Optimiza los flujos de firma en un ambiente de trabajo híbrido

Diariamente, las empresas se enfrentan a nuevos retos a medida que el mundo se adapta a trabajar en la economía remota. Las decisiones clave se centran en el futuro del trabajo para asegurar que los empleados sigan siendo productivos, sin importar si es de forma presencial, a distancia o híbrida. 

Es una realidad que ser productivo no tiene que ver dónde trabajen los empleados, sino equiparlos con las mejores herramientas que les permitan ser productivos desde el lugar donde se encuentren. 

Los flujos de trabajo comunes como contratación e incorporación, aprobaciones de contratos de ventas y aperturas de cuentas tienen un requisito en común: una firma. La buena noticia es que estos procesos son los que Docusign eSignature puede digitalizar y optimizar, ahorrando tiempo a los empleados y aumentando su eficiencia sin importar cuál sea su ubicación.

Echemos un vistazo a las capacidades clave de eSignature que te ayudan a mejorar los flujos de envío y firma en cada paso del proceso contractual: durante la preparación, por todo el proceso de firma y una vez que está completo el documento.

Optimización en la preparación de acuerdos 

Es posible que trabajes en muchos acuerdos a la vez. Queremos ayudarte a reducir la fricción cuando preparas tu acuerdo para firmarse vía electrónica. Es por eso que hemos integrado tres capacidades clave que pueden ayudarte a lograrlo:

Plantillas

Muchas empresas envían a firmar documentos estándar de forma repetida, sin importar si es un documento de incorporación o un acuerdo de confidencialidad. Imagina lo que es llenar todas las veces todos los campos necesarios: es un proceso increíblemente tardado y manual. Afortunadamente, eSignature incluye plantillas que te permiten crear un documento estándar con destinatarios específicos, papeles para cada destinatario y campos para firmar que puedes guardar y reutilizar en el futuro. No hay necesidad de crear manualmente un nuevo documento cada vez. Obtén más información.

Visibilidad de documentos

Digamos que envías un acuerdo a dos destinatarios, pero algunos de los documentos contienen información sensible y quieres que solo uno de los destinatarios la vea. En una configuración tradicional, tendrías que enviar dos acuerdos distintos e incluir un documento separado para cada persona. Si crees que es un proceso tardado, estás en lo correcto. Con visibilidad de documentos, puedes agregar a ambos destinatarios al acuerdo y configurar permisos del nivel de acceso que tiene cada destinatario a los documentos en el acuerdo. Ya no hay necesidad de enviar múltiples acuerdos: ahorra tiempo y elimina pasos adicionales. Obtén más información.

Envío programado

Estás listo para enviar la plantilla con todos los permisos, pero ya es tarde y quieres asegurarte de que el signatario vea el acuerdo en el momento más adecuado. Normalmente, guardarías el acuerdo como borrador y a la mañana siguiente lo enviarías, pero con Envío programado puedes seleccionar una fecha y hora para programar que el correo se envíe automáticamente. Obtén más información

Aceleración del proceso de firma

Entendemos que completar acuerdos rápidamente puede marcar una diferencia, ya sea por brindar una mejor experiencia para todos o por acelerar la obtención de beneficios. Por esta razón hemos diseñado funciones que ayudan a eliminar cuellos de botella y pasos manuales que posiblemente estén ralentizando los procesos contractuales. 

Envío condicional 

La mayoría de los procesos para documentos y flujos de aprobación involucran a múltiples signatarios y con frecuencia son complejos, repetitivos y tardados. El envío condicional ayuda a optimizar escenarios complejos de envío al permitirte configurar reglas y enviar de forma dinámico un sobre a diferentes usuarios según los datos ingresados. Puedes hacer envíos con base en distintos campos como cantidad en dólares, números, texto, menús despegables, botones de opciones y fórmulas.

Por ejemplo, una compañía cuya política es que cualquier orden de compra mayor a $5,000 tiene que ser enviada al gerente, cualquier cantidad que supere los $10,000 necesita la aprobación del vicepresidente. En vez de monitorear quién necesita aprobar qué y después enviar la orden de compra para su aprobación, puedes automatizar todos los procesos. eSignature te permite configurar fácilmente una plantilla con reglas integradas dependiendo de la cantidad de la orden de compra, para que el sistema sepa con exactitud cuándo enviarla y a quién. Obtén más información 

Grupos de firma 

En ciertos casos, es posible que recibas la autorización de un departamento o grupo específico, como RRHH o Jurídico. En vez de enviar el documento a una persona y esperar a que lo reciba, puedes usar grupos de firma para eliminar los cuellos de botella. Los grupos de firma te permiten enviar un documento a un grupo predeterminado de destinatarios y permitir que cualquier otro miembro del grupo lo abra y firme tus documentos. Obtén más información 

¿Y qué pasa ahora que los destinatarios han firmado los acuerdos? 

Automatización de pasos post firma 

Acciones contractuales

Preparaste el acuerdo, lo enviaste con función automática y ha sido firmado. Es posible que tengas que archivarlo o hacer un reporte sobre la información. Con frecuencia estos pasos se completan de forma manual una vez que el acuerdo ha sido firmado. ¿Y si se pudieran automatizar estos procesos? 

Te tenemos una buena noticia: ahora puedes hacerlo con Acciones contractuales, nuestra herramienta de automatización que no requiere códigos. Acciones contractuales te permiten configurar reglas que automatizarán las tareas una vez que esté completado el acuerdo. Puedes crear una regla que archive automáticamente los acuerdos en tu ubicación en la nube preferida o que exporte datos de los acuerdos hacia una hoja de cálculo Google o Excel en línea para que puedas hacer un reporte. Por último, puedes activar automáticamente un flujo de trabajo CLM (gestión de ciclo de vida de contratos). 

Mejor envío y gestión de sobres 

Acceso compartido

Con frecuencia, los propietarios del proceso no envían los acuerdos a firma, o algunos veces otras personas los envían a su nombre. Para poder lograrlo, hay que seguir varios pasos manuales que permitan a un usuario enviar y gestionar acuerdos a su nombre. Por esta razón, nos entusiasma compartir que próximamente lanzaremos una nueva función: acceso compartido. Podrás otorgar permisos fácilmente a otro usuario para que envíe y/o administre sobres a tu nombre. Este usuario asignado podrá hacer casi de todo, como enviar nuevos acuerdos o tomar acción con acuerdos existentes, como corregir, anular, copiar, etc. Dar acceso compartido te permite eliminar cuellos de botella en el proceso de envío y mantiene a tu negocio en movimiento. 

Con todas estas capacidades clave, puedes permitir a los equipos ser productivos desde cualquier lugar, sin importar si trabajan en la oficina o desde casa. Para obtener más información sobre cómo Docusign eSignature puede ayudar a optimizar los flujos de trabajo e impulsar la eficiencia de tu empresa, comunícate con tu equipo de ventas.