Reduce los costos de la gestión de contratos de una PYME

La gestión de contratos puede compararse a un grifo: al cerrarlo adecuadamente, permite economizar agua; por el contrario, cuando no lo hacemos como amerita, ocasiona pérdidas importantes y paulatinas, tanto en términos de recursos como finanzas. Pero, en definitiva, ¿qué queremos decir con esto?

¡Simple! 

La analogía sirve para recalcar que una administración de contratos eficiente, controlada y orientada hacia la economía de costos y recursos se ha convertido en un factor crítico para las empresas, principalmente si consideramos las presentes condiciones de mercado, caracterizadas por una extremada oscilación e inseguridad.

Por lo tanto, aprender a gestionar contratos en una PYME teniendo en cuenta las mejores prácticas configura un poderoso punto a favor del negocio permitiendo emprender alianzas comerciales más beneficiosas, menos costosas y, por ende, más rentables.

Y por su importancia, a continuación, te brindamos 6 formas de reducir los gastos inherentes a la gestión de contratos. 

1. Establece relaciones comerciales sanas

El primer paso rumbo a una efectiva gestión de contratos consiste en seleccionar con cautela a quienes integrarán el círculo de proveedores de tu PYME.

En este sentido, vale la pena investigar la reputación de las empresas en el mercado buscando identificar su nivel de compromiso con los partners de negocio y la calidad de sus productos y/o servicios, así como analizar si las soluciones ofrecidas atienden las demandas de tu organización.

Asimismo, la compañía debe tomar decisiones considerando aspectos relacionados con el potencial de cumplimiento legal del futuro proveedor.

Todos estos cuidados son favorables para la mitigación de gastos derivados de la administración de contratos, pues aumentan la probabilidad de lidiar con empresas comprometidas, que entreguen las mercancías, materia prima e insumos necesarios para el funcionamiento del negocio en tiempo y forma evitando de este modo, seguir un protocolo de urgencia y optar por otras organizaciones, lo que efectivamente puede acarrear costos más elevados.

2. Prioriza el cumplimiento en tu negocio

En el punto anterior, señalamos la importancia del compliance del posible partner de la PYME, ahora, necesitamos enfocarlo bajo la óptica de tu empresa.

Cuando no respetamos plazos y/o las condiciones establecidas en los contratos, ya sea con proveedores, colaboradores o clientes, nos ponemos en una posición muy vulnerable, pues damos lugar a multas y una serie de inconvenientes financieros que pueden incrementar los costos y de este modo, incidir negativamente en el panorama financiero del período.

La ecuación es clara: Al añadir multas, recargos, indemnizaciones y otros cobros a los costos del negocio, reducimos el margen de beneficio, lo que conlleva a una pérdida en la rentabilidad.

Para evitar este tipo de situación, es indispensable que la compañía tenga un rígido control de los contratos maximizando así, la probabilidad de cumplimiento.

3. Revisa regularmente los contratos vigentes

Este punto está estrechamente relacionado con el anterior, puesto que el cumplimiento depende del análisis regular de los contratos.

De hecho, poner atención en el estado de los contratos vigentes permite asegurar que las cláusulas de los diferentes documentos se obedezcan con precisión evitando así, perjuicios financieros y un aumento innecesario en los costos.

Es importante señalar que una PYME cuenta con muy pocos colaboradores y casi siempre, el emprendedor se ocupa de gestionar diferentes sectores, incluso, el de contratos y esto es un arma de doble filo: por un lado, el emprendedor tiende a estar más pendiente de situaciones que puedan resultar en un aumento de costos, por otro lado, enfrenta numerosas dificultades tanto en términos de gestión de tiempo como de conocimientos específicos.

Sabemos que reservar un tiempo de la agenda para gestionar los contratos puede ser una tarea engorrosa y estresante, sin embargo, llevarla a cabo es indispensable para la salud financiera del emprendimiento por varios motivos, pues:

• Fomenta la conformidad, destacando nuevamente este punto por su relevancia.

• Evita que la empresa pague por productos o servicios que no utiliza.

• Permite identificar inconsistencias en la relación con los proveedores, colaboradores y otros stakeholders.

• Detecta las alianzas que han sido más rentables, productivas y menos costosas.

4. Automatiza los procesos

Una gestión de contratos informal suele resultar en documentos corporativos de muy bajo desempeño exponiendo así, el negocio a costos inflacionarios y a una contracción en su capacidad de negociación.

Ante este contexto, la automatización se posiciona como una alternativa efectiva, viable y sumamente efectiva para la disminución de costos, pues ayuda el gestor a:

• Monitorear los contratos;

• Acceder a información acerca de su desempeño;

• Acompañar los resultados;

• Prestar atención a los plazos que deben cumplirse;

• Recordar sus derechos frente al proveedor.

5. Usa la tecnología a tu favor

Para automatizar los procedimientos típicos de gestión de contratos, es indispensable contar con el apoyo de la tecnología como softwares y aplicaciones. Estas herramientas permiten automatizar muchas actividades manuales acelerando de este modo, las tareas inherentes al control y a la verificación de contratos.

Además de aportar más celeridad a los procedimientos, estas soluciones fomentan su calidad, ya que evitan la ocurrencia de errores, fallas e inconsistencias derivadas de la intervención humana, lo que resulta automáticamente en una reducción de costos.

6. Recurre a la firma electrónica

Entre las tecnologías más efectivas para la gestión de contratos, encontramos a la firma electrónica en especial, en virtud de la posibilidad de aceptar acuerdos independientemente de la localización geográfica entre las partes interesadas.

La firma electrónica usa mecanismos de seguridad avanzados como criptografía, certificado digital, doble factores de autenticación para comprobar la identidad y la autenticidad de una persona, ya sea natural o jurídica, manteniendo vigentes los estándares de seguridad de la versión tradicional. 

Por este motivo, este recurso se ha convertido en la solución ideal para las PYMES que buscan optimizar la velocidad de la aceptación de contratos y acuerdos, revisión de cláusulas, entre otros procesos inherentes a la gestión de este tipo de documento.

¡Pero esto no es todo!

A continuación, fíjate en sus principales beneficios:

• Evita desplazamientos innecesarios como viajes y el envío de documentos impresos.

• Aumenta la seguridad de los datos almacenados.

• Disminuye los costos operacionales —impresión de documentos.

• Promueve la responsabilidad ambiental en los negocios —reducción de emisiones y uso de materiales contaminantes.

Como ves, disminuir los costos en la gestión de contratos de una PYME no es una tarea compleja, basta contar con recursos que permitan acelerar los procedimientos al paso que eleven su calidad como es el caso de una poderosa herramienta de firma digital.

Si crees que una solución de este tipo sería interesante para tu negocio, ¡contáctanos inmediatamente! Tenemos la solución ideal para ayudarte a optimizar la gestión de contratos.