8 ventajas de la firma electrónica para el área comercial

Cada vez más empresas apuestan por adquirir soluciones de firma electrónica para optimizar las actividades del área comercial.

Esta tecnología es considerada el sistema de validación más seguro y eficiente de la actualidad, ya que permite una rápida presentación de los documentos, resume los trámites administrativos y blinda la seguridad de las transacciones.

En este artículo, veremos las principales ventajas que la firma electrónica puede brindar al área comercial de tu empresa.

¡Sigue leyendo!

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un mensaje de datos que permite firmar documentos de forma remota, desde cualquier dispositivo.

Esta solución sustituye a la firma autógrafa, es decir, aquella manuscrita en papel. Es la forma más simple de darle autenticidad un documento, ya que utiliza medios tecnológicos para completar una solicitud de consentimiento

Una firma electrónica tiene el mismo valor de una firma manuscrita y cumple con las mismas características: identifica el firmante, valida y certifica un documento y refuerza que el documento firmado no se pueda repudiar.

De esta manera, aporta múltiples ventajas al momento de hacer trámites y acuerdos en el área de los negocios, como la firma de contratos y todo tipo de documentos.

Ventajas de la firma electrónica en el área comercial

Ahora que conoces de qué se trata la firma electrónica, es hora de ver cómo puedes potenciar el área comercial incorporándola en la empresa.

Además de los beneficios que veremos a continuación, existen dos razones importantes por las cuales toda empresa debería modernizar su departamento de ventas e implementar el uso de la firma electrónica

• Primero, porque es un departamento cuya conversión hacia lo digital le aportará más rentabilidad a la compañía;

• y segundo, porque es una unidad de negocios que cumple un papel fundamental en la experiencia del cliente y, por lo tanto, es esencial optimizar las interacciones entre vendedores y compradores.

¡Veamos!

1. Agiliza el proceso de venta

Con la metodología tradicional, los vendedores cierran los acuerdos con los compradores y luego deben proceder a firmar el contrato de forma física. 

Este es un trámite en el que se invierte mucho tiempo debido a la cantidad de diligencias necesarias, como la redacción, impresión, la firma de una de las partes, el traslado del documento para ser firmado por la otra parte, y el manejo de las copias para ambos.

En cambio, con la firma electrónica todos los procesos se hacen de forma remota sin importar dónde se encuentre el cliente.

2. Aumenta la seguridad

Muchas compañías siguen convencidas de que la firma física, en papel, es la forma más segura, sin embargo, la firma autógrafa es más susceptible a falsificación.

Ocurre lo contrario con la firma electrónica, porque además de estar respaldada por la legislación de cada país, proporciona una evidencia de la identidad de las partes firmantes y el instante justo en el que se firma. Al mismo tiempo, garantiza que el contenido de lo firmado es fiel al acuerdo.

3. Mejora la satisfacción del personal

A partir de la incorporación de la firma electrónica en el área comercial, el equipo ventas puede hacer las diligencias con el cliente de una manera más rápida.

De esta forma, mejora la satisfacción del personal y se promueve el aumento de la productividad, favoreciendo a la empresa.

4. Optimiza la experiencia del cliente

Debido a que todas las partes involucradas en la negociación tienen muchas ocupaciones, es fundamental que al contactar con un cliente los procesos sean dinámicos para atender las necesidades actuales de los clientes, quienes requieren experiencias a la mayor brevedad posible y simples con atención personalizada.

Esto aplica tanto para la modalidad negocios a cliente (B2C) como para las transacciones de negocio a negocio (B2B).

Un estudio de Harvard Business Review indica que los compradores B2B actuales valoran la facilidad para concretar negocios como un impulsor primordial a la hora de tomar una decisión de compra.

Con un servicio de firma electrónica se firman documentos en segundos, lo que mejora la experiencia del cliente, estimulándolo a volver a comprar y a recomendar tu marca.

En la actualidad, las empresas necesitan mantenerse competitivas para sobrevivir, sobre todo en aquellos rubros más saturados.

En consecuencia, es fundamental diferenciarse de la competencia innovando en las áreas clave del negocio, como la comercial. Una manera de destacar es adoptar la tecnología de firma electrónica para gestionar los trámites con los clientes.

6. Cero errores en la firma de documentos

Es habitual que al hacer contratos que son firmados de manera física se incurra en la ausencia de datos o queden hojas sin firmar, entre otros posibles inconvenientes que alargan el proceso.

Con la firma electrónica es imposible que esto ocurra, porque el sistema impide firmar hasta que el contrato esté completo. De esta manera, es posible evitar errores y ahorrar tiempo.

7. Capacidad de elegir entre diferentes tipos de firma

Los departamentos comerciales firman varios tipos de documentos: acuerdos, contratos, ofertas y presupuestos, entre otros. 

Cada documento requiere de un grado diferente de seguridad y por eso la tecnología de firma electrónica ofrece tres niveles: simple, avanzado y cualificado. 

La elección del nivel de seguridad para cada uno depende del tipo de transacción, y el área comercial puede optar por la más conveniente.

8. Almacenamiento eficiente y seguro

Es habitual que en las empresas se firmen documentos que luego se extravíen. 

Las empresas que proveen el servicio de firma electrónica ofrecen almacenamiento en la nube, una forma de mantener ordenados los ficheros que son fáciles de ubicar en el momento que los requieras.

La evolución hacia lo digital es indetenible y la firma electrónica es un paso fundamental para alcanzar la adaptación al futuro. Como hemos visto, esta tecnología ofrece una serie de beneficios al área comercial de tu empresa que optimizan la gestión de las ventas y de los clientes.

Si estás interesado en optimizar los procesos de tu empresa a través de una solución de firma electrónica, nosotros podemos asesorarte. ¡Contáctanos! Y te guiaremos durante todo el proceso.