Automatización del flujo de trabajo con firmas electrónicas

Los flujos de trabajo con documentos digitales y la tecnología de firma electrónica pueden ahorrar cientos de horas al año en gestión contractual. Si tu empresa todavía genera documentos desde cero y después cuenta con que los signatarios de un flujo de trabajo envíen manualmente el documento al siguiente firmante, entonces es momento de una mejora en el proceso.

Con el sistema adecuado, es fácil configurar el flujo de trabajo automatizado para firmar documentos. Una vez que esté listo, cualquier usuario aprobado puede crear un nuevo documento ingresando información clave en un formato. Después, el documento se envía automáticamente a la primera persona que necesita firmarlo, y después a la persona siguiente una vez recibida la primera firma. También se registra información de quién firmó y a qué hora, para que siempre estés al pendiente del estado del documento.

Automatizando procesos de firma

Distribución de documentos para firma por lotes

Los documentos más importantes de tu empresa no se generan apretando una tecla a la vez, entonces, ¿por qué distribuirlos un destinatario a la vez? Un sistema adecuado de gestión de documentos digitales tiene la capacidad de enviar a cientos e incluso miles de destinatarios al mismo tiempo. También permitirá autenticar a cada usuario a través de mensaje de texto, correo electrónico o teléfono. Cada documento genera un registro en cada paso del proceso, desde que se abre hasta que se firma. Una vez completado el proceso, se enviará una copia del documento final al destinatario y se almacenará internamente.

La distribución de documentos por lotes es esencial para optimizar los flujos de trabajo. A continuación, mostramos algunos ejemplos de los procesos que se beneficiarán de esta función:

• Avisos de RRHH que requieran de confirmación de recibido

• Envío de ofertas y promociones a múltiples organizaciones

• Distribución de formatos de arrendamiento

Creación de plantillas para acelerar procesos

No es necesario que cada documento sea una obra de arte única; incluso, es mejor si no lo son. Para ahorrar tiempo y dinero, puedes usar una plantilla. El sistema adecuado de firma electrónica debería ofrecerte una amplia biblioteca de plantillas para documentos.

Las plantillas hacen que crear un documento sea rápido y sencillo. Todo lo que debes hacer es personalizar algunos campos clave para después firmar. Algunos ejemplos de plantillas y casos de uso son:

• Declaración de trabajo

• Acuerdo de confidencialidad

• Solicitudes de aprobación de presupuesto para eventos sin fines lucrativos

• Cartas para contratación de servicios jurídicos

Recolección automatizada de pagos 

¿Y si pudieras recibir pagos tan pronto como se firmara un contrato? Un sistema adecuado de firma electrónica puede incorporar un procesador de pagos en línea para incluir la opción de proceder directamente al pago. Asimismo, automatizará el envío de recordatorios por correo electrónico para que tus clientes no olviden pagar a tiempo.

Con la combinación adecuada de firma y pago electrónicos, los signatarios pueden pagar de inmediato con tarjetas de crédito, tarjetas de débito, transferencias interbancarias y pagos por Apple Pay o Google Pay. También puedes configurar qué tipo de pagos aceptas dependiendo de tus necesidades empresariales.

Integración con diversas aplicaciones 

Un sistema adecuado de gestión de documentos digitales no existe por sí solo: está configurado para integrarse sin complicaciones con docenas de útiles aplicaciones y sistemas que te permiten consolidar datos y tomar acción sin importar qué aplicación o sistema utilizas en la actualidad. Teniendo el sistema adecuado, podrás:

• Integrarte con productos Microsoft para permitirte hacer negocios desde dentro de tus aplicaciones Microsoft preferidas, incluyendo Outlook, Word y SharePoint; 

• Integrarte con Salesforce para distribuir, firmar y gestionar acuerdos de ventas sin salir de Salesforce;

• Integrarte con Google para firmar, enviar y gestionar documentos con los productos Google que ya usas;

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Aprende de los expertos

Una vez que implementes estas prácticas, te quedará más tiempo libre para mover montañas en menos tiempo.