¿Cómo optimizar la gestión de compras de tu empresa?

Ante el contexto actual, la gestión de compras se ha convertido en un proceso estratégico esencial para aumentar la rentabilidad y reducir los costos de un negocio.

Hasta hace poco, las operaciones de compra involucraban únicamente contactar al proveedor cuyos precios atendían las necesidades corporativas y luego, hacer el pedido. Sin embargo, esta situación ha cambiado demandando así, que las empresas revisen y ajusten los trámites inherentes a la adquisición de mercaderías o insumos principalmente con la finalidad de optimizar su margen de beneficio.

De esta manera, el sector de compras ha expandido sus funciones incluyendo, en la actualidad, actividades como:

• Verificación de la idoneidad y reputación de sus proveedores.

• Inspección de la calidad del material que debe comprarse.

• Entrega de los materiales considerando los plazos acordados.

Bajo este panorama complejo, surge la necesidad de ejecutar una gestión eficiente y estratégica, lo que conlleva al desarrollo de la gestión de compras.

A continuación, conoce su concepto y 4 consejos para incrementar la eficiencia y la productividad de este proceso.

Entiende qué es la gestión de compras

Adquirir bienes y servicios de proveedores puede ser un gran desafío en especial si consideramos que un paso mal dado puede impactar negativamente en la realidad financiera de negocio. Por esta razón, es indispensable que la empresa administre correctamente este proceso.

Frente a su relevancia, definimos la gestión de compras como la organización y el suministro de insumos, piezas y servicios requeridos por la empresa para llevar a cabo las actividades relacionadas con su core business garantizando de este modo, la producción o ejecución de las soluciones que atienden las demandas de sus clientes.

Como señalamos anteriormente, la administración de las compras tiene una connotación estratégica, una vez que los recursos financieros orientados al cumplimiento de sus tareas comprometen una parte importante del presupuesto corporativo. 

Por lo tanto, asegurar la eficiencia de las compras configura un reto fundamental para cualquier organización que desee mantener un buen nivel de rentabilidad y liquidez.

4 medidas para optimizar la gestión de compras

La gestión de compras está estrechamente relacionada con la continuidad de un negocio y que contar con un equipo de compras de excelencia es un punto decisivo en términos de competitividad. 

Para ayudarte a mejorar tu administración, elaboramos una lista con 4 excelentes consejos.

1. Considera las prioridades del sector

Antes de tomar una decisión o desarrollar una estrategia, es importante tener en mente cuáles son las principales necesidades del sector. 

De acuerdo con un estudio realizado por Docusign con más de 800 profesionales del área de compras, el 47% de los empleados de compras señala que ahorrar costos es el resultado más esperado del sector además de incrementar la precisión de oferta y demanda, reducir las tareas manuales, así como mejorar el compliance y/o el manejo de riesgos.

Por lo tanto, es imprescindible saber a dónde quieres llegar para identificar la mejor forma de hacerlo.

2. Establece una buena relación con los proveedores

Tener una buena relación posibilita solicitar apoyo ante necesidades de consumo urgentes, aumentar plazos de pago de los compromisos, obtener descuentos en compras por cantidad, entre otros beneficios.

Para establecer buenas relaciones, es imprescindible seleccionar partners de negocios resilientes y de alto desempeño. Para lograrlo, es indispensable realizar una profunda investigación de mercado antes de seleccionarlos e iniciar los trámites comerciales.

3. Promueve el trabajo colaborativo

Para realizar adquisiciones que efectivamente aporten valor al negocio, es imperativo que el equipo de compras trabaje de forma colaborativa con otros sectores corporativos, puesto que sus trámites involucran una serie de datos relacionados con otras áreas de la empresa.

De hecho, las asociaciones internas no siempre fluyen adecuadamente. Se ha reportado que casi todos los colaboradores frecuentes de contratos de compras son difíciles de tratar al menos 40% del tiempo, aunque jurídico (57%) y marketing (52%) son los más complicados. Todo esto conlleva a ciertas limitaciones en términos de comunicación y desempeño, principalmente al momento de elaborar y firmar contratos con proveedores.

Ante esta situación, es esencial que la empresa desarrolle actividades —dinámicas en grupo, cursos y charlas— que fomenten un buen intercambio informacional, así como la creación de un vínculo cordial, empático y abierto al trabajo interdisciplinario.

4. Invierte en tecnología

Es importante que el gestor de compras entienda que las herramientas tecnológicas son poderosos partners estratégicos de las organizaciones contribuyendo, de este modo, para una toma de decisiones mucho más acertada y económicamente viable.

Afortunadamente, la transformación digital ha posibilitado que los equipos de compras cuenten con flujos de trabajo conectados para contratos y así, puedan mejorar los acuerdos incrementando la visibilidad y eficiencia para todos los grupos de interés.

A pesar de la relevancia de la integración de nuevas tecnologías al negocio, el 44% de las empresas tiene dificultades financieras para integrar herramientas que aceleren el trabajo de los equipos.

En efecto, esta es una de las preocupaciones más recurrentes, sin embargo, es importante que tengas en mente que la transformación puede y debe darse de forma paulatina. 

Dicho esto, lo ideal es incorporar un kit de soluciones a tenor de las necesidades del negocio y del presupuesto disponible.

Bajo esta perspectiva, el estudio realizado por Docusign encontró que las herramientas consideradas más importantes en la actualidad son:

• Software de gestión de compras (69%);

• Software de firma electrónica (50%);

• Software de gestión de ciclo vital de contratos (45%).

Ahora, mira el panorama de estas herramientas en los próximos 5 años:

• Software de gestión de compras (81%);

• Software de firma electrónica (58%);

• Software de gestión de ciclo vital de contratos (59%).

Todas presentan un buen crecimiento a punto de proyectarse como recursos críticos. Es decir, la inclusión de la tecnología en el negocio se ha convertido en una condición básica para los negocios que desean alcanzar mejores resultados en sus diferentes sectores, especialmente en el departamento de compras.

Por lo tanto, es interesante que inicies tu proceso de transformación digital incluyendo las herramientas señaladas anteriormente y, posteriormente, añadas nuevos recursos a medida que tu presupuesto lo permita.

¡Hemos finalizado!

Esperamos que nuestra publicación sobre gestión de compras haya aclarado tus dudas y enseñado consejos interesantes y adaptables a la realidad corporativa a punto de elevar el grado de competitividad de tu negocio en el mercado.

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