Dokumentenverfolung: So behalten Sie den Überblick 

An einem gewöhnlichen Bürotag werden dutzende Dokumente an Abteilungen, Kundinnen und Kunden, Partner oder Lieferanten weitergeleitet. In den meisten Unternehmen geschieht dies per Mail, bei vielen Firmen wird aber auch noch immer die Papierform genutzt. Damit verschwenden Sie nicht nur wertvolle Ressourcen wie Zeit, Geld und Papier, sondern auch eine praktische Möglichkeit zur effektiven Dokumentenverfolgung. 

In diesem Artikel erklären wir, wieso die Nachverfolgung von Dokumenten so wichtig ist und wie Sie Ihr Vertragsmanagement damit auf den neuesten Stand bringen.

Verwaltung Ihrer Dokumente und Verträge

Ein digitaler Workflow ist die Zauberformel für ein effizientes Vertragsmanagement. Mit einem Workflow ist die Gesamtheit der Schritte gemeint, die zum Erledigen einer Aufgabe nötig sind. Angenommen, ein Vertrag soll erstellt und unterzeichnet werden. Welche Schritte können notwendig werden?

• Vertragserstellung

• Überprüfung

• Änderungen einfügen

• Versenden

• Signieren

• Überprüfen

• Ablegen

Dieser Prozess wiederholt sich täglich etliche Male. Wenn der Vertrag aus unserem Beispiel in Papierform von Tisch zu Tisch wandert, möglicherweise zusammen mit zahlreichen weiteren Dokumenten, kann man schnell den Überblick verlieren. 

Fehlt eine Unterschrift, oder müssen Inhalte überarbeitet werden, kommt der Prozess ins Stocken. Die anderen Parteien bekommen davon aber nicht zwangsläufig etwas mit. Plötzlich existieren verschiedene Versionen des Vertrags und keiner kennt sich mehr aus.

Mit einem digitalen Workflow binden Sie immer alle Vertragspartner in den aktuellen Status des Dokuments mit ein, alles verläuft vollautomatisiert. So sparen Sie Zeit und sind immer informiert, wo sich das Dokument gerade befindet.

Dokumentenverfolgung einfach erklärt

Unser Beispiel soll verdeutlichen, dass Sie mit der Möglichkeit zur Dokumentenverfolgung immer überprüfen können, welche Schritte erledigt oder noch offen sind. Sie haben Einblick, an welcher Stelle noch Änderungen nötig sind, bei welchen Parteien das Dokument liegt und seit wann. Und auch bei einem abgeschlossenen Prozess können Sie nachsehen, wo das fertige Dokument abgelegt wurde. 

So haben Sie und alle befugten Personen und Abteilungen Zugriff auf die Unterlagen – und das auch im Homeoffice und bei Remote-Arbeit. 

Die fünf Phasen der Vertragsverwaltung. Jetzt lesen!

Prozesse analysieren und neu aufrollen

Neben den Quick Wins der effektiven Dokumentenverfolgung können Sie zudem analysieren, welche Prozesse besonders effizient ausfallen bzw. welche Workflows neuer Strukturen bedürfen.

Durch die Automatisierung digitaler Workflows sparen Sie auf diese Weise mehr Zeit, erhalten wertvolle Einblicke in Ihr Vertragsmanagement und können an den entsprechenden Stellen einwirken. Sollten Verträge häufig Änderungen und Überarbeitungen verlangen, könnte eine Klauselbibliothek dabei helfen, wichtige inhaltliche Bausteine und Compliance-Richtlinien zu integrieren.

Mit Docusign Dokumentenverfolgung den Überblick behalten

Mit der elektronischen Signatur hat Docusign bereits mehr als einer Million Kunden dabei geholfen, ihre Prozesse einfacher und schneller zu gestalten, Ressourcen einzusparen und die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Gehen Sie den nächsten Schritt und optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement, indem Sie dank effektiver Dokumentenverfolgung stets Einblick in Ihre Prozesse erhalten.