visión holística del flujo de trabajo, identificando así los documentos que aún no han sido firmados y la etapa del proceso en que se encuentran.

Como la herramienta rastrea la información y aporta un historial completo sobre las actividades relacionadas con la firma en el documento, podemos controlar el flujo para garantizar que se cumplan los plazos de firma, ya sea acordados con clientes, con partners o definidos por órganos gubernamentales.

¡Y eso no es todo! Con eSignature, es posible detectar cuándo y a través de qué dispositivo se ha firmado un determinado documento, ya que aporta información valiosa sobre la fecha, la hora y la IP del signatario.

¡Esto ha sido todo!

Al terminar la lectura de nuestro post, esperamos que hayas entendido qué es una pista de auditoría, así como su utilidad e importancia.

Recuerda que las pistas o registros de auditoría sirven para monitorear a detalle todos los cambios que se llevan a cabo durante el proceso de firma electrónica. Este control más riguroso contribuye en gran medida para la evidencia legal adicional y, por ende, para la validez jurídica de un documento ante circunstancias legales.

El sistema eSignature de Docusign ofrece un entorno extremadamente seguro en función de la pista de auditoría, rastreando y registrando todas las modificaciones que hacen los usuarios. 

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