7 formas en que la tecnología transforma tu proceso de acuerdos

Las formas tradicionales en que los equipos crean, formalizan y gestionan acuerdos están llenas de lagunas. Involucran demasiados sistemas tecnológicos, muchos pasos y transferencias manuales poco prácticas a medida que los empleados pasan documentos y datos de una herramienta a otra. Hemos hablado con organizaciones sobre sus procesos de acuerdos y descubrimos que, por lo general, son difíciles, costosos e ineficaces. A este conjunto de problemas lo llamamos "la trampa de los acuerdos". Incluyendo la pérdida de ingresos y la destrucción de valor, cuesta a las organizaciones casi $2 billones USD al año en todo el mundo.

Intelligent Agreement Management con Docusign IAM es la próxima generación de tecnología de acuerdos, diseñada específicamente para ayudar a los equipos a escapar de la trampa de los acuerdos. Elimina los pasos manuales y los sistemas desconectados del flujo de trabajo tradicional de los acuerdos y los reemplaza con una plataforma sencilla que ayuda a aumentar la eficiencia. 

Estas son varias maneras en que Docusign IAM puede ayudar a tus equipos a personalizar los flujos de trabajo de los acuerdos y mejorar el proceso de acuerdos de principio a fin.

1. Empieza tus acuerdos con los datos correctos

El paso inicial de la creación de acuerdos puede ser laborioso, especialmente debido a los riesgos de errores y cumplimiento que conlleva la entrada de datos. Las investigaciones demuestran que los mayores obstáculos a los que se enfrentan los equipos de RR. HH. en el proceso de acuerdos son la estandarización, el cumplimiento y las tareas repetitivas excesivas. Sin embargo, Docusign Agreement Preparation ayuda a garantizar que los datos de los acuerdos sean precisos desde el principio mediante la creación de plantillas simplificadas y sin código que extraen datos de flujos de trabajo conectados. Funciona con tus sistemas existentes, como HubSpot o Salesforce, para extraer automáticamente datos en tiempo real, garantizando que tus acuerdos siempre contengan la información más reciente sin necesidad de actualizaciones manuales constantes.

La preparación de acuerdos está diseñada específicamente para los contratos, por lo que no solo comprende los metadatos, la lógica del flujo de trabajo y las necesidades de cumplimiento únicas de los contratos, sino que también utiliza IA para automatizar las partes monótonas del proceso de creación, haciendo que todo el ciclo de vida del acuerdo sea más fluido, desde la creación hasta la firma.

2. Colabora en un solo lugar

Los constantes cambios y actualizaciones de versiones pueden ser difíciles de seguir, especialmente en sistemas dispares como correos electrónicos y hojas de cálculo. El Centro de acuerdos facilita una colaboración fluida, ofreciendo un punto de acceso sencillo para ti y todos los involucrados, donde pueden ver el progreso de un contrato.

Este centro unificado brinda visibilidad instantánea y rastrea actualizaciones, incluso las hechas por correo. Las actividades se registran con detalles clave para mantener los acuerdos en curso. Y a medida que los acuerdos llegan a su conclusión, usa un panel de control de informes y rendimiento para revisar las métricas clave y optimizar futuros acuerdos.

3. Encuentra acuerdos y lenguaje con IA

Uno de los problemas más comunes de los flujos de trabajo de acuerdos obsoletos es la dificultad para encontrar un contrato o identificar un lenguaje específico. El año pasado, una investigación de Docusign y Deloitte sobre el proceso de acuerdos de principio a fin encontró que casi la mitad de las empresas creen que dedican demasiado tiempo a buscar acuerdos. Más del 54% carecen de las herramientas para automatizar el rastreo y análisis de sus acuerdos completados. Todo ese tiempo dedicado a la búsqueda es frustrante y costoso.

Sin embargo, para quienes tienen sistemas avanzados de gestión de acuerdos, estos problemas se reducen mucho. El informe de este año muestra que el 85% de los profesionales lograron alcanzar sus objetivos estratégicos gracias a la gestión avanzada de acuerdos, y aquellos con capacidades como la IA obtuvieron los mejores resultados. 

Docusign Navigator es una de las maneras en que estas empresas pueden utilizar la IA para obtener beneficios inmediatos. Navigator es un repositorio potente que utiliza IA para ayudarte a responder rápidamente las preguntas sobre los acuerdos. Ofrece filtros simples para ordenar al instante tu catálogo por parte, fecha de apreciación, valor en dólares y más. Navigator también incluye una barra de búsqueda que utiliza herramientas de procesamiento de lenguaje natural para buscar a nivel conceptual en lugar de solo a nivel de palabra clave. Esto puede ser muy útil cuando se busca lenguaje sobre ideas complejas como privacidad o fuerza mayor. La funcionalidad de IA generativa puede incluso crear resúmenes de partes largas o complejas del lenguaje de un acuerdo.

4. Toma mejores decisiones con informes de acuerdos

Tus acuerdos pueden parecer páginas de texto sin formato, pero Docusign IAM los transforma en colecciones de datos estructurados. Al extraer puntos de datos clave, tu equipo puede obtener una visión rápida de cualquier documento individual o de toda la biblioteca de acuerdos. Esos puntos de datos se pueden utilizar para responder de forma rápida y precisa a preguntas críticas de negocio.

Por ejemplo, si buscas identificar a los clientes que más gastan en tu organización, los informes de Docusign IAM pueden responder a eso. También pueden indicarte cuáles acuerdos que están por vencer se renovarán automáticamente. Tu equipo puede utilizar la funcionalidad de informes para rastrear estadísticas regulares sobre los acuerdos y utilizar esos datos para tomar decisiones más informadas sobre la dirección de la empresa.

5. Conecta herramientas mediante integraciones

Otro hallazgo contundente de la investigación de Deloitte y Docusign es que los equipos con una integración empresarial más avanzada para la gestión de acuerdos superan sus objetivos financieros un 36% más a menudo que las organizaciones de baja madurez. 

En lugar de una serie de acciones como adjuntar, cargar, cambiar el formato y volver a cargar, que causan problemas de control de versiones y para compartir datos, los acuerdos de Docusign se gestionan en la misma plataforma, desde la creación hasta la negociación, firma, ejecución y renovación. Los clientes de Docusign IAM pueden acceder a Docusign App Center para conectar todas las herramientas que usan para crear, formalizar y gestionar acuerdos.

6. Elimina los pasos manuales con automatización

Las integraciones minimizan el trabajo que implica pasar la información del acuerdo de una herramienta a otra. La automatización lleva esa mejora al siguiente nivel al eliminar el esfuerzo manual que permite que los acuerdos avancen de un paso a otro en el flujo de trabajo. Eliminar todas esas transferencias manuales ahorra tiempo, reduce errores y proporciona a todos una mejor visibilidad del proceso de acuerdo.

Docusign Maestro es una solución sin código para esos pasos costosos y complicados. Los clientes de IAM pueden utilizar Maestro para diseñar un flujo de trabajo estándar de acuerdos, incluidos pasos como la verificación de identidad y la eSignature, y establecer condiciones para la finalización de cada paso. Tan pronto como se complete un paso, Maestro comienza el siguiente. Las personas que deben ser notificadas recibirán alertas automáticamente. Cualquier capacidad que deba utilizarse en el siguiente paso (por ejemplo, eSignature, verificación de identidad, Notary, etc.) se conectará automáticamente al proceso. Una vez que el proceso esté planificado en Maestro, los acuerdos se moverán de un extremo a otro de la manera más fluida posible.

7. Simplifica la colaboración en los acuerdos

Cuando los acuerdos incluyen a otras partes y organizaciones, el flujo de trabajo puede atascarse fácilmente debido a problemas de poca visibilidad y control de versiones. Es fácil perder de vista cuál versión de un acuerdo es la actual, cuál parte está revisando esa versión, cuáles revisiones sugeridas se han tenido en cuenta y quién es responsable de tomar medidas a continuación.

Docusign IAM resuelve ese problema con una versión única en la nube de un documento que siempre está actualizado. El acuerdo se crea en la nube y se mantiene en un centro seguro y centralizado llamado Espacios de trabajo. Luego, la negociación, la firma, los servicios notariales (si se necesitan) y la renovación pueden hacerse en el mismo documento en la misma plataforma. En cualquier momento, cualquier persona con los permisos adecuados puede ver el estado de un acuerdo y supervisar su progreso. Pueden tener plena confianza en que el acuerdo que encontraron es la versión más actualizada. A medida que avanza el proceso del acuerdo, IAM rastreará las actualizaciones en tiempo real, registrando las acciones del acuerdo y rastreando lo que debe suceder a continuación.

Comienza con Docusign IAM

Docusign ha sido durante mucho tiempo un líder en acuerdos y en la resolución de problemas de los clientes relacionados con los flujos de trabajo de acuerdos. Los servicios y características de la plataforma descritos en esta lista están diseñados para satisfacer las necesidades de acuerdos de las organizaciones de hoy y del futuro.

Obtén más información sobre cómo Docusign IAM puede beneficiar a tu equipo al conectar el proceso de acuerdos de principio a fin.

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