Acuerdos más eficientes en cada etapa del proceso de compras

Ya sea que se reconozca o no, cada empresa tiene su sistema de acuerdos. A veces, se trata de una combinación desordenada de esfuerzos estructurados y aleatorios: varios pasos registrados en una hoja de cálculo compartida, algunas partes enterradas en bandejas de entrada de correo electrónico y otras almacenadas en el escritorio de la computadora de alguien. 

Los acuerdos son vitales para los procesos de compras y detallan exactamente qué producto o servicio se está comprando, cómo se entregarán y cómo se pagará al proveedor.

El primer paso para crear un flujo de trabajo de adquisición de acuerdos moderno es auditar el proceso de acuerdo existente, detallando exactamente qué tan organizado o desorganizado está. Una vez que se ha definido ese proceso, el equipo de compras puede tomar medidas para simplificar ese sistema. 

Aquí hay un desglose de cuatro fases del proceso de compras, muy importantes para optimizar todo y los tipos de contratos involucrados en cada etapa:

Abastecimiento

Identificar exactamente a los proveedores adecuados para proporcionar bienes y servicios de alta calidad es fundamental para cualquier equipo de compras. 

Sin embargo, no basta descubrir a los mejores proveedores. Las organizaciones deben convencer a ese proveedor de que acepte un contrato. Una manera fácil de atraer al mejor proveedor es agilizar el papeleo en el proceso de abastecimiento. Esta es una señal temprana para los proveedores de que será fácil hacer negocios con la organización durante todo el ciclo de vida de una relación comercial.

Si es rápido y fácil preparar, enviar, firmar y gestionar contratos, el proceso de acuerdo mejorará para todos, incluidas las partes interesadas internas que tratarán directamente con esos proveedores. 

Docusign Agreement Cloud para el área de compras ofrece la máxima visibilidad para todas las partes y puede reducir el tiempo de inactividad de acuerdo a pocos minutos al permitir que se firmen documentos desde prácticamente cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

Conoce algunos acuerdos de abastecimiento comunes: 

• Solicitudes de propuesta (RFP)

• Justificaciones de fuente única

• Acuerdos de no divulgación (NDA)

• Acuerdos de servicio (MSA)

• Acuerdos de nivel de servicio (SLA)

• Exenciones y excepciones de riesgo

Compras

Nada retrasa más el pago que los procesos de entrada manual. La transferencia de datos de un sistema a otro lleva mucho tiempo y frecuentemente ocurren errores o trabajo duplicado. 

Los acuerdos de compra oportunos y precisos son la base de las relaciones saludables entre las organizaciones y sus proveedores preferidos. 

Cuando se trata de aprobaciones de órdenes de compra, es mejor reducir o eliminar los procesos manuales tanto como sea posible. Un sistema de acuerdos eficiente va a simplificar las compras al transferir automáticamente datos entre sistemas integrados. Esto permite predefinir la automatización de enrutamiento y agilizar los flujos de trabajo de aprobación para garantizar que las compras se realicen a la velocidad que requiere la empresa.

Acuerdos de compra comunes: 

• Solicitudes de compra 

• Órdenes de compra (PO) 

• Declaraciones de trabajo (SOW)

Gestión de contratos

Los equipos de compras carecen de visibilidad de la plétora de contratos con proveedores utilizados en una organización. Esto crea desafíos en la gestión de costos, calidad y cumplimiento. 

La gestión de contratos como una serie de acuerdos únicos es insostenible a medida que una organización escala. Un sistema de acuerdo estratégico y centralizado proporciona visibilidad del contrato para todos los interesados, lo que permite al equipo de compras dedicar menos tiempo a actualizar a varias personas sobre el estado del contrato. 

Al proporcionar un repositorio central para las cláusulas estandarizadas, la gestión del ciclo de vida del contrato es una manera fácil de garantizar el cumplimiento de varios acuerdos y reduce el riesgo.

Procesos comunes de gestión de contratos: 

• contratos 

• Revisión de acuerdos

• Seguimiento de versiones, alertas y seguimiento de estado

• Cumplimiento deRedlining legal

Facturación y pago

La tecnología digital crea nuevas eficiencias. Las nuevas herramientas permiten que cualquier organización automatice los procesos necesarios para completar la facturación y cobrar el pago a través de solicitudes de crédito, solicitudes de financiamiento y más. 

Cuando las integraciones pueden compartir datos y las automatizaciones pueden administrar pasos repetitivos en estos procesos, el proceso se mueve más rápido, reduce los costos y aumenta la precisión. 

Eliminar la entrada manual de datos de este proceso es mejor para todas las partes interesadas. También es una manera fácil de evitar errores de cumplimiento, que pueden resultar en costosas sanciones.

Facilitar la recopilación y distribución de pagos es una forma sencilla para que los equipos de adquisiciones mejoren las relaciones con los proveedores. Nadie quiere estar seguro de cuándo llegará su pago, cómo se enviará o qué cantidad se entregará. 

Procesos comunes de facturación / pago: 

• Procesamiento de facturas

• Cobro de pagos

• Acuerdos de financiación

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