Usos de la firma electrónica en una empresa consultora

En la actualidad, una empresa consultora procesa una gran cantidad de documentos, por lo que herramientas de automatización son su principal aliado para el ahorro de tiempo. Para este fin, una de las mejores soluciones es la firma electrónica.

Ya es cosa del pasado perder largas horas a la espera de finalizar los procesos de firmas de contratos, aprobaciones, acuerdos y transacciones.

Los clientes quieren procesos más rápidos, en los que no tengan que perder tanto tiempo, ni ser víctimas de pasos engorrosos. Es por ello que desde que existe la firma electrónica se siguen agilizando más acciones y cerrando más negocios.

¿Quieres saber cuáles son los usos de la firma electrónica que puedes aplicar en una empresa consultora? No te quedes con la duda, te los contamos en este artículo.

Autenticación y respaldo de documentos

La firma electrónica es una solución que permite formalizar un acuerdo de manera online, identificando el firmante de manera segura, además agregar valor jurídico en el documento.

Una empresa consultora exitosa maneja una extensa cantidad de documentos de distintos clientes y es por ello que lo más conveniente es verificar la originalidad de estos de forma agilizada. Contar con el respaldo de una firma electrónica dará más confianza al apoyarse en registros online. Además, puede utilizarse para firmar ofertas, contratos de venta, autorizaciones, acuerdos de arrendamiento, renuncias de responsabilidad y muchos otros documentos.

Al ser una firma única con códigos internos y públicos respaldada por la certificación ISO 27001, ambas partes tendrán la certeza de que el documento es legal. Además, cada firma electrónica es única, documentable y está encriptada para protegerla de cualquier manipulación. Esto permitirá asegurarse de que en ningún momento alguno de los firmantes niegue su participación, ya que la firma electrónica es auténtica para cada individuo.

Aceleración de aprobación de documentos

Uno de los factores más importantes en un cierre de contrato es el tiempo. Y cuando hablamos de la firma electrónica, uno de sus principales beneficios es la agilización de los procesos, haciéndolos más seguros y rápidos.

Esta solución puede preparar y enviar documentos para su firma y obtener visibilidad inmediata de su estado desde cualquier dispositivo. Esto permite que los departamentos involucrados en la toma de decisiones, tengan a su alcance los recursos para aprobar cualquier documento de forma eficaz y sencilla.

También, facilita los procesos de venta o negociaciones a distancia, puesto que los contratos pueden ser enviados a través de correo electrónico y ambas partes dispondrán de ellos en tiempo real, con la facilidad de firmarlos estando de viaje, dentro y fuera del país, en una reunión fuera de oficina, o en cualquier otro sitio.

Facturación electrónica

La facturación electrónica es uno de los procesos que más se encuentran en tendencia hoy día con respecto a las gestiones contables de una institución. En una empresa consultora favorece las relaciones comerciales porque permite realizar un seguimiento del proceso de la misma, tal como recepción, aprobación o rechazo y almacenaje en tiempo real.

Una ventaja de esta tecnología es la posibilidad de digitalizar las funciones comerciales y permitir que el cliente complete la negociación y el pago de manera remota.

El uso de la firma electrónica es uno de los más seguros a nivel digital, debido a que esta se encuentra cifrada, esto ayuda a sustentar la veracidad y autenticidad de estos documentos aumentando así la seguridad, ya que estos se codifican de igual forma y se vinculan a un sello de garantía.

Cabe destacar que la facturación electrónica, trae consigo oportunidades tales como ahorro en costes de envío, impresión, material tal como papelería, y disminuye los errores humanos. Esto, a su vez brinda a la empresa consultora la posibilidad de reducir gastos en estos procesos y llevar una mejor relación con los clientes y socios en los intercambios de bienes y servicios.

Aumentar tasa de conversión de clientes

Anteriormente los procesos de contratación solían ser largos y con un tiempo de espera tan extenso que los clientes terminaban cansados luego de todo el papeleo. Con la firma electrónica, una empresa consultora tiene la oportunidad de aumentar el flujo de conversión minimizando a su vez los procesos de contratación de las mismas.

Es una solución que mejora la experiencia del cliente, ya que acelera y facilita la interacción. Le demuestra que piensa en el futuro, en sus necesidades y que respeta su tiempo, brindándole un servicio rápido y seguro. Esto logrará fidelizar a los clientes, convirtiéndolos en embajadores de su marca y aumentará la posibilidad de que recomienden sus servicios.

Informes de auditoría

Las auditorías son procesos de planificación, supervisión y control muy importantes en el desarrollo y crecimiento de una empresa consultora, que generan un informe específico en el que se devela la opinión de un experto con respecto a las situaciones, hechos y fidelidad de las cuentas examinadas, debiendo contar con una firma respaldada bien sea electrónica o manual.

Dicho lo anterior sobre fidelidad y transparencia, podemos deducir la importancia de contar con un certificado reconocido, encriptado, y que asegure en todo momento la identidad de los involucrados. Hacer uso de la firma electrónica, cuya técnica criptográfica es segura, ayudará a gestionar los procesos de forma eficiente, ágil, económica y oportuna.

Adelantar flujos de trabajo y la gestión interna

Hemos hablado mucho sobre los usos de la gestión externa que podrás agilizar con la firma electrónica, aun así, no podríamos dejar fuera una de sus grandes ventajas: la gestión de recursos humanos.

En una empresa consultora, el recurso humano es de vital importancia, y cabe destacar que el trabajo que emplean es su mayor fortaleza de negocio, por ello, aumentar la eficiencia es un factor primordial.

Al evitar largas jornadas de espera para culminar los procesos, el valioso tiempo ganado puede ser encomendado para aumentar el flujo de otras acciones que requieren mayor disciplina. De esta forma, es posible aumentar la productividad, disminuir el tiempo de espera e incrementar el rendimiento de los involucrados.

¡Eso es todo! Ahora ya conoces 6 usos que puedes darle a la firma electrónica en una empresa consultora. No te quedes atrás y aprovecha las soluciones digitales para automatizar procesos y acelerar tu negocio.

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