Estrategias éticas para equipos legales internos en 2026

A finales del año pasado, muchos equipos legales internos seguían lidiando con contratos dispersos y almacenados en bandejas de entrada, unidades compartidas y sistemas heredados. Esta desorganización no es solo un dolor de cabeza; es un riesgo potencial. Los plazos incumplidos, la pérdida de documentos y las violaciones de datos pueden conducir a fallas de cumplimiento.

Jessica Nguyen, subdirectora jurídica de Docusign y directora de Contract Nerds, una comunidad gestionada por Docusign, dirigió recientemente un grupo de expertos en una conversación centrada en poner orden en la gestión de contratos, con el fin de apoyar el cumplimiento normativo y proteger a las organizaciones, los clientes y los equipos mediante la mitigación de riesgos innecesarios. 

Entre los panelistas se encontraban: Harry Hall, asesor general asociado de Sensata y Tashmin Ali, consejera general en Docusign, responsable del equipo de compras global y de la función de aceleración comercial.

La conversación analizó cómo los deberes éticos en torno a la competencia, la confidencialidad y la supervisión obligan a los departamentos legales a replantear su enfoque de la tecnología y la gestión de la información.

También hablaron de cómo la gestión moderna y centralizada de contratos, especialmente cuando la impulsa la IA, puede ayudar a las organizaciones a cumplir con sus obligaciones profesionales, reducir el estrés y preparar equipos para el éxito en el nuevo año. 

Echemos un vistazo a algunos de los puntos clave. 

El caos de los contratos no es únicamente un problema operativo, sino también ético

El panel comenzó con una pregunta engañosamente sencilla: ¿Cómo pueden los contratos desorganizados o faltantes poner directamente en riesgo a una compañía?

En los ejemplos presentados, surgió un tema recurrente: cuando los equipos legales carecen de visibilidad sobre sus acuerdos, pueden perder la capacidad de actuar con diligencia, competencia y supervisión eficaz. Los plazos de renovación incumplidos, las obligaciones pasadas por alto y las condiciones de los contratos incoherentes no solo generan riesgos financieros, sino que también pueden afectar a las obligaciones profesionales fundamentales:

• La diligencia (Regla 1.3 de la ABA) exige que los abogados actúen con una diligencia razonable y prontitud en la representación de un cliente. Pero no puedes cumplir plazos que no puedes ver.

• Supervisión (Reglas de la ABA 5.1 – 5.3). Los abogados gestores deben implementar sistemas que den una garantía razonable de que cumplen con las Reglas de Conducta Profesional y deben monitorear activamente el trabajo de los abogados subordinados. Y las reglas extienden las funciones de supervisión a asistentes legales, investigadores, personal de TI, personal administrativo y otros que no son abogados. Los sistemas desorganizados pueden hacer que sea imposible supervisar eficazmente a los equipos, proveedores y procesos automatizados.

• Confianza del cliente y de la empresa. Las repetidas “sorpresas” erosionan la confianza en los equipos legales como socios estratégicos.

La desorganización no es neutral. Cuando los contratos se dispersan entre bandejas de entrada, unidades compartidas y sistemas heredados, el riesgo potencial se agrava. 

La pérdida de visibilidad amplifica tanto el riesgo empresarial como el ético

Cuando se les preguntó sobre los mayores riesgos de perder visibilidad de los contratos, los panelistas destacaron dos amenazas. En primer lugar, las filtraciones financieras, el incumplimiento normativo y el debilitamiento de la capacidad de negociación. Y el riesgo ético, que se manifiesta como la incapacidad de demostrar controles razonables, salvaguardar la información confidencial (Regla 1.6 de la ABA) o garantizar un asesoramiento consistente. Quizás lo más preocupante es cuán invisibles pueden ser a veces estos riesgos hasta que una auditoría, disputa o investigación regulatoria expone las brechas existentes. 

Los panelistas coincidieron en que la visibilidad es una forma de control. Sin ello, incluso los equipos legales con buenas intenciones tienden a operar de manera reactiva.

La centralización es una base, no un “extra”

El debate también abordó la estrategia y los errores que cometen muchos equipos jurídicos al organizar los datos de los contratos. El panel fue claro: la centralización por sí sola no es suficiente. Los equipos exitosos piensan de forma holística sobre la gobernanza de datos (¿quién puede acceder a qué y por qué?), los controles de seguridad (cifrado, licencias basadas en roles y las auditorías) y la estandarización (metadatos consistentes, convenciones de nombres y estructuras de cláusulas).

Los equipos que tienen dificultades suelen tratar los repositorios de contratos como un almacenamiento pasivo, en lugar de como sistemas vivos que respaldan el cumplimiento normativo y la toma de decisiones. La realidad es que un sistema de contratos centralizado debe diseñarse para su uso, no solo para su almacenamiento, además, debe respaldar la rendición de cuentas, la presentación de informes y la gestión proactiva de riesgos.

La gestión moderna de contratos no solo ayuda a reducir el riesgo. Puede posicionar a los equipos legales como socios estratégicos, lo que permite cerrar acuerdos más rápidamente y obtener mejores resultados comerciales.

La IA puede fortalecer la ética si se implementa adecuadamente

La IA y la automatización destacaron prominentemente en la conversación del panel, con una discusión matizada de tanto la oportunidad como la responsabilidad. Los ponentes destacaron que la IA puede revelar riesgos ocultos, monitorizar las obligaciones a gran escala, además, reducir el error humano y el agotamiento. Pero estos beneficios solo se materializan con una supervisión intencionada. El deber de competencia tecnológica (Regla 1.1 de la ABA, Comentario 8) exige que los equipos legales comprendan los beneficios y riesgos asociados a las herramientas que despliegan, en lugar de confiar ciegamente en ellas.

Los equipos responsables implementan correctamente la IA validando los resultados de la IA, manteniendo la revisión humana para decisiones riesgosas y definiendo claramente la responsabilidad para los flujos de trabajo automatizados. El consenso es que la IA, cuando se implementa adecuadamente, puede amplificar el juicio ético en lugar de reemplazarlo. 

La ineficiencia tiene un costo humano y eso también es un problema ético

Una de las partes más resonantes de la conversación abordó el bienestar de los abogados.

El caos operativo conduce a una presión crónica por cumplir los plazos, una cultura de simulacros de incendio, además, un aumento del agotamiento y la rotación. Los panelistas relacionaron esto directamente con el establecimiento de la Resolución 105 de la ABA (Reunión Semestral 2018), que presenta el bienestar de los abogados como un imperativo ético. 

En escenarios que implican plazos incumplidos y un estrés creciente, las infracciones éticas pueden surgir no por malas intenciones, sino por fallos sistémicos debido a una propiedad poco clara, falta de herramientas y cargas de trabajo insostenibles.

Todos coincidieron en que los sistemas que reducen el caos no solo protegen al negocio: también protegen a su gente.

Medidas prácticas que los equipos legales pueden adoptar ahora

A continuación se presentan algunas recomendaciones concretas, compartidas por los panelistas, para los equipos listos para modernizarse: 

• Crea una única fuente de verdad para los contratos.

• Asigna una propiedad clara para las etapas del ciclo de vida del contrato.

• Integra la gobernanza y la seguridad en los sistemas desde el primer día.

• Trata la adopción de la IA como un esfuerzo de gestión del cambio, no solo como una actualización tecnológica.

• Mide el éxito no solo por eficiencia, sino también por la reducción del estrés y menos sorpresas.

Comienza el año con claridad, no con caos

El panel cerró con un recordatorio contundente: muchas crisis relacionadas con contratos son evitables, como aquellas que surgen no por falta de inteligencia o esfuerzo, sino por sistemas obsoletos y riesgos ocultos.

Al invertir en una mejor visibilidad, herramientas más inteligentes y flujos de trabajo sostenibles, los equipos legales pueden cumplir con sus obligaciones éticas con mayor confianza y comenzar el año con claridad.