Cómo la digitalización está revolucionando los acuerdos de manufactura

Los contratos han sido durante mucho tiempo una de las áreas más lentas para la innovación en el sector manufacturero. La excesiva dependencia de sistemas basados en papel, la resistencia general al cambio de prácticas establecidas y las ideas erróneas sobre las tecnologías de gestión de acuerdos han hecho que el sector manufacturero quede rezagado respecto a otras industrias.

En los últimos años, han comenzado a alejarse de procesos de contratos lentos y aislados. La necesidad de adaptarse a mercados cada vez más dinámicos e impredecibles ha impulsado una nueva mirada hacia las tecnologías digitales y los beneficios prometidos de la automatización y la inteligencia artificial.

Conversamos con John Dougherty, jefe de manufactura para las Américas en ServiceNow, para profundizar en la transformación de los acuerdos en el sector manufacturero.

Con más de 20 años de experiencia en manufactura y cadenas de suministro, Dougherty ha presenciado de primera mano cómo las tecnologías digitales están revolucionando los procesos de acuerdos, impulsando una mayor eficiencia en costos y fortaleciendo la ventaja competitiva.

La urgencia de digitalizar los acuerdos

Dougherty citó una combinación del aumento de la actividad de acuerdos y la presión para optimizar las operaciones y reducir costos como las principales tendencias que impulsan la digitalización en los acuerdos de manufactura.

Aumento de la carga de trabajo con contratos debido a la recertificación e incorporación de proveedores

La necesidad de diversificar proveedores ha llevado a los fabricantes a buscar e incorporar nuevos socios comerciales. Al mismo tiempo, la aparición de nuevas regulaciones y las metas ESG cada vez más ambiciosas de las empresas han hecho que los equipos de compras y producción reevaluen y recertifiquen acuerdos con proveedores para garantizar el cumplimiento de estos objetivos.

"Es un proceso que consume mucho tiempo. Piense en el puro volumen de papeleo involucrado en estas revisiones y en el hecho de que no es solo un departamento, son docenas de partes interesadas en varios equipos".

Dougherty señaló que, a medida que los equipos legales enfrentan cargas de trabajo crecientes con la renegociación de contratos y la redacción de nuevos acuerdos, la digitalización y la automatización son clave para mejorar la comunicación y colaboración entre departamentos y mejorar la visibilidad de los datos contractuales.

La urgencia de optimizar operaciones legales y de RR. HH.

Con los costos operativos disparándose y los presupuestos ajustándose, los fabricantes enfrentan el desafío de hacer más con menos recursos. "La mayoría de estas empresas tienen pequeños departamentos legales y de RR. HH.", dijo Dougherty. "Y sobrecargarlos con trabajo manual tedioso no es el uso más sabio de esos recursos". Agregó que, para ayudar a aliviar estos cuellos de botella, muchas empresas del sector están recurriendo a la IA.

"Estamos viendo a más empresas ir más allá de la digitalización básica e integrar la IA generativa para tareas como localizar cláusulas o términos en acuerdos y redactar documentos iniciales".

Con la IA encargándose de tareas repetitivas y de bajo nivel, los negociadores pueden concentrarse en áreas de mayor impacto y en la construcción de relaciones.

Cómo obtener una ventaja competitiva en un mercado laboral ajustado

Dougherty destaca los acuerdos de empleo como una gran preocupación para los fabricantes.

"En 13 reuniones ejecutivas con CEOs de empresas clientes de ServiceNow el año pasado, el principal desafío citado fue la incorporación de nuevos empleados".

Este desafío involucra varios elementos, todos impulsados por la persistente escasez de habilidades en la manufactura:

• Actualización y renovación de acuerdos de empleo: Para tener éxito en un mercado de talentos altamente competitivo y adaptarse a un nuevo mundo laboral, los fabricantes han tenido que actualizar los acuerdos de empleo para acomodar todo, desde nuevos beneficios hasta horarios de trabajo flexibles.

• Aceleración de los procedimientos de incorporación: En un mercado laboral ajustado, un proceso de incorporación lento y complicado pone a las empresas en desventaja. Aumenta las posibilidades de que los candidatos abandonen los procesos de reclutamiento e incorporación y retrasa el tiempo de productividad de los nuevos contratados.

• Mejora de la visibilidad de los acuerdos de empleo: Una fuerza laboral en constante cambio significa un mayor volumen de acuerdos y mayores riesgos. Además de los problemas de cumplimiento, la poca visibilidad de los acuerdos de empleo eleva el riesgo financiero y conduce a interrupciones operativas.

El papel de la IA en la gestión de acuerdos

Los fabricantes están descubriendo que los beneficios de la IA y la automatización van mucho más allá de simplemente automatizar tareas rutinarias. Dougherty señaló áreas donde las empresas están aprovechando la IA para optimizar los procesos de acuerdo y viendo beneficios como ahorro de costos y negociaciones más exitosas:

1. Agregación y análisis de datos

Dougherty destacó que las empresas poseen grandes y valiosas cantidades de datos de acuerdos que pocas tienen tiempo para analizar.

"Ya sea analizando cada transacción que han tenido con un proveedor determinado o identificando patrones en múltiples acuerdos, la IA generativa les permite descubrir conocimientos que serían demasiado lentos o complejos para descubrir manualmente".

Compartió que los conocimientos de estos datos pueden beneficiar a los fabricantes que buscan oportunidades para negociar mejores precios con proveedores, consolidar proveedores o comparar el rendimiento con los términos negociados.

2. Visibilidad y cumplimiento mejorados

Señaló que garantizar que los proveedores cumplan con los derechos especificados en sus acuerdos es otra gran área de preocupación para los fabricantes, pero a menudo no recibe la atención vital que merece.

"Calcular las tasas de cumplimiento para docenas de términos y condiciones individuales puede ser una tarea extremadamente lenta. Por lo tanto, a menudo, las empresas no tendrán datos precisos sobre qué tan bien sus proveedores se adhieren a los términos acordados".

Agregó que los fabricantes pueden aprovechar los datos agregados por la IA para optimizar los cálculos de la tasa de cumplimiento y obtener una mayor visibilidad sobre el rendimiento general de sus proveedores.

3. Gestión de derechos

Además de los conocimientos de los datos agregados, Dougherty afirmó que las herramientas impulsadas por IA con capacidades como la configuración de reglas predefinidas y las alertas de activación están resultando particularmente útiles para agilizar las verificaciones de cumplimiento y garantizar la adherencia constante a los términos contractuales.

Por qué un proceso sólido de acuerdos es clave

Dougherty enfatizó que, sin un proceso de acuerdos eficiente, ni siquiera la mejor tecnología dará los resultados esperados. “Veo a muchas empresas frenadas por procesos obsoletos e ineficientes; simplemente no están preparadas para la velocidad de los negocios modernos”. Ofreció el ejemplo de un fabricante que enfrentó problemas al renovar el contrato de un proveedor para ilustrar cómo la tecnología no sustituye a los procesos eficientes.

“Cuando el proveedor devolvió el documento, este permaneció en revisión legal durante casi dos meses”, compartió. “Solo piensen en cuánto tiempo, recursos y esfuerzo se desperdiciaron, sin mencionar el riesgo de que el equipo de compras pudiera estar trabajando con el contrato anterior”.

Según Dougherty, establecer un buen proceso de acuerdos no es suficiente. Una de las mejores prácticas clave que recomienda para los fabricantes es poner a prueba los procesos de acuerdos para asegurarse de que puedan resistir desafíos como excepciones y cambios en las relaciones con los proveedores. “Pongan a prueba esos flujos de procesos, asegúrense de que su equipo sepa cómo manejar excepciones y creen un manual sólido para abordar esas excepciones fuera de los flujos de procesos estándar”.

La necesidad de una gestión inteligente de acuerdos

Aunque muchos fabricantes están adoptando la digitalización de acuerdos, Dougherty señaló que muchos aún se muestran reacios. La manufactura es una de las industrias más atacadas cibernéticamente, por lo que “todavía hay muchas personas preocupadas por poner sus contratos en un entorno donde partes no autorizadas puedan acceder a ellos”, dijo.

En un mercado dinámico que exige flexibilidad y agilidad, los beneficios de digitalizar los acuerdos son considerables, y Dougherty aconseja a los fabricantes evaluar cuidadosamente a los proveedores de gestión de contratos para garantizar procesos seguros:

“Busquen proveedores que cumplan con estándares de seguridad reconocidos globalmente, como ISO o GDPR. Asegúrense de que las plataformas de gestión de acuerdos cuenten con controles integrados de cumplimiento y seguridad. Y elijan socios con una cultura sólida de seguridad, transparencia y protección”.

La Gestión Inteligente de Acuerdos (IAM, por sus siglas en inglés) es una nueva categoría de software en la nube impulsado por IA que ayuda a optimizar y automatizar los procesos de acuerdos.

Docusign IAM permite a los fabricantes digitalizar de forma segura todo el ciclo de vida de los acuerdos. Contáctenos para descubrir cómo puede ayudarle a aprovechar al máximo los datos de sus acuerdos y transformarlos en decisiones inteligentes y basadas en datos que impulsen su negocio.