10 ventajas de la firma electrónica para pequeñas empresas

¿Estás considerando usar firmas electrónicas en tu PYME? Las firmas electrónicas se están convirtiendo en un gran aliado para reducir el coste y el tiempo al cerrar contratos y acuerdos. Además, ya son miles de empresas las que las utilizan y son legales en España. 

Si te preguntas cómo puedes utilizar firmas electrónicas para aumentar rápidamente la eficiencia, aquí hay 10 formas en que las pequeñas empresas pueden usar Docusign , la herramienta más popular dentro del Docusign Agreement Cloud.

10 ventajas de la firma electrónica para PYMES

1. Contratos

Las ventas son esenciales para los negocios y el equipo de ventas suele ser la principal fuente de crecimiento. La optimización de los flujos de trabajo de los acuerdos de venta puede tener muchos beneficios.

El procesado electrónico de los acuerdos de venta permite a los usuarios realizar un seguimiento del progreso de cada aprobación y acelera el cierre de contratos de venta. Hasta el 82% de los acuerdos se firman en menos de un día con firmas electrónicas.

2. Acuerdos con proveedores

El proceso de negociación con proveedores puede ser lento, manual y frustrante. El uso de Docusign eSignature puede ayudarte a asegurar precios y condiciones más rápido y evitar sorpresas como la subida de precios y retrasos en el suministro en el futuro.

3. Formularios de nuevos clientes

El uso de una firma electrónica facilita la incorporación de nuevos clientes. Hay muchos ejemplos en los negocios donde se necesitan formularios de clientes, cómo registrarse para recibir atención médica, abrir una nueva cuenta bancaria u otros servicios. El uso de una firma electrónica puede facilitar todo el proceso para clientes y empleados. Las organizaciones pueden eliminar la entrada de datos duplicados además de ahorrar costos de impresión y envío. 

4. Órdenes de cambio

El “ Síndrome del lavadero” suele tener lugar en proyectos grandes como la construcción de productos digitales o proyectos de construcción cuando ocurren cambios no controlados debido a la mala definición o documentación de un proyecto.

Si permites que las solicitudes de cambio y las órdenes se gestionen mediante firmas electrónicas, esto te ayudará a evitar retrasos adicionales a mitad del proyecto y a garantizar un registro completo y documentado en papel para su revisión en la nube.

5. Aprobaciones de clientes

Si tu cliente necesita aprobar el producto o servicio que tu organización está preparando antes de los diseños finales o la fabricación, recopilar una firma electrónica puede ser de gran ayuda. Con ellas, es mucho más sencillo capturar y almacenar aprobaciones. 

6. Incorporación de empleados

Dar la bienvenida a un nuevo empleado es crucial y un proceso de incorporación fácil puede crear una excelente primera impresión de su empresa. Por lo general, un nuevo empleado tiene una gran cantidad de formularios que completar, incluidos su contrato, datos de contacto, RGPD y más. Toda la experiencia de incorporación de empleados se puede mejorar con Docusign eSignature, que ayuda a que el proceso sea fluido.

7. Licencias de propiedad intelectual y otros acuerdos legales

Docusign son legalmente vinculantes e incluyen un registro de auditoría admisible en los tribunales. Las firmas electrónicas son adecuadas para la mayoría de los documentos legales, como las licencias de propiedad intelectual, y el uso de firmas electrónicas puede ayudar a entidades legales a entregar documentos más rápido. 

8. Acuerdos de no divulgación

Los acuerdos de no divulgación son comunes y aseguran que ninguna de las partes divulgará información confidencial. Obtener una firma manuscrita puede causar demoras en el proceso de creación de estos acuerdos, pero con una firma electrónica se pueden firmar en cuestión de minutos desde cualquier lugar para que la colaboración se inicie de forma rápida y segura. 

9. Acuerdos de distribución

Si, como parte de tu negocio, perteneces o administras una asociación con distribuidores, distribuidores u otros canales de venta que son fundamentales para el éxito de tu negocio, las firmas electrónicas pueden hacer que sea más fácil y atractivo hacer negocios con tu organización.

Con ellas, facilitarás la aprobación de operaciones, ventas y gestiones administrativas.

10. Consentimiento de los padres y verificación de edad

Las firmas electrónicas pueden integrarse con soluciones de verificación de identidad para facilitar el otorgamiento de permiso de los padres o la verificación de identidad. 

¿Quieres aprovechar estas y más ventajas para hacer crecer tu empresa?