Docusign y Microsoft transforman el proceso de cotización a pago

Los equipos de ventas se mueven más rápido que nunca, pero los procesos que generan ingresos a menudo están atrapados en el pasado. Aunque las interacciones con los clientes se han digitalizado, los flujos de trabajo de los acuerdos siguen siendo manuales, desarticulados y llenos de obstáculos que ralentizan los procesos en los momentos más inoportunos.

Ahí es donde entran Docusign y Microsoft. Juntos, ofrecemos un enfoque más inteligente e integrado para gestionar acuerdos en todo el ciclo de vida de las ventas, desde el momento en que se inicia un acuerdo hasta que se firma, se cumple y se renueva.

El statu quo: frenado por la complejidad

En el centro de casi toda actividad generadora de ingresos se encuentra un acuerdo. Sin embargo, para muchas organizaciones, estos acuerdos se gestionan a través de muchos correos electrónicos, documentos de Word, hojas de cálculo y sistemas desconectados. ¿El resultado? Las empresas tardan un promedio de dos semanas más en cerrar grandes acuerdos, y desperdician hasta 25,000 horas al año, por función, solo en elaborar acuerdos. Y cuando esto ocurre, el efecto dominó es significativo:

• Los tratos se retrasan.

• La productividad de los vendedores disminuye.

• La visibilidad del estado y las condiciones del acuerdo desaparece.

• Se pierden oportunidades de ingresos.

• El 40% de las relaciones con clientes se ven afectadas de forma negativa por retrasos en los acuerdos.

El proceso de cotización a pago puede comenzar con las ventas, pero cuando es lento y desordenado, todos lo sufren. El departamento legal queda sepultado en revisiones de documentos. El departamento de finanzas no sabe cuándo se recibirán los ingresos. Los equipos de operaciones pierden tiempo persiguiendo firmas, aprobaciones y versiones. Y el liderazgo pierde visibilidad sobre lo que está atascado y por qué. Lo que debería ser un motor de crecimiento se convierte en un juego de ping-pong de correos electrónicos, agotando tiempo, moral e impulso en toda la empresa.

Es un sistema que consume tiempo, energía y confianza. Y no tiene por qué ser así.

Un nuevo camino: Docusign + Microsoft

Nos estamos asociando con Microsoft para modernizar el proceso de cotización a pago mediante la integración de las soluciones de Docusign en toda la suite de productos de Microsoft, incluidos Dynamics 365, Power Automate, Teams y SharePoint.

Esta colaboración ayuda a las organizaciones a optimizar los flujos de trabajo de los acuerdos, reducir los retrasos y mejorar la visibilidad en todo el ciclo de vida de las ventas.

Estas integraciones hacen posible que los equipos hagan lo siguiente:

• Inicien y gestionen acuerdos dentro de las herramientas que ya usan, como Outlook o Dynamics.

• Colaboren en revisiones y aprobaciones en Teams con enrutamiento y visibilidad automatizados.

• Finalicen los acuerdos con eSignature y los guarden de forma segura en SharePoint o CRM.

• Activen automáticamente acciones posteriores a través de Microsoft Power Automate, como el aprovisionamiento, la facturación o las renovaciones.

Mantén a los equipos en el flujo de trabajo

Uno de los beneficios más poderosos de esta solución es que se adapta a los equipos en sus lugares de trabajo habituales.

Los departamentos de ventas, legal, finanzas y customer success pueden seguir usando sus herramientas preferidas: sin cambiar de sistemas, sin entrada manual de datos, sin perder impulso. ¿Duda que esta alternancia entre sistemas realmente tenga un impacto material en el tiempo de un empleado? Harvard Business Review encontró que cada año, cada empleado pierde la asombrosa cantidad de 26 días alternando entre sistemas. 

Los flujos de trabajo se trasladan sin interrupciones de CRM a CPQ, hacia la gestión de contratos y su cumplimiento.

También reduce la carga de los equipos de TI al ofrecer una integración de bajo código y escalable, permitiendo que se creen rápidamente nuevos flujos de trabajo o rutas de aprobación sin necesidad de un trabajo de desarrollo complejo.

Descubre insights con Copilot

Los datos de los acuerdos no solo ayudan a cerrar tratos, sino que también pueden ayudar a gestionar la empresa de manera más inteligente.

Con Microsoft 365 Copilot, los equipos pueden obtener insights clave sobre acuerdos de Docusign sin necesidad de buscar en carpetas o bases de datos. ¿Necesitas entender los plazos de renovación,  revisar el lenguaje en un acuerdo marco de servicios o rastrear las cláusulas de cumplimiento en todas las regiones? Los clientes y desarrolladores pueden crear su conexión entre Copilot y Docusign para recuperar, resumir y contextualizar esa información directamente en sus aplicaciones de Microsoft.

Al poner esta inteligencia al alcance de los usuarios, los líderes obtienen visibilidad y agilidad, transformando los contratos de documentos estáticos en activos prácticos.

De la oportunidad a los ingresos

Esta solución integrada abarca todo el ciclo de vida del acuerdo de ventas:

• Genera acuerdos desde tu herramienta de CRM basándote en los datos de oportunidades.

• Colabora y negocia con los clientes y las partes interesadas internas en tiempo real.

• Enruta para la aprobación basado en flujos de trabajo y permisos predefinidos, agilizando la aprobación con notificaciones en tiempo real y la capacidad de revisar y aprobar directamente en herramientas como Teams.

• Ejecuta acuerdos con Docusign eSignature.

• Almacena y analiza acuerdos automáticamente, con datos relevantes mostrados en paneles de control y a demanda a través de Copilot.

• Desencadena procesos posteriores a la firma, como el aprovisionamiento, la facturación y el seguimiento de renovaciones.

Cada paso está conectado, es auditable y más rápido que nunca.

Impulsa los resultados a escala

Para las organizaciones que tienen complejos ciclos de ventas B2B o se expanden globalmente, este nivel de alineación y automatización no solo es útil, sino que es crítico. La capacidad de escalar eficientemente, reducir riesgos y proporcionar una mejor experiencia al cliente les da a los equipos una ventaja competitiva.

Y dado que la solución está construida sobre herramientas de Microsoft que muchas empresas ya utilizan, la adopción es más rápida y la gestión del cambio es más sencilla.

Comienza hoy mismo

Si tu flujo de ingresos todavía depende de herramientas desconectadas, tareas manuales y cadenas interminables de correos electrónicos, es momento de una mejora. Docusign y Microsoft ofrecen una mejor forma de gestionar acuerdos, agilizar el tiempo para generar ingresos y mantener a tus equipos enfocados en lo que realmente importa: cerrar acuerdos y aportar valor.

Descubre lo que es posible con las integraciones de Docusign + Microsoft