Beneficios de la firma electrónica: qué dicen las empresas

La firma electrónica es cada día una tecnología más importante para las empresas modernas. 

Todavía, no siempre fue así. Algunos procesos comerciales históricamente requerían la presencia de los firmantes y sus firmas manuscritas para que se concluyeran. Además de un intercambio en persona, estos procesos incluían impresoras, escáneres, papel y pluma, tráfico de sobres y muchas otras etapas innecesarias e improductivas.  

En especial con el tema de la pandemia, trabajar de forma remota nunca ha sido más frecuente. Por lo tanto, firmar contratos electrónicos se convirtió en una gran ventaja para mantener negocios en todos los segmentos de mercado.

Afortunadamente, firmar documentos ya no es un dolor de cabeza. Es uno de los procesos más fáciles y seguros para hacer de forma remota. Por esto, decidimos listar algunos de sus beneficios, pero desde la percepción de algunas empresas que ya utilizan esta tecnología. 

Descubre más a continuación.

1. La aplicabilidad jurídica de las evidencias de firma

¿Necesitas ejecutar un acuerdo de forma remota? Si bien existen herramientas que permiten que un firmante simplemente coloque una imagen de su firma en un acuerdo, este método de aplicar una firma proporciona poca o ninguna evidencia de quién realmente firmó el acuerdo. 

Como resultado, la parte que recolecta la firma puede enfrentar desafíos cuando se enfrenta a una disputa sobre la validez de la firma y el acuerdo en su conjunto. 

La tecnología de firma electrónica te ayuda a resolver este problema compilando un historial completo de la transacción de firma, por lo que puedes auditar la transacción con informaciones críticas requeridas por una corte. Por ejemplo, las informaciones de la fecha y hora cuándo se firmó un documento y la dirección IP del firmante. Esta información es valiosa para determinar la identidad del firmante. 

Todas esas evidencias son críticas para que una organización utilice como prueba en juicio y es una de las razones por las cuales Novo Nordisk ha adoptado las firmas electrónicas de Docusign, primero en México y después expandiendo para otros países de Latinoamérica.

“Desde la modificación del Código Civil a nivel federal, vemos la posibilidad de utilizar las firmas electrónicas de manera más extensa. Es una decisión que debe medir el riesgo de simplificar el proceso”, opina Andrés Vásquez Obando, Director Legal y de Cumplimiento de Novo Nordisk México.

Mientras las firmas electrónicas ofrecen un gran valor probatorio de la aceptación de un firmante, es esencial asegurarse de elegir un proveedor confiable para que sus transacciones sean admisibles en los tribunales. 

Para obtener más información sobre cómo elegir un buen proveedor de firmas electrónicas, lee nuestro blog.

2. La visibilidad amplia del estado del contrato 

Los contratos suelen requerir aprobación de múltiples firmantes, y gestionar el proceso puede ser complejo si lo haces utilizando procesos obsoletos (es decir, usando papel). Hacer un seguimiento del estado de ejecución de un acuerdo y asegurarse de que el acuerdo se envía a los firmantes adecuados puede resultar frustrante y llevar mucho tiempo. Por esto, la modernización que traen las firmas electrónicas para los procesos de acuerdos es crítica para alcanzar una mejor organización y mejores resultados. 

Por ejemplo, Bandai, una fabricante de juguetes infantiles presente en México hace diez años, comenta que la visibilidad sobre las etapas de firma es uno de los principales beneficios.

“Con Docusign, estamos seguros de que los documentos se manejan correctamente. Tenemos un registro histórico que evita extravíos y soluciona todos estos problemas. Ahora sabemos donde está el documento, quien lo ha firmado o no”, Carlos Aguirre Director de operaciones de Bandai en México

3. Reducción de las tareas más repetitivas y de los errores

Además de los beneficios indicados por las empresas anteriores, Docusign eSignature te permite ver el estado de los acuerdos y envía recordatorios automáticos para los firmantes para que los equipos puedan concentrarse en otras tareas.

Es decir, con una plataforma capaz de automatizar los flujos de trabajo, vas a eliminar las tareas más repetitivas y reducir el tiempo dedicado a procesos manuales. 

Pero esto no es todo. Las tareas repetitivas son responsables por un gran volumen de errores en contratos. Identificar errores y corregirlos requiere más tiempo, además de ser agregar costos al proceso.

BONUS. El cumplimiento de las medidas de seguridad 

A menudo puede ser un desafío determinar si se realizaron cambios no aprobados en su documento. La tecnología de firmas electrónicas de Docusign puede ayudar a fomentar una mayor confianza al enviar un documento. 

Cuando se firma un acuerdo con Docusign, se aplica un mecanismo conocido como “hash”. Un hash es similar a una huella digital, que es única. Si hay algún cambio en el documento después de que se haya firmado, el hash se romperá y podrás saber si se ha modificado un documento. 

Esto es un beneficio esencial, porque todas las leyes en México, en especial el Código Civil y la Ley de Firma Electrónica Avanzada, requieren que después de firmado, no se puede modificar el documento. El hash, impide que el documento sea modificado. 

¿Ves que las empresas modernas son más eficientes con las firmas electrónicas? Y tu, ¿listo para empezar una transformación con las firmas electrónicas?

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