5 funciones que no conocías de eSignature

El uso de la firma electrónica ya se ha convertido en un hábito para muchas empresas y organizaciones de todo el mundo.

Su capacidad de acelerar el cierre de acuerdos, ahorrar costes y tiempo en cualquier tipo de proceso y como ayuda a reducir la huella medioambiental supone una gran ventaja que, por ejemplo, ya utilizan los más de 1.000 millones de usuarios de Docusign.

Con ello, hay otras funcionalidades de nuestra herramienta de firma electrónica que no son tan conocidas y mejoran aún más tu productividad y la de tu equipo.

A continuación te mostramos 5 posibilidades:

Plantillas

¿Envías el mismo contrato, acuerdo de confidencialidad, propuesta comercial, oferta de contratación, … una y otra vez a diferentes personas? 

La funcionalidad de Plantillas de Docusign es tu solución para acelerar el proceso de envío y reducir el riesgo de errores.

Con ella, puedes subir el documento de acuerdo que empleas frecuentemente a la plataforma, configurando además otros campos que quieres que se repitan en tus procesos, como los asuntos del email, el mensaje que envías o los recordatorios.

Una vez configurada la plantilla, el documento estará a partir de ese momento disponible para que lo envíes a cualquier contacto.

Como puedes comprobar, en cuestión de segundos la plantilla estará camino a tu(s) contacto(s) y podrás seguir preocupándote de generar valor y no de tareas administrativas.

Envío masivo

Imagina que tienes que enviar una nueva política de empresa a los 4.523 empleados de tu compañía y todos tienen que devolverla firmada. 

O que necesitas que todas las partes implicadas en una campaña publicitaria firmen un acuerdo de confidencialidad sobre el lanzamiento de un nuevo producto (departamento de producto, agencia publicitaria, marketing, producción, …).

Si ya dispones de los datos de esas personas en un fichero .csv, la plataforma de Docusign permite subir toda esa información y personalizar los campos de envío del documento o los documentos que necesitan ser firmados.

También puedes utilizar la plantilla que te proporciona nuestra herramienta para crear el listado de personas a las que enviar el sobre.

Sus datos se subirán automáticamente a eSignature y, con solo un clic, todos recibirán el acuerdo que deben firmar en su bandeja de entrada.

¿Quieres asesoramiento personalizado?

Personaliza tu marca

Si deseas que tu marca esté presente en tus envíos, puedes personalizarla desde tu cuenta de Docusign.

Mediante esta funcionalidad, reforzarás la presencia de tu marca y darás seguridad a tus firmantes, que reconocerán que el documento que van a firmar está enviado desde tu empresa u organización.

(Activa los subtítulos en Español).

Adjunta archivos al sobre

¿Necesitas que, junto con la firma de un contrato de trabajo, la nueva persona contratada adjunte su documentación personal o sus titulaciones? ¿Existe documentación que añadir a la firma del acuerdo comercial que has firmado con otra empresa?

En eSignature, los remitentes de un sobre pueden solicitar al o los firmantes que adjunten documentos anexos, que se compartirán con el remitente y con cualquier otro firmante o lector del documento.

Al configurar los campos a rellenar en el documento que se firmará a través de Docusign, puedes elegir el icono “Anexo” y el firmante o los firmantes podrán añadir documentación adicional.

Conditional routing

Si deseas automatizar el envío de nuevos documentos cuando alguien realice una acción, esta nueva funcionalidad te va a encantar.

Por ejemplo, en una compra de material o servicios sencilla, la adquisición debe ser aprobada por un superior.

En cambio, en una adquisición compleja, como cambiar de CRM o nueva maquinaria en un sistema de producción, existe un proceso en el que diferentes departamentos o responsables deben revisar y aprobar la solicitud.

Docusign permite que, en función de una acción o tipo de proceso, el o los sobres que se envíen varíen y se adapten a las necesidades de cada acuerdo u operación.

Puedes descubrir más sobre el enrutamiento condicional o “conditional routing” aquí.

Si quieres conocer más sobre estas y otras funcionalidades de Docusign eSignature, ¡pruébala gratis durante 30 días!