Evaluación: descubre cuánto te cuesta tu proceso de contratos

Los acuerdos a menudo son la culminación de negociaciones, la formalización de alianzas y el fundamento de operaciones comerciales cruciales. Estos momentos deberían representar progreso y seguridad, y evocar sentimientos similares a los de un corredor dando la vuelta de la victoria, pero para muchos profesionales de contratos, el proceso de acuerdos está lleno de ansiedad e ineficiencia.

Esto se origina en sistemas fragmentados y manuales, un ciclo abrumador de correos electrónicos y archivos adjuntos durante las revisiones, y flujos de trabajo de revisión que consumen mucho tiempo.

Si la gestión de contratos se siente más como una batalla cuesta arriba que como una función estratégica para tu equipo legal, es probable que le esté costando a tu organización recursos importantes y que esté aumentando el riesgo.

Consecuencias de una gestión ineficiente de acuerdos

La gestión ineficiente de acuerdos tiene consecuencias serias: un estudio conjunto de Deloitte y Docusign reveló que cuesta a las empresas la asombrosa cifra de $2 billones USD a nivel mundial y representa 55 mil millones de horas de tiempo perdido cada año. Esto se traduce en transacciones retrasadas, mayor exposición al riesgo y productividad desperdiciada que afecta directamente a las utilidades.

Sin embargo, una realidad diferente es posible. Las organizaciones que adoptan soluciones avanzadas de gestión de acuerdos reportaron una mejora en el cumplimiento, una reducción en los tiempos de respuesta y una colaboración mejorada. La clave de esta transformación radica en reemplazar métodos obsoletos con flujos de trabajo de acuerdos inteligentes y automatizados.

La plataforma Intelligent Agreement Management (IAM) de Docusign ofrece una solución adaptada a las complejidades de los acuerdos. Al integrar la IA en todo el ciclo de vida del acuerdo, desde la redacción y la negociación hasta el almacenamiento seguro y el análisis profundo, la IAM permite a los equipos agilizar las operaciones, reforzar el cumplimiento y encontrar el valor estratégico. Transforma los acuerdos de posibles obstáculos en potentes facilitadores del éxito empresarial.

¿Cómo saber si necesitas IAM?

La pregunta fundamental no es si tu proceso de acuerdos puede mejorar, sino cuánto más eficiente y menos arriesgado puede ser, y dónde debes centrar los esfuerzos tu equipo. Nuestra evaluación de la madurez de la gestión de acuerdos está diseñada para proporcionar insights sobre estas respuestas.

Es una herramienta de diagnóstico dirigida que evalúa tus procesos de acuerdos actuales en comparación con las prácticas recomendadas de la industria, destacando áreas específicas donde IAM puede ayudar a tu organización a mejorar su proceso y perfil de riesgo de acuerdos.

Esta evaluación te guiará a través de las cinco etapas críticas de la madurez de la gestión de acuerdos, y te servirá para identificar los signos de un sistema manual y anticuado dentro de tu flujo de trabajo de contratos. Aquí se presenta un desglose de cada etapa, junto con las soluciones que IAM ofrece a los desafíos más comunes y costosos.

Las 5 etapas de la madurez en la gestión de acuerdos

1. Redacción del contrato

¿Tu equipo suele iniciar la creación de un contrato a partir de una plantilla ubicada en una unidad compartida (o en el disco duro personal de alguien), lo que provoca posibles inconsistencias, cláusulas desactualizadas y problemas de control de versiones desde el inicio de un nuevo acuerdo? Eso es común, pero lamentablemente, puede generar muchos problemas desde el principio. 

Cómo ayuda IAM: IAM proporciona bibliotecas seguras y centralizadas de plantillas aprobadas previamente con campos dinámicos, lo que permite generar acuerdos consistentes y actualizados de forma rápida y precisa, evitando retrasos y errores manuales. El uso de plantillas preaprobadas facilita la autosuficiencia de los equipos de ventas y ahorra tiempo al departamento legal al no tener que revisar las mismas cláusulas estándar una y otra vez. De hecho, el 55% de las organizaciones tiene más probabilidades de superar sus objetivos financieros con capacidades avanzadas de creación de contratos.

2. Envío del acuerdo para revisión

A menudo, las revisiones de acuerdos se ven retrasadas por interminables cadenas de correos electrónicos, lo que puede causar problemas con el seguimiento del control de las versiones, la gestión de comentarios de varias partes interesadas y asegurar que se obtengan todas las aprobaciones necesarias de manera eficiente. Esto puede ocasionar errores y un proceso mucho más largo.

Cómo ayuda IAM: IAM automatiza los flujos de trabajo de revisión, proporciona una plataforma centralizada para la colaboración y retroalimentación, y ofrece pistas de auditoría para rastrear cambios y aprobaciones clave, agilizando el proceso de revisión y mejorando la transparencia. El 47% de los encuestados en el estudio de Deloitte reportó haber superado sus objetivos financieros gracias a las capacidades avanzadas de enrutamiento, edición y aprobación.

3. Recopilación de firmas

¿Tu equipo pasa mucho tiempo persiguiendo firmas y carece de visibilidad en tiempo real sobre el estado de los acuerdos que esperan ser ejecutados? Esto puede llevar a retrasos y posibles desviaciones en los acuerdos.

Cómo ayuda IAM: Con IAM, se realiza un seguimiento de los cambios y se proporcionan actualizaciones de estado en tiempo real para todo, desde el progreso de la firma hasta los recordatorios de renovación, agilizando el proceso de ejecución de los acuerdos.

4. Guardar acuerdos

Una vez completados, ¿los acuerdos están dispersos en varios sistemas, unidades compartidas o incluso archivos físicos, lo que dificulta encontrar contratos específicos, rastrear los términos clave y gestionar las obligaciones?

Cómo ayuda IAM: Inside IAM es un repositorio seguro, centralizado y con capacidad de búsqueda para todos los acuerdos ejecutados. Las funciones impulsadas por IA categorizan automáticamente los acuerdos y extraen datos clave, facilitando la gestión eficiente del ciclo de vida de los contratos y permitiendo la optimización futura de los procesos.

5. Análisis de acuerdos

Confiar en el seguimiento manual para aspectos tan críticos como las renovaciones o vencimientos de contratos no es una manera efectiva de gestionar los acuerdos. Además, no hay manera de analizar tu cartera de contratos para identificar riesgos potenciales, oportunidades de optimización o asegurar el cumplimiento cuando todo se gestiona manualmente.

Cómo ayuda IAM: Con Docusign Iris, el motor impulsado por IA de IAM, puedes rastrear fechas clave, monitorear requisitos de cumplimiento y generar informes sobre tu cartera de acuerdos sin ningún trabajo manual. El 31% supera las metas estratégicas con capacidades avanzadas de gestión de obligaciones y renovaciones.

Para cada uno de estos pasos, nuestra evaluación proporciona insights sobre la eficiencia operativa y la exposición al riesgo de tu empresa. Recibirás un análisis detallado de cada etapa, en el que se destacarán claramente las áreas de fortaleza y se recomendarán áreas de atención y modernización a través de IAM.

Da el primer paso hacia la gestión inteligente de acuerdos

Deja de permitir que los procesos obsoletos obstaculicen tu negocio. Invertir unos minutos en nuestra Evaluación de la madurez de la gestión de acuerdos puede ser el inicio de un proceso de contratación más inteligente, eficiente y estratégico. Obtendrás:

• Insights del estado de tu proceso de acuerdos, etapa por etapa.

• Comprensión de la oportunidad de mejorar los procesos de negocio.

• Recomendación de pasos a seguir, mostrando cómo Docusign IAM puede ayudarte a abordar los puntos débiles identificados.