Contratos con proveedores: ¿qué son, qué debe contener y cuáles son los tipos?

Un contrato es un documento que establece legalmente derechos y obligaciones de las partes involucradas en un acuerdo o negocio. En el caso de los contratos con proveedores, el escrito establece las bases de la relación entre una empresa que proporciona cierto producto o servicio y su cliente.

Con valor jurídico, este tipo de contrato busca proteger a las partes contra adversidades derivadas del incumplimiento parcial o total de un trato comercial. Pero, ¡este es apenas uno de los beneficios de contar con el documento!

Un contrato con un proveedor aporta otros diferenciales como:

• Definir y garantizar la frecuencia de provisión;

• asegurar que el cliente reciba los productos o servicios que ha comprado o contratado;

• evitar fraudes y cobros añadidos;

• cumplir con los procesos operativos y productivos de manera fluida.

¡Conoce más sobre el contrato con proveedores leyendo nuestro artículo!

Importancia de establecer una buena relación con los proveedores

La política del buen vecindario también se aplica al vínculo entre las empresas y sus proveedores. Mantener una relación cordial con quienes proveen los insumos corporativos configura un triunfo en términos de productividad y desempeño comercial.

Gestionar este vínculo de modo eficiente incide directamente en la experiencia que nuestro negocio ofrece a sus clientes. 

Por ejemplo, si contamos con proveedores que entregan los insumos y materias primas de acuerdo con lo establecido en el contrato, podemos atender a los clientes de manera satisfactoria, entregándoles la calidad que merecen y practicando un precio justo.

Asimismo, establecer una relación positiva, agradable y cordial con los proveedores posibilita:

• Desarrollar un ambiente de trabajo saludable;

• fomentar el cumplimiento de plazos e, inclusive, llegar a un nuevo acuerdo para acelerar las entregas;

• flexibilizar los pagos combinando nuevas formas de pago, precios y eventuales descuentos;

• mejorar la disposición del proveedor para negociar y permitir excepciones;

• reducir la rotación de la cadena de proveedores.

Por lo tanto, llevar a cabo relaciones satisfactorias con los proveedores repercute positivamente en el funcionamiento del negocio, asegurando que los colaboradores cumplan con sus tareas sin inconvenientes derivados de la falta de recursos.

¿Qué deben contener los contratos con proveedores?

Después de señalar la importancia de establecer una muy buena relación con los proveedores, es importante mencionar los puntos clave de este tipo de contrato:

Objeto de contrato

Un contrato con un proveedor explica a detalle el objeto del vínculo entre las partes, de modo que ambas sean conscientes sobre lo que pueden esperar de la relación. Es importante que se detalle todo lo que incluye, independientemente de la naturaleza del objeto (servicio o producto).

Derechos y obligaciones de las partes

Además de señalar el objeto, es indispensable añadir cláusulas que expliquen detalladamente tanto los deberes como los derechos de las partes. Añadir esta información aumenta la probabilidad de que los involucrados se comprometan a atender con el trato, minimizando así el incumplimiento.

Condiciones de prestación y/o provisión

Las condiciones acaparan los aspectos prácticos de la prestación del servicio, considerando los aspectos incluidos en el manual de contratistas y proveedores con criterios en SST o la provisión del producto objeto del contrato. 

Esta información debe incluir aspectos como cantidades, plazos, metodologías y procedimientos u otros datos relevantes que las partes deban conocer y monitorear su cumplimiento.

Garantías

Los contratos con proveedores también especifican las sanciones acarreadas por el incumplimiento parcial o total del acuerdo. Por ejemplo, las tasas de interés a raíz del retraso en el pago de una cuota o del monto total.

Es importante que las garantías se expliquen con lujo de detalle, justamente para evitar malentendidos.

3 tipos de contratos con proveedores

Existen 3 tipos de contratos con proveedores, cada uno con sus peculiaridades, pros y contras. Conócelos a detalle para seleccionar el que mejor se aplique a tu cadena:

Precio fijo

Mediante este contrato, el proveedor y la empresa establecen un precio fijo por el producto o servicio. Así pues, el monto acordado al inicio de la relación permanece igual durante la vigencia del contrato, como es el caso de las órdenes de compra.

En virtud de esta característica, son los que presentan menos riesgo, ya que los precios no oscilan según las fluctuaciones del mercado y, por ende, el presupuesto se mantiene inamovible.

Costos reembolsables

Son los contratos en los que el cliente se compromete a pagar a un proveedor todos los costos derivados de un proyecto.

Asimismo, estos documentos implican los honorarios acordados entre las partes.

A raíz de su carácter cambiante, es el tipo de contrato que representa un mayor riesgo para el cliente porque le adjudica el pago de todos los gastos productivos y de suministro. ¡Y esto puede desencadenar una sorpresa muy desagradable en cuanto a costo total!

Por tiempos y materiales

Este contrato consiste en la combinación de los tipos señalados anteriormente, pues están integrados por un elemento fijo como precio por hora de trabajo o por metro cuadrado y un elemento variable como la cantidad de horas trabajadas o el número de metros cuadrados necesarios para finalizar una obra.

De hecho, su naturaleza mixta les aporta un nivel intermedio de riesgo. Así, no son tan seguros como los contratos con proveedores de precio fijo, pero tampoco son tan arriesgados como los de costos reembolsables.

Agiliza tus contratos con proveedores con la firma electrónica

Hasta hace poco tiempo, uno de los grandes desafíos corporativos era aprovechar las mejores oportunidades de negocio tan pronto como aparecieran. Gracias a la irrupción de nuevas tecnologías, en la actualidad, podemos contar con el apoyo y eficiencia de proveedores de excelencia dondequiera que se encuentren.

Fíjate que las nuevas herramientas, más allá de favorecer el cierre de tratos con proveedores de insumo ubicados en diferentes lugares, también han favorecido la contratación de personal dondequiera que se encuentre.

Entre los recursos tecnológicos que han posibilitado esta evolución, destacamos el software de firma electrónica. 

Al integrar esta solución a la rutina corporativa, agilizamos la negociación y la firma de contratos con proveedores de productos o de servicios, asegurando así, el aprovechamiento de excelentes oportunidades bajo un ambiente seguro y con validez jurídica.

Asimismo, la integración de este sistema reduce los costos derivados del papeleo, de los servicios de paquetería y de la contratación de proveedores cuya única ventaja relevante sea ubicarse en una zona cercana a la empresa.

Como ves, contar con una solución de firma electrónica de excelencia se ha convertido en una necesidad en materia de competitividad. 

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