Impulsa la seguridad, la escalabilidad y la supervisión con Docusign Admin Tools

Ya sea que la economía se esté expandiendo y el crecimiento sea tu prioridad, o bien que sea un momento de incertidumbre y desees proteger tu balance, siempre mirarás hacia el futuro.

Parte de esa mentalidad emprendedora debería incluir la búsqueda de maneras de aprovechar el poder de la transformación digital. Mejorar la eficiencia en los tiempos desafiantes actuales te ayuda a controlar los costos y mitigar los riesgos.

Cuando la economía se reestablezca, pagará mejores dividendos ya que estarás listo para escalar de manera rápida y sin inconvenientes.

Los contratos son las piedras angulares para el crecimiento y la eficiencia. Cuando tu empresa crea documentos para los diferentes sectores y públicos, ¿cómo garantizas que todos los grupos tengan las herramientas adecuadas?

Con Docusign, las organizaciones pueden crear varias cuentas para satisfacer las diversas necesidades de sus unidades de negocio y geografías. Docusign Admin Tools proporciona a los administradores del sistema la infraestructura para gestionar de manera eficiente su ecosistema de firmas electrónicas en crecimiento.

Echemos un vistazo a la manera en que Admin Tools garantiza que 3 objetivos corporativos fundamentales —seguridad, escalabilidad y supervisión— siempre estén en primer lugar cuando generes, implementes y mantengas contratos.

El ciclo de vida del contrato y el poder de las cuentas múltiples

Docusign ayuda a las organizaciones de todos los tamaños a manejar una amplia variedad de flujos de trabajo, al simplificar el ciclo de vida de la gestión de contratos en toda la organización.

Con múltiples cuentas, Docusign puede ir más allá, ayudándote a satisfacer todos los perfis de usuarios y tus necesidades.

Tener varias cuentas dentro de un único dominio corporativo fortalece la eficiencia junto con la seguridad, la escalabilidad y la supervisión.

Tal vez desees tener cuentas separadas para los distintos:

• Departamentos: cada departamento dentro de tu organización —como RR. HH., legal, ventas, compras y TI— tiene necesidades específicas.

• Unidades de negocio: de manera similar, cada unidad de negocio —ventas , B2B frente a B2C, las marcas individuales, las nuevas adquisiciones— tiene necesidades que varían, especialmente si la organización abarca varias geografías con regulaciones locales únicas.

• Casos de uso: los ajustes de seguridad y de privacidad pueden variar según cada persona, incluso dentro del mismo departamento o unidad de negocio. Este también podría ser el caso de las integraciones como Workday y Salesforce.

• Residencia de los datos: las organizaciones, particularmente aquellas que operan a nivel global, deben garantizar que sus procesos para las firmas electrónicas y la gestión de contratos estén en concordancia con las leyes de protección de los datos de cada país en los que hacen negocios.

• Cuentas creadas por los empleados: sucede, y no intencionalmente, un empleado crea sus propias cuentas sin darse cuenta de que debería consultar al administrador de Docusign de su empleador.

Incorporar estas cuentas a una administración centralizada es fundamental para la supervisión y la seguridad.

Docusign Admin Tools: cómo tener el control bajo el mismo techo

Con Admin Tools, obtienes visibilidad sobre cuentas múltiples y tienes el poder de delegar las responsabilidades administrativas, según sea necesario.

Ya sea que seas el CIO (Chief Information Officer) o un líder operativo, Admin Tools te permite garantizar la seguridad, la escalabilidad y la supervisión en los contratos.

Objetivo 1: Seguridad

Gestionar los ajustes de seguridad en varias cuentas en forma manual es un gran desafío y puede generar un gran riesgo y consecuencias costosas.

Admin Tools tiene funciones integradas para mantener seguras a múltiples cuentas.

• La función de inicio de sesión único (o “Single Sign On - SSO”) garantiza que tus empleados accedan a Docusign de la manera en que tú deseas que lo hagan. Con la función de SSO de Admin Tools, puedes controlar la manera en que tus empleados acceden e interactúan con Docusign. 

• Una mala higiene de las contraseñas es una de las principales causas de violaciones de datos; el 65 % de las personas reutiliza la misma contraseña en varias cuentas. El SSO supera este obstáculo al otorgar acceso a los usuarios sobre la base de credenciales establecidas, lo que hace que tus cuentas sean más seguras. 

• El aprovisionamiento automático es una manera sencilla de crear, modificar y eliminar cuentas de usuario sobre la base de cambios en tu organización. El aprovisionamiento automático también incluye un flujo de activación automático. Sin importar qué contratos firmen tus empleados, siempre tendrás la última palabra en cuanto a administración. 

• Poder reclamar tu dominio impide la creación de cuentas no gestionadas con el dominio de correo electrónico de la empresa.

Objetivo 2: Escalabilidad

La eficiencia abre las puertas a la escalabilidad. Al otorgarle a cada departamento sus propias cuentas separadas, tienes la flexibilidad total de personalizar los ajustes de firma y de envío, lo que te permite aumentar la sostenibilidad.

Admin Tools está específicamente diseñado para facilitar el crecimiento de la organización.

• La configuración de la cuenta te permite comparar los ajustes de cuentas en forma simultánea para configurar nuevas cuentas rápidamente y garantizar que cumplan con las normas. Con Admin Tools, el cumplimiento de las cuentas es una parte automática del proceso. 

• La administración delegada le otorga a cada usuario los permisos que necesitan para realizar las tareas de las que son responsables, ya sea que eso implique generar informes o administrar los ajustes de las cuentas. La delegación alivia la carga y los posibles cuellos de botella cuando una sola persona debe encargarse de todas las tareas. 

• Las acciones masivas te permiten actualizar y gestionar simultáneamente un gran volumen de usuarios y varias cuentas. Puedes exportar listas de usuarios, agregar nuevos usuarios, actualizar usuarios y exportar e importar ajustes de cuentas, en varias cuentas.

Objetivo 3: Supervisión

La visibilidad de tus cuentas ayuda a revelar posibles problemas relacionados con la seguridad y el cumplimiento, y te da el poder para actuar rápidamente. Admin Tools ofrece funciones que te brindan visibilidad y control a nivel de la organización.

• La visibilidad integral está incorporada en Admin Tools, lo que te ofrece información detallada acerca de los sobres, los usuarios y las cuentas de toda la organización. También simplifica el envío de los sobres y la personalización de los destinos una vez que están firmados. Puedes asignar una cuenta predeterminada para enviar y guardar contratos, y modificar con facilidad a los propietarios de los sobres dentro de la organización. 

• La gestión de cuentas externas te permite tener el control de cuentas no autorizadas creadas por tus empleados —incluidas las cuentas freemium y de prueba— dentro de la organización. Así eliminas la posibilidad de que los empleados utilicen credenciales de la empresa para gestionar documentos sin la visibilidad de la empresa. 

• Las herramientas centralizadas de gestión de usuarios te permiten observar fácilmente a todos los usuarios de la organización, para administrar a cuáles cuentas tienen acceso y establecer cuentas predeterminadas.

Docusign Monitor: el siguiente nivel de control y seguridad

Cuando busques herramientas más poderosas para las operaciones de seguridad y el cumplimiento, puedes confiar en Docusign Monitor para detectar actividades sospechosas.

Con más de 65 eventos y más de 20 alertas predefinidas para optimizar la implementación, Monitor se encarga de tres cosas:

• Detecta posibles amenazas dentro de tus cuentas

• Proporciona un rápido acceso a datos de investigación clave

• Ayuda a los administradores a responder rápidamente a las amenazas casi en tiempo real antes de que causen un daño grave

A diferencia del conjunto de Docusign Admin Tools, Monitor es una solución de nivel más avanzado que identifica y mitiga el riesgo.

Simplifica el cumplimiento de las normas de seguridad de EE. UU., la UE y a nivel global y se integra fácilmente en tu sistemas de seguridad existente a través de la Monitor API y de la aplicación Splunk Marketplace.

DocSign Admin Tools: para una seguridad, escalabilidad y supervisión exitosas

Con Admin Tools, obtienes todo lo que necesitas para ser ágil y competitivo en todo momento.

Admin Tools es la última generación de soluciones digitales para respaldar la seguridad, la escalabilidad y la supervisión en tu organización, con funciones inigualables que no te ofrecen los proveedores de firmas electrónicas básicas.

Si necesitas capacidades de seguridad mejoradas, considera la adición de Docusign Monitor.

Prepárate para cada oportunidad y cada desafío.

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