Pérdida de datos: ¿Qué hacer y cómo evitarla?

Las consecuencias de la pérdida de datos en los negocios suelen ser bastante graves. Además de generar un impacto profundo en la reputación, la pérdida de información puede ocasionar la interrupción de las operaciones del negocio.

Causada por errores humanos, invasiones de ciberdelincuentes, desastres naturales o provocados, fallos técnicos y averías físicas, la pérdida de datos supone una serie de inconvenientes en las diferentes esferas corporativas: estratégica, técnica y operativa. 

¡Descubre cómo prevenir y mitigar las consecuencias de la pérdida de datos en este post!

Importancia de la prevención de la pérdida de datos en las empresas

La pérdida de información puede poner en riesgo la continuidad de un negocio, en especial, cuando abarca información confidencial. Por este motivo, es indispensable poner en marcha acciones que eviten las situaciones que puedan generar este efecto. 

Prevenir la pérdida de datos es crucial para mantener una buena imagen corporativa ante los ojos de sus stakeholders — clientes, proveedores e inversores, entre otros. Ten presente que un ciberataque, por ejemplo, pone en riesgo la integridad, la seguridad y la confidencialidad de los datos de los funcionarios, clientes, socios, inversionistas y de cualquier otro público cuya información se almacene en la base de la empresa.

Así pues, mitigar la probabilidad de padecer invasiones o cualquier otro evento que pueda acarrear la pérdida de datos es clave para garantizar una buena relación entre la organización y su entorno. 

Las empresas lidian con una gran cantidad de datos, incluyendo una buena parte relacionada con el sector de ventas. Por lo tanto, la pérdida de información en el área puede ocasionar problemas para operar y vender, tanto por no disponer de los datos necesarios para el funcionamiento normal como por alejar a los clientes. En especial, si un incidente ha expuesto su información financiera.

Principales causas de la pérdida de datos

Perder la información corporativa puede ocasionar profundas pérdidas financieras, y recuperarla, dependiendo del proceso, suele resultar muy costoso.

A continuación, desglosamos brevemente las principales causas de la pérdida de datos:

Error humano

Los errores humanos son unos de los principales motivos que ocasionan la pérdida de datos. Entre las circunstancias más comunes, encontramos: 

• Eliminación accidental de los datos;

• fallos en la instalación de sistemas o aplicaciones;

• cambios en la configuración;

• sobreescritura de archivos.

Problemas en el hardware

Los daños eléctricos y las caídas son las principales razones por las que se generan averías en las máquinas. Cuando los datos almacenados en un hardware averiado no cuentan con un resguardo o copia de seguridad, pueden perderse.

Software corrupto

Un sistema corrupto puede eliminar definitivamente la información. Entre las inconsistencias que más afectan los software, encontramos la saturación en la memoria. Esto causa el congelamiento y el cierre del software mientras estamos registrando datos o haciendo alguna consulta. 

Desastre natural

Los terremotos, los huracanes, los incendios y otros desastres son situaciones ajenas a nuestro control. No obstante, lo que sí podemos evitar es perder los datos recurriendo a ciertas soluciones.

Apagón 

Un apagón implica un determinado tiempo de inactividad, situación que confluye en pérdidas financieras, la imposibilidad de acceder a la información y, a veces, en la pérdida definitiva de los datos.

Virus

Los malwares se han vuelto eventos cada vez más sofisticados, por lo cual, suelen atacar y dañar tanto los software como los datos almacenados en la base.

Mejores prácticas para prevenir la pérdida de datos

Tras presentar las principales causas de pérdida de datos, te brindamos algunos consejos para prevenir esta situación:

Invierte en capacitación

Las capacitaciones son esenciales para reducir los errores derivados de malas prácticas. Cuando los colaboradores entienden qué deben hacer y conocen los medios para asegurar la integridad de la información, la empresa automáticamente logra disminuir los fallos humanos que acarrean la pérdida de la información.

Optimiza la ubicación y el manejo de los equipos

Para evitar las averías físicas de los equipamientos y dispositivos corporativos, se recomienda ubicarlos en sitios seguros, lejos de flujos de agua y de la intensa circulación de personas.

El buen manejo de los equipos también reduce considerablemente la probabilidad de daños como caídas, averías en los cables y otros efectos negativos.

Investiga anomalías 

Revisar los sistemas constantemente reduce la incidencia de ataques cibernéticos y la pérdida de datos derivada de inconsistencias.

Más allá de los puntos señalados, vale la pena adoptar otras medidas preventivas, como:

• Crear copias de seguridad;

• comprar un generador para evitar el cese del suministro de energía;

• agrupar las unidades de disco en subconjuntos lógicos conocidos como agrupaciones de discos o de almacenamiento auxiliar (ASP);

• contar con un plan de detección de amenazas.

Pasos para recuperarse de la pérdida de datos

No basta con adoptar medidas de prevención. A menudo, las organizaciones no logran evitar la pérdida de datos. En virtud de eso, es indispensable considerar e implementar medidas de recuperación, como:

1. Invertir en tecnología

En primer lugar, un negocio que busca recuperarse rápidamente de un episodio de pérdida de datos necesita integrar tecnologías capaces de facilitar la reestructuración de las operaciones. 

Entre las herramientas más interesantes, destacamos los programas de restauración de ficheros tanto de escritorio como en línea.

Además de instalar un firewall potente, es crucial recurrir a la encriptación de datos, así como invertir en soluciones de inteligencia artificial capaces de detectar invasiones y posibles fraudes.

2. Estructurar un plan de recuperación

Un plan de recuperación consiste en una estrategia que engloba medidas de protección de la privacidad, confiabilidad, seguridad e inviolabilidad digital en aras de recuperar la información, evitar el acceso de terceros no autorizados o la pérdida de los datos.

Este plan debe contar con medidas de diferentes índoles que orienten a los profesionales al momento de reaccionar frente a los fallos de sistemas y otras situaciones que generen la pérdida de información.

Además de mitigar los costos de enfrentamiento y de reactivación, el plan es esencial para asegurar el buen funcionamiento del negocio, evitando el cese de las operaciones y la generación de inconvenientes para los públicos corporativos.

3. Hacer copias de seguridad (backups)

Conocida como una de las técnicas de seguridad digital más efectivas, el backup o copia de seguridad tiene como principal finalidad recuperar los datos para restaurar la información en caso de que se pierdan los archivos originales u ocurran accidentes operativos con los equipamientos. 

Al hacer y almacenar copias de los archivos en diferentes espacios o en la nube, la empresa dispone de la información tan pronto como la necesite, evitando los inconvenientes derivados de la pérdida de los datos. Así, en el caso de ataque que ocasione el robo de la información, puede sortear la crisis recurriendo a las copias.

4. Guardar los archivos en la nube

La introducción de herramientas alojadas en la nube permite a los usuarios corporativos acceder a la información dondequiera que se encuentren, solamente deben contar con una buena conexión a internet e informar sus credenciales de ingreso al sistema.

Fíjate que estas soluciones permiten que la empresa almacene la información en un espacio que difícilmente se puede violar. Las plataformas digitales cuentan con numerosas funciones de seguridad avanzadas, como encriptación de grado bancario, copias de seguridad automáticas y una jerarquía de permisos, para que cada empleado solo pueda acceder a los archivos dentro de su autoridad.

Utiliza soluciones de almacenamiento en la nube como Docusign

Entre las herramientas en la nube más aclamadas en la actualidad, encontramos Docusign, con sus soluciones de gestión de contratos y de firma electrónica.

Con más de 200 millones de usuarios en todo el mundo, Docusign ha ido más allá de las firmas electrónicas para convertirse en un referente mundial en la gestión de documentos. Con Docusign CLM, por ejemplo, puede preparar, firmar, actuar y administrar archivos para que todo el ciclo de vida de un contrato se realice digitalmente.

Las soluciones de Docusign ayudan a garantizar la seguridad de la información y de los archivos, ya que los sistemas cuentan con medidas de protección de datos sumamente relevantes, como es el caso del acceso mediante confirmación de las credenciales y el uso de la encriptación.

¡Esto ha sido todo!

Al llegar hasta aquí, esperamos que hayas resuelto tus dudas sobre el impacto de la pérdida de información en las organizaciones modernas. De hecho, perder datos significa perder un importante activo empresarial. 

Por lo tanto, implementar buenas prácticas para prevenir la pérdida de datos y recuperar información ante una eventualidad ha dejado de ser una alternativa para convertirse en una obligación de las empresas que desean asegurar su continuidad en el mercado.

Descubre más sobre el entorno de seguridad digital leyendo nuestro post: “Conoce los 7 mejores métodos de seguridad informática para tu empresa”.