Simplifica la gestión de obligaciones contractuales

Las soluciones de gestión contractual ayudan a optimizar el ciclo de vida de contratos al automatizar tareas manuales, centralizar el almacenamiento de contratos y estandarizar los flujos de trabajo contractuales. El proceso contractual no termina cuando se firma un acuerdo. Para las organizaciones que crecen rápidamente y que gestionan un alto volumen de contratos, el proceso de monitorear y gestionar obligaciones contractuales es otro aspecto del ciclo de vida de contratos que puede abrumar fácilmente a los equipos jurídicos que tienen la tarea de asegurar que la empresa cumplirá con sus obligaciones. 

Gestionar obligaciones puede ser difícil y tedioso, en especial cuando se quiere identificarlas y monitorearlas a escala; sin embargo, la mayoría de los clientes en la actualidad aún lo hacen manualmente, o no lo hacen, lo que los hace propensos a cometer errores y tener descuidos que resultan en fuga de ingresos, riesgos normativos y financieros, y desperdicio de oportunidades de ahorro.

En este blog exploramos retos comunes de gestión de obligaciones contractuales y cómo las herramientas de gestión contractual pueden ayudar a simplificar este proceso incluso cuando aumenta el volumen de contratos.

¿Qué son las obligaciones contractuales?

Por definición, un contrato es un acuerdo entre dos o más partes donde se crean obligaciones mutuas respaldadas por ley. Una obligación contractual puede tener diferentes formas, incluyendo la finalización de ciertas tareas, la evasión de ciertos actos, la entrega de productos o servicios, y la liquidación de un pago. Las partes que no cumplan con sus obligaciones pueden enfrentarse a consecuencias jurídicas. Monitorear obligaciones ayuda a las empresas a cumplir con sus obligaciones y reducir el riesgo contractual.

Estas obligaciones pueden ser sencillas como términos de pago (El inquilino pagará la renta durante los primeros cinco días del mes) o tan minuciosas como los requisitos de cifrado de los estándares de privacidad de datos.  

Algunos tipos de obligaciones comunes son:

• Solicitud de verificación de antecedentes

• Solicitud de certificación sobre seguro

• Términos de cumplimiento

• Créditos/penalizaciones/rembolsos

• Facturación y términos de pago

• Requisitos de aviso

• Publicación de disponibilidad

• Convenios restrictivos

• Compromiso de nivel de servicio

• Requisitos de rescisión 

A continuación, podrás ver algunos de errores de gestión contractual que podrían cometer las empresas cuando no cuentan con la manera correcta de identificar, monitorear y reportar obligaciones contractuales. 

Errores en entrega de servicios/cobros

Cuando una compañía no tiene la visibilidad adecuada sobre sus obligaciones contractuales, es posible que complete la venta pero que no pueda brindar el servicio al cliente de manera oportuna. Se pueden cometer errores similares con la calidad o la entrega integral del servicio. De forma similar, la compañía también puede activar el servicio, pero no hacer el cobro de manera correcta.

Obligaciones no aplicadas

Dependiendo de la actividad tras la activación, los clientes pueden imponer penalidades o cuotas a la empresa por servicios adicionales, límites superados o incumplimiento de obligaciones. Si la compañía no comprende en su totalidad el contenido de sus acuerdos, se perderá de oportunidades para obtener ingresos adicionales.

Cláusulas de renovación automática

Cuando no tienen una forma sencilla de monitorear las fechas de renovación de contratos en su portafolio, las empresas pueden permanecer en contratos costosos durante más tiempo del deseado. Una visión más amplia de las obligaciones contractuales con proveedores da a las empresas más tiempo para evaluar la relación y firmar una renovación con más espacio para:

• Renegociar términos de pago y entrega

• Disminuir costos

• Aprovechar descuentos por volumen

• Aumentar los niveles de desempeño

• Abordar problemas en la relación 

Confiar solo en los procesos manuales para monitorear las obligaciones contractuales (o no monitorearlas en lo absoluto) con socios de negocio significa que la compañía está expuesta a fuga de ingresos, riesgos normativos y financieros, y desperdicio de oportunidades de ahorro. 

Presentamos Obligaciones Contractuales para Docusign CLM

La función Obligation Management para Docusign CLM ayuda a las empresas a monitorear y gestionar fácilmente sus compromisos con clientes, así como sus obligaciones con proveedores. Esta nueva funcionalidad hace posible reportar y visualizar obligaciones específicas dentro de los acuerdos.

Con Obligaciones Contractuales, los profesionales contractuales pueden monitorear términos y fechas límite importantes, como fechas para enviar avisos de rescisión y certificado de requisitos para seguros, para asegurar el cumplimiento oportuno de las obligaciones y evitar riesgos. 

Así, por ejemplo, a medida que un gerente de compras revisa un acuerdo de servicio maestro de terceros, puede capturar que el acuerdo los obliga a dar al proveedor un aviso de rescisión con 90 días de anticipación. Después, esta obligación se monitorea, con fecha límite y registro no solo en su reporte de obligaciones estándar, sino también en la página Party 360 para dicho proveedor, asegurándose así de llevar registro de esta obligación y evitar cualquier penalización por incumplimiento. Esta experiencia optimizada ayuda a los usuarios a estar al corriente de sus obligaciones con socios y viceversa.  

Una gestión efectiva de obligaciones contractuales también es importante para otros departamentos que manejan un gran volumen de contratos, como contratos de ventas, para asegurar que la empresa esté cumpliendo sus compromisos con clientes.

Obtén más información sobre cómo puedes usar Docusign CLM para monitorear y gestionar obligaciones contractuales.