Cómo crear un modelo de contrato de manera simple y rápida

Cuando se trata de los contratos más comunes, puede ser útil recordar ese viejo dicho: no reinventar la rueda. ¿Por qué construir algo desde cero cuando ya tiene acceso a la solución que necesita?

Muchos modelos de contrato y documentos son reutilizables: Acuerdos de confidencialidad, SOW, acuerdos estándar generalmente tienen la misma información completada del lado del remitente cada vez que se envían.

Una aplicación de firma electrónica como Docusign eSignature puede agilizar todo el proceso de crear un modelo de contrato, porque ofrece una amplia biblioteca de plantillas para muchos formularios y contratos de uso común que se pueden personalizar según sus especificaciones y guardar para uso repetido.

En esta guía, cubriremos todo lo que necesitas saber sobre la redacción de contratos y formularios en Docusign eSignature, desde uso de plantillas hasta el envío para la firma electrónica.

Comienza con una plantilla 

Las plantillas ayudan a simplificar el proceso de envío cuando envías documentos iguales o similares con frecuencia, o envía documentos al mismo grupo de personas.

Al redactar una plantilla, puedes incluir los nombres de personas específicas o puedes crear roles de marcador de posición. Un rol de marcador de posición es un campo que se puede completar para cada nueva persona que recibe el documento. Hay dos formas de crear una plantilla:

• Utiliza tu propio documento. Esta es una buena opción si ya tienes un documento finalizado, pero deseas agilizar el proceso de actualización de campos variables como nombres, fechas o precios. Simplemente, copia y pega el texto de tu documento en el editor de plantillas y luego agrega los campos necesarios.

• Utiliza una plantilla de Docusign. Si no deseas comenzar desde cero, puedes usar una plantilla de Docusign existente y ajustarla a tu caso de uso. Cuando finalicen tus ediciones, la versión actualizada se guardará como una nueva plantilla.

Una vez que se crea tu plantilla, se guarda directamente en tu cuenta. Si necesitas realizar cambios en la plantilla, haz clic en "editar" tal como lo hizo al personalizar una plantilla existente.

Los casos de uso comunes que son adecuados para una plantilla de Docusign incluyen:

• Acuerdos de confidencialidad 

• Contratos de venta

• Declaración de trabajo 

• Formulario de contacto de emergencia 

• Solicitud de crédito 

• Acuerdo de retención 

• Órdenes de compra

• Acuerdos con proveedores

• Carta de oferta de empleo

Para obtener una guía detallada sobre cómo comenzar con una plantilla de Docusign, consulta nuestra guía Trabajando con Plantillas. 

Captura información con campos 

Docusign eSignature te permite agregar diferentes tipos de campos a tu documento. Son casillas en blanco dentro del documento que rellena el firmante. Cada campo tiene un uso específico:

• Las casillas de texto permiten al firmante introducir información libremente. Estos pueden tener carácter y formato limitados según sea necesario. 

• Las líneas iniciales permiten a los firmantes reconocer secciones específicas del documento agregando sus iniciales. 

• Los botones de radio muestran una lista de opciones y limitan el firmante a una selección.

• Los menús desplegables funcionan como botones de opción, pero solo muestran la lista cuando el firmante hace clic en el cuadro desplegable. 

• Las casillas de verificación muestran una lista de opciones y permiten al firmante seleccionar varios elementos. 

• Los elementos de pago recopilan información de pago del firmante directamente en el documento.

Para obtener información más detallada sobre los campos y cómo usarlos, consulte nuestras guías sobre tipos de campos y cómo agregar campos. 

Colabora en tiempo real con Comentarios 

Una vez que hayas redactado y revisado tu contrato, envíalo a la otra parte para preguntarle si tiene alguna pregunta o si desea realizar cambios. Cualquier comentario se puede hacer directamente en el documento utilizando la función Comentarios. Esta herramienta permite que todas las partes colaboren dentro del documento en tiempo real.

Si una pregunta o comentario debe ser abordado por una persona específica, esa persona puede ser etiquetada, ya sea dentro o fuera de la organización que redacta el contrato. Cuando se hace una pregunta delicada que requiere una consulta interna, se puede discutir en privado dentro del comentario antes de responder a la otra parte.  

Recopila información con PowerForms

PowerForms tiene todas las características de una plantilla, pero el firmante las completa en lugar del remitente. El PowerForm se envía a través de una URL única que no requiere que el firmante inicie sesión. Esto disminuye la fricción en el proceso de llenado del formulario y permite una firma más fácil.

Los PowerForms son ideales para casos de uso en los que no se sabe quién es el firmante de antemano. Estos son algunos ejemplos de casos de uso comunes:

• Aperturas de cuentas nuevas

• Solicitud de seguros

• Formularios de admisión de pacientes

• SOW

• Manuales y políticas para empleados

Para obtener una guía detallada sobre cómo usar PowerForms, consulte nuestra guía sobre cómo crea un formato para firma electrónica con Docusign PowerForms.

Envía tu documento a través de Docusign eSignature 

Cuando haya terminado de redactar y agregar campos, es hora de enviar los documentos para su revisión y firma. Enviar un documento para su firma electrónicamente es fácil, profesional y seguro. También es la forma más rápida de obtener el contrato firmado y refrendado.

Comienza una prueba gratuita

La próxima vez que redactes un contrato, no tendrás que empezar de cero. Con las plantillas personalizables, es fácil obtener un contrato que ya tenga su información preestablecida completada.

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