Gestión de contratos con proveedores: ¿cuál es su importancia?

Gestionar adecuadamente los contratos con proveedores proporciona una serie de beneficios como mitigar abundantes costos y asegurar la disponibilidad de recursos para el correcto funcionamiento de las organizaciones.

Si has ingresado a nuestro artículo, es porque sientes que debes optimizar la gestión de contratos con proveedores. Entonces, apuesta algunos minutos a la lectura de este contenido para aprender más sobre este tema.

¿Estás listo?

Importancia de una eficiente gestión de contratos con proveedores 

Los proveedores son vitales para el desarrollo y éxito de una empresa en el mercado. Por eso, es indispensable poner atención en la calidad de la gestión de los contratos considerando numerosas tareas como:

• Seleccionar una red de proveedores responsables y comprometidos con sus clientes;

• Compra de insumos, productos, materia prima o contratación de servicios específicos;

• Negociación, elaboración y aprobación de contratos.

Al ponerlas en marcha priorizando su calidad y eficiencia, promovemos una administración de contratos con proveedores orientada hacia el mantenimiento de vínculos comerciales a largo plazo, lo que conlleva a un poderoso incremento en el poder de negociación del negocio.

Además de los puntos señalados, debemos recalcar que administrar los documentos que comprueban relaciones comerciales considerando las buenas prácticas favorece el compliance legal, tributario y financiero, algo esencial para la vigencia de las actividades y el crecimiento corporativo.

En lo que concierne al ámbito legal, otro aspecto interesante es que el monitoreo de contrato mitiga la probabilidad de problemas judiciales por el incumplimiento de las disposiciones contractuales como un juicio por el retraso en el pago de las obligaciones con el proveedor.

Por último, vale la pena destacar que una gestión de contratos eficaz es crucial para conocer las particularidades de cada partner, identificar cuáles son las alianzas claves para la empresa y seleccionar los mejores proveedores para emprender relaciones comerciales a mediano y largo plazo.

Tipos y características de contratos con proveedores

El contrato de provisión juega un rol central para las operaciones corporativas, independientemente de su tamaño o rubro. 

No obstante, para que el documento promueva seguridad y fiabilidad entre la empresa y el proveedor, es indispensable seleccionar el tipo de contrato acorde con la relación y sus particularidades. 

Contrato de precio fijo

Mediante este documento, la empresa y el proveedor establecen un determinado precio para el bien o servicio debiendo cumplirse a rajatabla, independientemente de las circunstancias externas. 

Un buen ejemplo de este tipo de contrato son las órdenes de compra.

Contrato por costos reembolsables

Este documento comprueba que el cliente se responsabiliza por todos los costos derivados de las actividades del proveedor que aseguren la entrega de la solución, incluyendo los honorarios como parte del pago.

Contratos por tiempos y materiales

Estos contratos resultan de la combinación de los documentos anteriores acaparando así, un elemento fijo — precio por hora, por ejemplo—  y un componente variable como la cantidad de horas trabajadas. 

Son contratos de alto riesgo, por eso, se recomienda adoptarlos en carácter excepcional considerando el cumplimiento de tareas muy puntuales.

¡Muy bien!

Ahora que conoces los tipos de contrato, es hora de señalar sus principales características:

Desarrollar un rígido proceso de homologación de proveedores

De acuerdo con una investigación realizada por Docusign, el 47% de los encuestados señaló que el resultado más esperado del área de compras es ahorrar en costos. Sin embargo, para que esto ocurra, es indispensable que la empresa elija correctamente a sus proveedores.

Así pues, antes de crear el vínculo firmando un contrato, la empresa debe:

• Verificar la operación del proveedor visitando sus instalaciones;

• Investigar sus certificaciones;

• Analizar su idoneidad ante los órganos fiscales y gubernamentales;

• Considerar su salud financiera. 

Prestar atención en dichas cuestiones es imprescindible para asegurar que la empresa seleccione el mejor proveedor y mitigue la probabilidad de ocurrencia de fraudes en el suministro.

Garantizar la continuidad de la relación por un determinado período de tiempo

La continuidad de la relación considerando los plazos y los estándares determinados en el documento asegura que la empresa cuente con los recursos necesarios para desarrollar correctamente sus actividades internas y comerciales.

Explicar los derechos y deberes de las partes

Es fundamental que el documento aclare las obligaciones y los derechos de ambos involucrados evitando así, posibles multas y problemas legales en virtud del incumplimiento de las cláusulas contractuales.

Multas y sanciones

Al firmar un contrato, se espera que no ocurran inconsistencias o problemas durante el vínculo B2B, no obstante, es importantísimo que los negocios se encuentren respaldados por disposiciones que garanticen el cumplimiento de las obligaciones.

Esto evita el abandono del contrato de forma precoz o el incumplimiento, situaciones que pueden poner en riesgo y afectar drásticamente a la contratante.

Las 3 mejores herramientas para apoyar la gestión de contratos 

Gracias al avance tecnológico, ha sido posible simplificar la gestión de los contratos con proveedores. A continuación, conoce las herramientas más interesantes para llevar a cabo esta actividad de forma exitosa.

1. Programa de gestión empresarial

Incorporar un software de excelencia permite acceder rápidamente a la información corporativa y generar insights importantes acerca de los proveedores. Como resultado, la empresa logra:

• Optimizar su relación con los partners;

• Identificar las alianzas más prometedoras, 

• Controlar el cumplimiento de los contratos, incluso de forma indirecta al analizar la cantidad de materia prima disponible o la efectividad de un servicio tercerizado — contabilidad, por ejemplo.

2. Software de firma electrónica

Contar con esta clase de software es indispensable para acelerar la firma de contratos y garantizar el cierre de acuerdos independientemente de la localización geográfica de las partes.

3. Plataforma de gestión de contratos

Gestionar los contratos con proveedores de forma automatizada optimiza el ciclo de vida de los documentos al paso que reduce las tareas manuales, responsables del desperdicio de tiempo durante la jornada de trabajo.

Con una plataforma de este tipo, puedes:

• Hacer negocios más rápido;

• Organizar los flujos de trabajo complejos;

• Aumentar el cumplimiento mejorando la supervisión;

• Mejorar la experiencia de la empresa emprendiendo vínculos más transparentes, eficientes y convenientes con sus proveedores.

De hecho, este último aspecto se refleja en la investigación de Docusign indicando que el 35% de las empresas señala que desean mejorar la relación con sus partners comerciales.

Un buen ejemplo de herramienta es Docusign CLM, puesto que cuenta con los recursos ideales para modificar y llevar al siguiente nivel el ciclo de los contratos.

¡Esto ha sido todo por hoy!

Como ves, desarrollar una efectiva gestión de contratos con proveedores constituye un factor clave para el crecimiento corporativo proporcionando de este modo los beneficios fabulosos como optimizar las compras, reducir los gastos y garantizar las mejores alianzas.

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