Legal operations: ¿cómo optimiza el área legal de una empresa?

De acuerdo con la investigación anual “Legal Department Operations (LDO) Index 2020”, realizada por Thomson Reuters abarcando 223 departamentos jurídicos, el 81% de los sectores encuestados señalaron que cuentan con personal especializado para desarrollar sus operaciones legales —Legal Ops—.

Asimismo, este estudio también ha indicado que la inclusión de profesionales capacitados para emprender ese tipo de actividad ha aumentado a lo largo del tiempo, una vez que en 2019 el reporte señaló que apenas 57% de los departamentos contaban con equipos especializados.

Esto quiere decir que, los departamentos legales son cada vez más conscientes de la necesidad de contratar y confiar en profesionales experimentados para desarrollar sus operaciones jurídicas. Pero, en definitiva, ¿qué son las Legal Ops?

A continuación, presentamos a detalle su concepto, importancia para los negocios y mencionamos cómo la tecnología puede optimizar las actividades de los departamentos legales.

¡Continúa leyendo y aprende más sobre este tema!

Legal Ops: ¿Qué es y por qué es importante para las empresas?

Ante un mercado cada vez más competitivo y atento al compliance, abordar temas relacionados con derecho y tecnología se ha convertido en una actividad cotidiana. 

De hecho, los avances tecnológicos en el ámbito jurídico acaparan tanto las innovaciones presentadas por el mundo moderno como la necesidad de adaptarse a este medio, más exigente y disruptivo.

Las Legal Operations, conocidas también como Legal Ops, son un concepto que surgió en 2008 en el rubro inmobiliario y, a raíz de la evolución del mercado jurídico, ha ingresado de forma contundente a este entorno. 

De modo general, podemos definirlas como un conjunto de actividades, negocios y profesionales que permite a los departamentos legales atender a sus clientes de forma más eficaz en virtud de la aplicación de prácticas comerciales en los procesos de prestación de los servicios típicos del área. 

Con la finalidad de mejorar la capacidad de todo el equipo jurídico, las Legal Ops fomentan la planificación estratégica, la gestión de proyectos y la experiencia en tecnología asignándole al equipo jurídico apenas los trámites legales, es decir, priorizando las tareas originales y esenciales de los abogados.

Como se ocupa únicamente de las actividades operacionales esenciales que no involucran la práctica jurídica en sí, permite que los abogados corporativos enfoquen su atención y centren sus esfuerzos en la ejecución de las actividades complejas que, de hecho, demandan conocimiento técnico y experiencia en el campo.

En esencia, para que las operaciones legales sean realmente efectivas y añadan valor al negocio, es imprescindible que los profesionales cuenten con una amplia combinación de habilidades incluyendo:

• Planificación estratégica;

• Gestión financiera;

• Gestión de proveedores;

• Administración tecnológica;

• Análisis de datos jurídicos.

Así pues, podemos decir que las Legal Ops han posibilitado que los departamentos jurídicos se conviertan en piezas estratégicas de las empresas contemporáneas no solo a causa de la aceleración de los procesos expresamente técnicos, sino también por el hecho de:

• Contribuir con el compliance;

• Favorecer la realización de negocios mucho más rentables;

• Acercar el campo jurídico a las otras áreas corporativas y al core business;

• Contribuir con datos relevantes para la toma de decisión estratégica.

Tecnología al servicio de los departamentos legales

Una de las funciones principales de las Legal Ops es auxiliar el sector jurídico a encontrar la tecnología más adecuada para ejecutar un proceso específico evitando el uso indiscriminado y abusivo de recursos organizacionales, así como los procedimientos que puedan enlentecer las actividades del sector.

En lo que concierne a la relevancia de la innovación para las Legal Ops, el uso de recursos tecnológicos potencializa la productividad del equipo jurídico, por esta razón, es imprescindible adoptar recursos que afiancen los procesos y garanticen la velocidad de las actividades como es el caso de las soluciones de Big Data, Business Intelligence e Inteligencia Artificial. 

En términos generales, estos tipos de innovaciones posibilitan acceder y procesar una gran cantidad de datos proporcionando así, insights muy importantes para la toma de decisión de los profesionales de Derecho. Pero, al fin y al cabo, ¿cuáles herramientas tecnológicas optimizan el desempeño de las operaciones legales?

A continuación, conoce 3 herramientas que no pueden faltar en el área:

1. Software de gestión jurídica

Una buena herramienta debe permitir que el departamento adecue sus parámetros a la operación y colabore con la extracción de datos, es decir, debe posibilitar su integración con otras herramientas con la finalidad de absorberlos y transformarlos en dashboards que sean claros y visibles no solo para el sector jurídico, sino también para toda la empresa.

Asimismo, para que un programa de esta suerte realmente proporcione ventajas al departamento necesita ser escalable y permitir que las diferentes áreas corporativas interactúen mediante workflows de forma fluida contribuyendo con la ejecución de los procesos y, por consiguiente, con la rentabilidad del negocio. 

2. Almacenamiento en la nube

Como has visto, el intercambio informacional forma parte del cotidiano de los equipos de Legal Ops, por lo tanto, garantizar el rápido acceso a los datos empresariales mediante la utilización de recursos en la nube es una excelente alternativa estratégica.

Al contar con este tipo de recurso, el equipo puede aportar y recibir datos relevantes en tiempo real promoviendo así, una toma de decisión y la definición de acciones jurídicas mucho más acertadas y de acuerdo con la realidad corporativa.

3. Solución de firma electrónica

El hecho de poder cerrar negocios, prestar consentimientos y contratar personal, independientemente de la localización de las partes involucradas es una de las razones que fundamentan la adopción de soluciones de firma electrónica.

En efecto, al disponer de este tipo de solución, el equipo de Legal Ops puede acelerar el proceso de firma de documentos manteniendo vigentes los plazos y contando con el respaldo jurídico necesario para garantizar el cumplimiento de las cláusulas especificadas en el documento.

En este sentido, es importante señalar que esta solución atiende las normativas legales de la mayor parte de los países**,** por este motivo, se la considera como una solución fabulosa para ampliar la zona de cobertura de la empresa y potencializar las oportunidades de negocio.

¡Hasta aquí hemos llegado!

En definitiva, las Legal Ops se han transformado en un poderoso diferencial de mercado para las empresas principalmente en virtud de su gran potencial para mitigar los costos, aumentar la productividad tanto de los equipos dedicados a sus prácticas como de los abogados que pueden centrarse en tareas realmente relevantes y fomentar el cumplimiento legal.

Luego de leer nuestra publicación, ¿crees que tu empresa puede rendir mucho más incorporando una solución de firma electrónica? Entonces, aprovecha la ocasión y comunícate ahora mismo con nuestro equipo de profesionales.